Produktivitätsstudie: Wie viel Zeit sparen Sie mit Copilot für Microsoft 365?
Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit banalen Aufgaben, worunter ihre Produktivität leidet. Eine Studie zeigt, wie Copilot für Microsoft 365 hilft, im Arbeitsalltag effizienter und effektiver zu arbeiten.
Das Sprichwort «Zeit ist Geld» ist zwar etwas abgedroschen, aber im Zusammenhang mit Copilot für Microsoft 365 soll es voll zum Tragen kommen. Schliesslich werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für ihre Arbeitszeit bezahlt. Insofern verursacht im Zeitalter der künstlichen Intelligenz jede Minute, die sie mit repetitiven und geistlosen statt mit anspruchsvollen und strategisch wichtigeren Aufgaben verbringen, theoretisch unnötige Kosten.
Der KI-basierte Assistent Copilot für Microsoft 365 soll Mitarbeitenden genau diese Aufgaben abnehmen und sie darüber hinaus im Arbeitsalltag unterstützen. Doch wie viel produktiver macht der Copilot wirklich?
Das hat Microsoft im Rahmen seines Early-Access-Programms in einer Produktivitätsstudie mit 11’000 Nutzerinnen und Nutzern aus zwölf Ländern untersucht.
Der Microsoft Copilot hilft Zeit zu sparen – diese These bestätigt der Microsoft Work Trend Index Report 2023. Mehr als 11’000 Userinnen und User aus zwölf Märkten haben das Tool im Rahmen des Early Access Programms vorab genutzt. Sieben empirische Studien aus diesem Programm kommen zu dem eindeutigen Ergebnis, dass dieser KI-Assistent die Arbeitswelt grundlegend verändern und verbessern wird.
Die wichtigsten Ergebnisse des Work Trend Index Reports
Unsere Knowledge Partner Samuel Zürcher und Jussi Mori von Experts Inside AG haben ebenfalls bereits mit Copilot gearbeitet, sich intensiv mit den Studienergebnissen auseinandergesetzt und die wichtigsten Erkenntnisse für uns grafisch zusammengefasst:
77 Prozent der Early Adopters wollen in Zukunft nicht mehr ohne Microsoft Copilot arbeiten. 70 Prozent gaben an, mit der Lösung deutlich produktiver zu arbeiten, 68 Prozent verbesserten die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse. Verpasste Meetings konnten die Early User mit Hilfe von Microsoft Copilot viermal schneller nachholen als ohne das KI-Tool.
«Produktives Arbeiten ist ohne KI-Tools nicht mehr möglich», betont Samuel Zürcher. Er betont, dass die Zahl derer, die nicht mehr auf den KI-Assistenten verzichten wollen, sogar noch deutlich höher liegen dürfte: «Die restlichen 23 Prozent der Early User brauchen einfach noch mehr Training, wie sie das Tool gewinnbringend einsetzen können. Dann würden auch sie nicht mehr darauf verzichten wollen.»
Zeit sparen mit Copilot: Bei diesen Aufgaben hilft der Assistent
Ein detaillierter Blick auf die Studienergebnisse gibt Aufschluss darüber, bei welchen Tätigkeiten der intelligente Assistent genau unterstützt und in welchen Bereichen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Copilot produktiver arbeiten:
64 Prozent der Nutzer haben Zeit bei der Bearbeitung von E-Mails gespart. «Copilot fasst zum Beispiel E-Mails zusammen und kann auch Antworten generieren, das spart natürlich viel Arbeitszeit», weiss Jussi Mori. 75 Prozent fanden mit dem KI-Tool schneller Informationen in den Unternehmensdaten. 84 Prozent fanden es einfacher, nach einem Meeting konkrete Aktionen einzuleiten, weil das Tool Meetings nicht nur zusammenfasst, sondern auch Aufgaben ableitet, die sich aus dem Gesagten ergeben. 79 Prozent der Nutzer reduzierten ihren Verwaltungsaufwand, 71 Prozent verbrachten weniger Zeit mit banalen Aufgaben. «Mit Copilot fällt die typische Datenarbeit weg», erklärt Jussi Mori.
Copilot erhöht Produktivität, Qualität und Zufriedenheit
Rund um die Wertschöpfung ergeben sich aus dem Bericht drei Schwerpunkte für die produktive Arbeit mit Microsoft Copilot:
Copilot steigert die Produktivität, weil die Mitarbeitenden ihre Aufgaben schneller erledigen und ihre Produktivität erhöhen. Die Qualität der Arbeit verbessert sich deutlich, der Output der Mitarbeitenden steigt nicht nur, sondern wird auch präziser in Bezug auf die Aufgabenstellung. Mitarbeitende sparen dank Copilot Zeit bei der Erledigung von Routineaufgaben und sind dadurch insgesamt zufriedener und motivierter. Dies wirkt sich wiederum positiv auf ihre Arbeitsproduktivität aus.
Return on Investment bereits im zweiten Jahr
Wie viel Zeit und Geld sparen Unternehmen mit Copilot genau? Die Antwort auf diese Frage gibt der Bericht:
Im oberen und mittleren Management sparen Führungskräfte mit Copilot eine halbe Stunde pro Tag. Auf den Monat hochgerechnet ergibt dies – je nach Gehaltsstufe – eine Ersparnis von 4’000 bis 5’000 Dollar. Auf Sachbearbeiterebene sparen die Mitarbeiter 34 Minuten pro Tag, was auf den Monat hochgerechnet einer Ersparnis von 1000 Dollar entspricht.
Der Return on Investment (ROI) ist also schnell erreicht. Bei einer Zeitersparnis von zweieinhalb Stunden pro Monat liegt der ROI bei 180 Prozent. Die Einführung von Copilot rechnet sich also: Die Unternehmen haben nicht nur die finanzielle Investition schnell wieder hereingeholt, sondern steigern sogar ihren Umsatz.
«Diese Zeitangaben von bis zu zweieinhalb Stunden Zeitersparnis pro Monat sind noch untertrieben», meint Samuel Zürcher. Er selbst habe mit Copilot allein bei der Erstellung eines einzigen Vertrages vier bis fünf Stunden Arbeitszeit eingespart. «Dahinter steckt sicher eine Lernkurve. Je besser sich die Nutzer mit dem Tool auskennen, desto mehr Zeit sparen sie mit Copilot.»
Der ROI stellt sich laut Hochrechnung bereits im zweiten Jahr der Nutzung ein:
Im ersten Jahr sind die Investitionen aufgrund der Implementierungskosten relativ hoch. Doch mit zunehmender Nutzung steigt die Produktivität der Mitarbeitenden, und ab dem zweiten Jahr fallen nur noch Lizenzkosten an. «Das Potenzial des Tools ist lang-, mittel- und kurzfristig enorm», betont Jussi Mori.