Redaktioneller Workflow mit InDesign und Word
Dein publizistisches Produkt entsteht mit InDesign, ist umfangreich, erscheint öfter als einmal pro Quartal oder hat unterschiedliche Inhalte? Dann ist deine Publikation anspruchsvoll genug, um sich Gedanken über einen Workflow zu machen, bei dem Redaktion und Layout getrennt sind. Katharina Hübner zeigt dir, wie das gelingt.
Welche Vorteile bringt ein solcher Workflow, bei dem Redaktion und Layout getrennt sind?
- Qualität: Redaktion und Layout können sich auf ihre jeweiligen Stärken konzentrieren und erzielen dadurch bessere Ergebnisse
- Arbeitseffizienz: Redaktion und Layout arbeiten gleichzeitig und unabhängig voneinander
- Kosteneffizienz: Für die Redaktion ist keine InDesign-Lizenz nötig
Problemstellung und Lösung
InDesign wäre nicht von Adobe, wenn es für diesen Workflow keine Lösung gäbe. InCopy ist ein Programm für redaktionelle Texte, das sich nahtlos in InDesign integrieren lässt und weniger kostet als «der grosse Layout-Bruder». InCopy funktioniert jedoch nur, wenn Redaktion und Layout auf ein gemeinsames Verzeichnis zugreifen können. Wenn das nicht möglich ist, braucht es eine Alternative. Und hier ist sie schon: Integriere einfach MS Word in deinen kreativen Workflow. Da das Textverarbeitungsprogramm ohnehin von den meisten in der Redaktion genutzt wird, bleibt der finanzielle Aufwand gering. (Das funktioniert auch mit Open Office, dort gibt es ebenfalls das Konzept der Formatvorlagen.)
So funktioniert es:
In diesem Beispiel arbeiten wir mit einem InDesign-Dokument aus der Publikation «Die grüne Welle» und einem Word-Dokument, in dem die Redaktion das Editorial schreibt.
Einstellungen im InDesign-Dokument:
- Alle Textformatierungen müssen in InDesign als Absatz- und Zeichenformate angelegt werden. Nimm dir dafür etwas Zeit. Wenn du konsequent arbeitest, kannst du diese Formate auch in künftigen Ausgaben des Dokuments verwenden.
- Weise die Absatz- und Zeichenformate den jeweiligen Texten zu.
- Konfiguriere zudem den Textrahmen, in den der Text später fliessen soll. Öffne dazu «Objekt > Textrahmenoptionen» (Strg + B), wähle den Bereich «Automatische Grösse ändern» und stelle im Dialog ein, dass der Rahmen nur seine Höhe anpasst. Setze den Referenzpunkt auf den oberen Rahmenrand. So wächst der Rahmen bei mehr Text nur nach unten. (Diese Textrahmeneinstellungen gibt es erst ab InDesign CS6. In älteren Versionen musst du den Rahmen manuell anpassen.)
Einstellungen im Word-Dokument:
- Lege in Word Formatvorlagen an, die den Absatz- und Zeichenformaten in InDesign entsprechen.
- Weise die Formatvorlagen den Texten in Word zu. Diese Aufgabe liegt bei der Redaktion und erfordert eventuell ein kurzes Training.
Damit redaktionelle Änderungen dynamisch im Dokument übernommen werden, musst du in InDesign eine Voreinstellung aktivieren. Diese findest du im Menü «InDesign > Voreinstellungen (Strg + K) > Dateihandhabung». Setze ein Häkchen bei «Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen». So bleibt der platzierte Text mit dem Originaldokument verknüpft – wie bei Bildern.
Texte platzieren
Die Redaktion hat den Text geschrieben, die Formatvorlagen korrekt zugewiesen und die Datei gespeichert. Jetzt kann das Layout den Text platzieren.
- Nutze dafür dasselbe Werkzeug wie beim Platzieren von Bildern («Datei > Platzieren») und wähle die bereitgestellte Word-Datei aus.
- Setze vor dem Öffnen einen Haken bei «Importoptionen».
- Im Dialog kannst du die Formatvorlagen aus Word den Absatz- und Zeichenformaten in InDesign zuordnen.
- Aktiviere «Formatimport anpassen».
- Klicke auf «Formatzuordnung» und ordne die Word-Formate den InDesign-Formaten zu.
Sind die Formate korrekt zugeordnet, erscheint der Text automatisch im richtigen Layout.
Inhalte aktualisieren
Da der Text mit dem InDesign-Dokument verknüpft ist, kann die Redaktion weiter daran arbeiten, während das Layout noch optimiert wird.
- Wenn Redaktion und Layout auf dieselbe Word-Datei zugreifen, kann direkt im verknüpften Dokument gearbeitet werden. Nach dem Speichern erscheint in der InDesign-Palette «Verknüpfen» ein gelbes Dreieck. Ein Doppelklick übernimmt die Änderungen automatisch, inklusive Formatzuordnung.
- Wenn die Redaktion extern arbeitet, werden Änderungen per E-Mail übermittelt. Das Layout ersetzt einfach die bestehende Datei durch die neue Version (Pfad und Name müssen identisch bleiben). Danach erscheint in der Verknüpfen-Palette wieder das gelbe Symbol.
Selbst ausprobieren?
Die in diesem Beitrag verwendeten Dokumente kannst du hier herunterladen, um den Workflow selbst zu testen. Absatzformate und Formatvorlagen sind bereits eingerichtet, die Textrahmenoptionen noch nicht.