Tipp zu Word 2013: Words Listen über-listen

Aufzählungen kommen in unzähligen Arten von Dokumenten vor: vom Brief über den Anforderungskatalog bis hin zu Verträgen. Word 2013 bietet entsprechend ausgefeilte Werkzeuge, mit denen sich nummerierte und unnummerierte Listen schnell formatieren lassen. Ebenso schnell ist aber der Ärger über die zu «eigenmächtige» Formatierung von Word zur Stelle. Denn die Listenwerkzeuge sind — listig halt. Mit diesem Tipp «dressieren» Sie nicht nur die automatische Formatierung, sondern passen diese auch nach ihren Vorstellungen an.

Mit bestehenden Vorlagen arbeiten

Word erkennt automatisch, dass Sie mit einer Liste beginnen möchten. Hierzu starten Sie die Zeile mit «*» oder «1.», gefolgt von einem Leerzeichen. Sobald Sie die Eingabetaste drücken, wandelt Word den Absatz in eine Listenzeile um. Die Listenwerkzeuge finden Sie in der Multifunktionsleiste «Start» im Abschnitt «Absatz». Die drei Symbole dienen den folgenden Zwecken:

• «Aufzählungszeichen»: Hier legen Sie fest, welches Symbol einem Listenpunkt vorangestellt wird. Die Anpassung gilt für die jeweils ausgewählte Ebene. Wenn Sie keinen Bereich markiert haben, wirken sich Änderungen auf alle gleichartig formatierten Listen im Dokument aus. Über den Befehl «Neues Aufzählungszeichen definieren» legen Sie ihr eigenes Symbol fest.
• «Nummerierung»: Diese Funktion entspricht in der Anwendung den «Aufzählungszeichen» für Listen mit Laufnummern. Hier definieren Sie also, welche Art der Nummerierung für die aktuelle Ebene verwendet werden soll.
• «Liste mit mehreren Ebenen»: Richtig interessant wird es hinter diesem Symbol. Es verschafft Ihnen Zugriff auf verschiedene Typen in der Bibliothek, zeigt die verwendeten Listen und erlaubt es, eigene Listenformate zu definieren. Das ist praktisch, wenn Ihnen die bestehenden Vorlagen nicht ausreichen.

Listen zähmen

Angenommen, Sie verwenden in Ihrem Dokument an mehreren Stellen nummerierte Listen. Von Haus aus nummeriert Word diese Aufzählungen durch. Wenn Sie eine neue Liste mit «1» beginnen möchten, starten Sie die Zeile wie weiter oben beschrieben mit «1.». Bereits bestehende Listen können Sie nachträglich neu nummerieren. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Listennummern in der zu ändernden Ebene. Im Aufklappmenü haben Sie nun die Option, die Liste bei «1» zu starten («Neu beginnen mit 1») oder manuell eine Anfangszahl festzulegen. Hierzu wählen Sie «Nummerierungswert festlegen». Im Dialogfenster starten Sie nun eine neue Liste mit einem manuell definierten Wert.
Sie können nicht nur die Nummerierung beeinflussen, sondern auch die einzelnen Einträge in der Liste alphabetisch sortieren. Hierzu markieren Sie die zu sortierenden Einträge und wählen aus der Multifunktionsleiste «Start» das «Sortieren»-Symbol aus dem «Absatz»-Bereich.

Eigene Listen gestalten

Die Listenpunkte können Sie nach eigenem Gusto anpassen. Wenn Sie beispielsweise eine Nummerierung im Stil von «Paragraph 1» benötigen, legen Sie über das Symbol «Liste mit mehreren Ebenen» und den Befehl «Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren» ein entsprechendes Format an. Als Erstes erweitern Sie das Dialogfenster mit dem entsprechenden Knopf, um auf alle Einstellungen zuzugreifen. Wählen Sie die Ebene aus, die Sie ändern möchten. Im Feld «Formatierung für Zahl eingeben» können Sie die grau hinterlegte Nummerierung um statischen Text ergänzen, beispielsweise um das Wort «Paragraph».

Im Dialogfenster passen Sie die Nummerierung für alle Ebenen an. Dabei können Sie im Feld «Formatierung» zwar die Anzeige einzelner Ebenen löschen, sodass etwa der Unterpunkt nicht mit «1.1.», sondern nur mit «1.» dargestellt wird. Der umgekehrte Weg ist aber weniger offensichtlich. Hierzu klicken Sie im Formatierungsfeld an diejenige Stelle, an der die Ebenennummerierung angezeigt werden soll. Anschliessend wählen Sie aus dem Aufklappmenü «Ebenennummer einschliessen aus» die entsprechende Stufe aus. Darauf ergänzt Word das Format um den entsprechenden Eintrag.

Listen mit Format

Ein mühsam angepasstes Listenformat speichern Sie für die Wiederverwendung in einer Formatvorlage. Wählen Sie die passend formatierte Liste aus und anschliessend über das Symbol «Liste mit mehreren Ebenen» den Befehl «Neuen Listentyp definieren». Speichern Sie die Formatvorlage unter einem Namen, den Sie sich leicht merken können. Die Vorlage taucht nun unter obigem Symbol auf.
Damit haben Sie aber erst ein Listenformat definiert, nicht eine Absatz-Formatvorlage! Um Liste und Absatz zu verbinden, wählen Sie eine entsprechend formatierte Liste im Dokument aus und legen ein neues Absatzformat fest. Sollte die Nummerierung nicht übernommen werden, können Sie das Listenformat der Formatvorlage manuell zuweisen. Hierzu rufen Sie wie weiter oben beschrieben den Befehl für eine neue Liste auf. In diesem Dialogfenster verknüpfen Sie nun die Liste mit der Formatvorlage.

Damit sollten Sie gerüstet sein, um Word bei Aufzählungen zu über-listen!