So gewähren Sie Dritten Zugriff auf Ihre Google-Inbox
Es gibt Situationen, in denen es sinnvoll ist, Arbeitskolleginnen und -kollegen eingeschränkten Zugriff auf die eigene Inbox zu gewähren (zum Beispiel bei längerer Ferienabwesenheit). Unser Kursleiter Michael Gisiger von wortgefecht zeigt, wies geht.
Es gibt Situationen, in denen es sinnvoll ist, Arbeitskolleginnen und -kollegen eingeschränkten Zugriff auf die eigene Inbox zu gewähren (zum Beispiel bei längerer Ferienabwesenheit). Mit einem privaten GMail- oder Google Apps for Business Account kann man bis zu 25 weiteren Usern ganz einfach einen solchen Zugriff gewähren, ohne dass diese das Passwort kennen müssen. Zudem können diese User eingehende E-Mails lesen und beantworten, aber keine neuen Nachrichten schreiben, chatten (Hangouts) oder die Einstellungen verändern.
Und so gehts:
- Klicken Sie in Ihrem GMail-Account oben rechts auf das Zahnrad-Symbol
und wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt «Einstellungen». - Wechseln Sie nun zum Tab «Konten» und scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt «Folgenden Nutzern Zugriff auf mein Konto geben».
- Klicken Sie nun auf «Weiteres Konto hinzufügen» und geben Sie in der Dialogbox die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie Zugriff auf Ihre Inbox gewähren wollen. Anschliessend klicken Sie auf «Nächster Schritt». Achtung: Sie können den Zugriff nur anderen Accounts aus derselben Domäne, der Sie angehören, gewähren, d.h. private GMail-Nutzer können nur andere GMail-Nutzer (xy@gmail.com) und Google Apps for Business Nutzer nur andere Mitarbeiter (xy@IhreFirma.ch) hinzufügen. Stimmen die Domänen nicht überein, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
- In der Dialogbox sehen Sie nun eine Bestätigung der eingegebenen E-Mail-Adresse. Schliessen Sie den Schritt mit einem Klick auf «E-Mail senden, um Zugriff zu gewähren» ab.
- Die eingetragene Person erhält nun ein E-Mail mit einem Bestätigungslink.
- Sobald die eingetragene E-Mail-Adresse bestätigt wurde, erscheint diese im Abschnitt «Folgenden Nutzern Zugriff auf mein Konto geben» im Tab «Konten» der Einstellungen.
Die Person, der Sie Zugriff gewährt haben, gelangt nun in Ihre Inbox, in dem sie rechts oben auf das Nutzerbild klickt und im Dropdown-Menü die Inbox auswählt (siehe Screenshot). Sie ist mit dem Vermerk «delegiert» gekennzeichnet und wird in einem neuen Browserfenster geöffnet. Jede E-Mail, die so aus Ihrer Inbox heraus verschickt wird, trägt nicht nur Ihren Absender, sondern auch folgenden Vermerk: Ihr Name (gesendet von Name der Person mit Zugriff auf Ihre Inbox). 
In den Einstellungen haben Sie übrigens auch die Möglichkeit, einzustellen, ob E-Mails als gelesen markiert werden sollen oder nicht, wenn andere sie öffnen. Aufheben des Zugriffs
- Wechseln Sie über das Zahnrad-Symbol in die Einstellungen und dort zum Tab «Konten».
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt «Folgenden Nutzern Zugriff auf mein Konto geben».
- Klicken Sie auf «Löschen» hinter der E-Mail-Adresse, die Sie entfernen möchten.