Gutes Zeitmanagement heisst Prioritäten setzen
Die To-do-Liste wächst und die Zeit rennt: Führungskräfte brauchen effizientes Selbst- und Zeitmanagement. Mit Eisenhower-Modell und Pareto-Prinzip setzt du die richtigen Prioritäten.
Die Liste der zu erledigenden Aufgaben wird immer länger, dein Terminkalender platzt aus allen Nähten, und die Zeit scheint förmlich zu entfliehen. Dieses Dilemma, das viele aus ihrem Arbeitsalltag kennen, verschärft sich mit dem Aufstieg in die Führungsetage oder Fachverantwortung noch weiter: Deine Verpflichtungen häufen sich, die Erwartungen steigen, und der Zeitdruck nimmt zu.
Gerade wenn du als aufstrebende Leaderin oder als aufstrebender Leader bzw. als aufstrebende Führungskraft unterwegs bist, musst du eine effektive Selbstorganisation und konsequentes Zeitmanagement oft erst noch entwickeln, von entscheidender Bedeutung sind diese Skills aber auch noch nach vielen Jahren im Chefsessel. Denn diese Fähigkeiten sind entscheidend, damit du motiviert deine Ziele erreichst und Aufgaben erfolgreich und effizient bewältigst.
Denn nur wenn du gut planst, strukturierst du deinen Tag und deine Aufgaben sinnvoll. Mit einer guten Zeit- und Aufgabenplanung erreichst du gesteckte Ziele in angemessener Zeit, reduzierst das Aufschieben von Aufgaben und steigerst deine Produktivität. Zudem behältst du den Überblick über alle Aufgaben und die übergeordneten Ziele.
4 Tipps für eine bessere Selbstorganisation
- Selbstreflexion und Selbsterkenntnis sind die ersten Schritte hin zu mehr Effizienz. Du musst täglich Prioritäten setzen und dich fragen: Was motiviert dich? Wie planst du deinen Tag? Wie setzt du deine Energie sinnvoll ein?
- Niemand arbeitet den ganzen Tag konstant produktiv. Deshalb ist es ratsam, deinem persönlichen Biorhythmus zu folgen. Manche Menschen sind morgens voller Energie und schaffen viel, andere sind nachmittags oder abends am produktivsten. Je nach Energielevel solltest du deine Aufgaben über den Tag verteilen: Weniger komplexe Aufgaben und Routinearbeiten benötigen weniger Energie und solltest du in den Phasen erledigen, in denen deine Leistungsfähigkeit nachlässt.
- Trotz guter Planung bleiben am Ende des Tages Aufgaben liegen? Allzu oft stehlen Zeitdiebe wertvolle Arbeitszeit. Besprechungen, die länger dauern als geplant, unerwartete Anrufe, zusätzliche To-Dos, unerledigte Aufträge – all das sind Störfaktoren, die deine Zeitplanung entgleisen lassen. Diese gilt es zu erkennen und durch klare Grenzen zu vermeiden.
- Auch ein unordentlicher Schreibtisch oder eine Flut von E-Mails im Posteingang tragen nicht gerade zu einem optimalen Selbstmanagement bei. Mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz und Postfach behältst du den Überblick und kannst dich und deine Aufgaben besser organisieren.
2 bewährte Methoden für effizientes Zeitmanagement
Weit verbreitete Techniken des Zeitmanagements sind das Eisenhower-Prinzip und das Pareto-Prinzip. Die berühmte Eisenhower-Matrix hilft dir, wichtige Dinge, die nicht gerade buchstäblich brennen, im Voraus zu planen, während du beim Pareto-Prinzip deine Zeit maximal effizient für das Wesentliche einsetzt.
Das Eisenhower-Modell
Die Grundidee des Eisenhower-Modells – benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower – besteht darin, Aufgaben in die folgenden vier Kategorien einzuteilen:
- Wichtige und dringende Aufgaben; Diese solltest du selbst und sofort erledigen.
- Wichtige, aber nicht dringende aber Aufgaben:Diese solltest du genau terminieren und selbst erledigen.
- Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben: Diese solltest du möglichst delegieren.
- Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben; Was weder wichtig noch dringlich ist, kann hinten angestellt werden
Das Pareto-Prinzip
Das «Pareto-Prinzip» geht auf den Italiener Vilfredo Pareto zurück und ist auch unter dem Synonym «80:20-Regel» bekannt. Es besagt, dass 80 Prozent der Aufgaben in 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Für die verbleibenden 20 Prozent der Aufgaben werden also 80 Prozent der Arbeitszeit benötigt.
Um die Arbeitszeit nach der 80:20-Regel einzuteilen, ist es sinnvoll, eine Liste mit allen Aufgaben und den jeweiligen Zeitangaben zu erstellen. Dann werden zuerst die kleineren, aber wichtigen Aufgaben erledigt – zum Beispiel das Beantworten dringender E-Mails. Danach geht es an die grösseren, wichtigen Brocken.
Die Maxime bei diesem Prinzip lautet: Zuerst den Kern einer Aufgabe erledigen und wenn danach noch Zeit ist, das Ergebnis optimieren.
Beispiel: Du sollst eine Präsentation vorbereiten. Wichtig ist der Inhalt. Erst wenn noch Zeit zur Verschönerung bleibt, feilst du an den optischen Details.
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