Vom Umgang mit Macht und Hierarchie im Projektmanagement
Anders als die Zielvorgaben sind die Rollenverteilungen und Weisungsbefugnisse in einem Projekt oft nicht klar geregelt. Als Projektleitung eines interdisziplinären Teams steht man da vor einer grossen Herausforderung.
«Das Versagen der Hierarchien, die sozialen Probleme zu lösen, zwang die Menschen dazu, miteinander zu reden…» (John Naisbitt, amerikanischer Zukunftsforscher)
Als Projektleiterin oder Projektleiter stehst du vor durchaus grossen Herausforderungen. Du bekommst eine klar formulierte Aufgabenstellung mit zum Teil eindeutigen Erwartungen an das Vorgehen wie auch an die Qualität der Lieferergebnisse. Unter Umständen sind jedoch keine klaren Aussagen zur Rollenverteilung der Beteiligten gegeben. Zudem nehmen eine Vielzahl von Stakeholdern ihre Interessen gegenüber dir nur mehr oder weniger offen und transparent wahr.
Für die zielorientierte Abarbeitung der Aufgabenstellung wird dir meist ein interdisziplinäres Projektteam zur Seite gestellt. Diese temporäre Projektorganisation steht parallel zur Stammorganisation und stellt eine sogenannte Matrixorganisation dar. In dieser bist du in der Regel nicht mit Weisungsbefugnissen ausgestattet. Das bedeutet, du kannst nur aufgrund deiner persönlichen Autorität und Anerkennung deine dir zugeordneten Projektteammitglieder führen. Man spricht in diesem Fall von «Lateraler Führung». Hierbei ist es wichtig und hilfreich, dass du einen passenden Umgang für dich selbst und auch für die Stakeholder findest.
Drei wesentliche Prozesse musst du aktiv betrachten
- Verständigungsprozesse
Regelungen, wie sich die Projektbeteiligten untereinander verständigen und eine auf das Ergebnis fokussierte Kooperation sicherstellen - Vertrauensprozesse
Nur in einem Kontext, der massgeblich von Vertrauen geprägt ist, werden sich die Beteiligten aufeinander einlassen und sich am wahren Projektziel ausrichten. Konstruktives Misstrauen in Menschen, das definierte Projektvorgehen und die erarbeiteten Projektlösungen können zwar förderlich sein, da es ein kritisches Hinterfragen sicherstellt. Jedoch ist destruktives Misstrauen meist eher hinderlich und bremst bzw. verhindert Projekterfolg - Machtprozesse
Machtprozesse finden in jedem Projekt statt und können nicht nur negativ ausgeprägt sein. Sofern du die prägenden Machtprozesse bewusst erkannt hast, kannst du einen konstruktiven Umgang damit finden und diese unter Umständen auch für das Projekt positiv einsetzen
Die Kenntnis dieser Prozesse und der konstruktive Umgang damit führen zu einer notwendigen Akzeptanz der Beteiligten.
Stakeholderanalyse
Als zentraler Bestandteil des Umgangs mit Prozessen kann die Stakeholderanalyse einen bedeutenden Beitrag leisten. Es geht dabei um das bewusste Erkennen derjenigen Rollen/Personen, die ein Interesse am Projekt haben. Dieses Interesse kann sowohl negativ und projektbehindernd als auch positiv und projektfördernd ausgeprägt sein. Eine strukturierte Aufnahme dieser Rollen/Personen und deren Interessen ist ein kritischer Erfolgsfaktor beim Start des Projekts. Im weiteren Projektverlauf ist es dann deine Aufgabe, diese Aufnahme zusammen mit deinem Team in periodischen Abständen erneut zu betrachten und mögliche Änderungen, z.B. neue und veränderte Rollen/Personen und deren unterschiedlichen Interessen, aktiv zu bearbeiten. Gerade der Einfluss auf das Projekt durch Rollen/Personen, die ihr Interesse primär aus individueller Sicht ihrer hierarchischen Position wahrnehmen, ist aktiv mit dem zuvor gemeinsam abgestimmten Projektziel zu integrieren.
Fazit
Im Fall einer aktiv betriebenen Stakeholderanalyse sowie einem bewussten und gemeinsam abgestimmten Vorgehen bei der Steuerung von Verständigungs-, Vertrauens- und Machtprozessen, kannst du mit deinem Team die unter Umständen divergierenden Interessen kanalisieren und zum Wohle des Projekts zusammenführen.
«Improvisation: etwas, das nur funktioniert, wenn es seriös vorbereitet ist.» (Markus M. Ronner, Schweizer Theologe, Autor und Aphoristiker)
Bleib interessiert!.