Was ist Zapier und wie funktioniert es?

Du bist es leid, viel Zeit für repetitive Arbeiten aufzuwenden? Für Social Media Posts zum Beispiel? Dann ist Zapier eine gute Lösung! Wir stellen das vielversprechende Tool, mit dem sich manuelle Arbeitsabläufe automatisieren lassen, genauer vor.

Roger Basler 07.11.2024

Unser Arbeitsalltag steckt voller wiederkehrender Abläufe, die meisten davon kosten viel Geld und viel Zeit. Laut einer Studie von «UiPath» haben mehr als die Hälfte der Büroangestellten das Gefühl, dass ihre Arbeit hauptsächlich aus repetitiven Aufgaben besteht.

Oft sind solch wiederkehrende Aufgaben kleine Dinge, die mit unserer eigentlichen Arbeit nicht direkt etwas zu tun haben. Dennoch sind sie wichtig für den Erfolg des Produkts oder des Unternehmens. Hier kommt nun Digital Marketing Automation ins Spiel, weil sie all diese wichtigen, repetitiven Prozesse automatisiert.

Wertvolle Arbeitszeit dank Digital Marketing Automation einsparen

Eine Umfrage unter Schweizer Unternehmen ergab, dass sie durch die Automatisierung bestimmten Aufgaben ein Einsparpotenzial von 19 Stunden im Monat sehen. Zudem werden die Aufgaben für die Mitarbeitenden anspruchsvoller und verantwortungsvoller.

Die deutliche Mehrheit der Befragten in einer Studie der «SAH Schweiz» gab zudem an, Aufgaben an ein KI-Tool zu delegieren, um die eigene Arbeitsbelastung zu verringern. KI-Tools und Web-Services wie Zapier leisten deshalb entscheidende Dienste.

Zapier: flexibel und vielfältig

Zapier wurde 2011 gegründet und ist ein Web-Service, der automatisiert Aktionen zwischen verschiedenen Web-Apps verknüpft. Deren Anwendungen werden untereinander synchronisiert, damit diese die gewünschten Prozesse ausführen. Das geschieht mit sogenannten «Zaps». Ein Zap nutzt einen Trigger – also ein auslösendes Ereignis – in der einen App, um damit eine Aktion in einer anderen auszulösen. Der Einsatz ist dabei flexibel und vielfältig, ebenso wie die Palette von Integrationsmöglichkeiten.

Wichtige Definitionen für Zapier:

Zap: Ein Zap ist ein automatisierter Workflow zwischen mindestens zwei Apps. Zaps bestehen aus mindestens zwei Teilen: einem Auslöser (Trigger) und einer oder schliesslich mehreren Aktionen bzw. Schritten.
Auslöser (Trigger): Der Auslöser ist das Ereignis einer App, welches dann den Zap startet. Sobald ein Zap eingerichtet wurde, überwacht Zapier die App für dieses Ereignis.
Aktion (Action): Die Aktion ist das Ereignis, welches den Zap abschliesst.

Welchen Mehrwert schafft Zapier für Unternehmen?

Um Zapier effektiv nutzen zu können, müssen zunächst alle Prozesse im Unternehmen identifiziert und schliesslich Zaps kreiert werden, welche diese Abläufe effektiv koordinieren. Das mag zunächst umständlich und zeitaufwändig erscheinen, doch letztlich wird die Automatisierung ein dauerhafter Profit für das Unternehmen erzielen.

Indem der Web-Service Routinearbeiten übernimmt, sparen Mitarbeitende Zeit und Unternehmen somit Kosten. Die Vereinheitlichung der Abläufe und die sichere Prozesskontrolle verbessern zudem die Geschäftsprozesse an sich und senken die Fehlerquote. Durch die Automatisierung erreichen Organisationen schliesslich mehr Transparenz für die Beleg- und die Kundschaft. Sie erhöhen zudem die Qualität ihrer Abläufe und letztlich der Produkte.

Wie wird Zapier verwendet?

Um Zapier zu verwenden, ist lediglich eine Registrierung auf der Website notwendig. Anschliessend erhalten Nutzende eine Übersicht aller verfügbaren Anwendungen. Darunter sind mehr als 8000 Apps aus den Bereichen E-Commerce, E-Mail Marketing, Buchhaltung, Kundenservice, Datenmanagement und Projektmanagement.

Mindestens fünf Apps müssen ausgewählt werden. Anschliessend bekommen Nutzende für diese Apps unterschiedliche Anwendungen, sogenannte «Zap-Vorschläge». Denn sehr viele Einsatzmöglichkeiten sind bereits als Zap gespeichert. Sollte dennoch nicht die passende Lösung zu finden sein, kann man – auch ganz ohne Programmierkenntnisse – Zaps in wenigen Schritten selbst kreieren.

Nutzt Zapier KI?

Inzwischen ist in die Plattform auch eine KI integriert, die die Verwendung noch einfacher macht: Die KI nimmt den Nutzenden komplexe Aufgaben ab und bietet intuitive Lösungen.

Dank des KI-gestützten «Zap-Builder» zum Beispiel müssen die einzelnen Schritte nicht mehr manuell konfiguriert werden. Vielmehr kann in natürlicher Sprache beschrieben werden, welche Aufgabe automatisiert werden soll. Die KI schlägt dann passende Trigger und Aktionen vor.

Auch bei der Erstellung benutzerdefinierter Codes unterstützt die KI: Auf Basis von Anweisungen in natürlicher Sprache generiert sie den entsprechenden Code (JavaScript oder Python).

Der «Formatter» mit KI hilft bei der automatischen Datenaufbereitung: Die KI bietet Lösungen, um Texte zu bereinigen, Formate umzuwandeln oder Informationen zu filtern. So lassen sich Daten zwischen den Apps automatisch austauschen, ohne dass zusätzliche manuelle Arbeitsschritte notwendig sind.

Zudem können mit Hilfe der KI-Funktionen personalisierte Assistenten erstellt werden. Diese unterstützten insbesondere bei wiederkehrenden Aufgaben, analysieren Daten oder helfen bei der Planung.

Wie viel kostet Zapier?

Zapier bietet unterschiedliche Modelle an:

Free: Die Basis-Ausstattung ist kostenlos und beinhaltet KI, unbegrenzte Zaps und Two-step Zaps.
Pro: Für 19,99 $ im Monat kommen zur Basisausstattung zusätzlich Premium Apps, Multi-step Zaps, Webbhooks und Support via E-Mail oder Live-Chat hinzu.
Team: Für Teams mit bis zu 25 Nutzenden bietet sich dieses Modell an. Zum Pro-Paket gibt’s zusätzlich Premium-Support sowie die Funktionen, Zaps, Ordner und App-Verbindungen zu teilen. Kosten: 69 $ im Monat.
Enterprise: Für ganze Organisationen ist das Enterprise-Modell geeignet. Die Anzahl der Nutzenden ist hier unbegrenzt, Zugänge lassen sich per Admin steuern und überwachen. Preis gibt’s auf Anfrage.

Beispiel aus der Praxis: Instagram und Pinterest mit Zapier verknüpfen

Du findest Pinterest wirklich interessant, aber scheust den Aufwand? Dann ist dieser Zap womöglich genau das Richtige! Er postet Instagram-Fotos automatisch auf Pinterest – in nur 8 Schritten: