Aufgabenmanagement: die besten Tipps
Da die Stunden eines Arbeitstages begrenzt sind, sind eine gute Planung und Strukturierung das A und O. Martin Bialas gibt Tipps, wie Aufgabenmanagement im Alltag gelingt.
Eine der Standardfragen von Mitarbeitenden ist: «Wie schaffe ich es, all die vielen Aufgaben abzuarbeiten?» Herausfordernd dabei ist meist weniger die Beantwortung in einer fachlichen Art und Weise, sondern eher die Frage, wie plane, verwalte und überwache ich sämtliche anstehenden Aufgaben. Eine «richtige», für alle passende Methode kann es an dieser Stelle nicht geben. Jedoch kann jeder Mensch aufgrund seines ganz individuellen Erfahrungsschatzes im Laufe der Zeit seine eigenen Strategien entwickeln.
Begibt man sich auf den Weg der Suche nach vermeintlich glücksbringenden Methoden, wird man online sehr schnell fündig.
Digitale Tools gibt es viele, von einfachen To-Do-Apps bis zu KI-gestützten Planungssystemen. Wichtig ist, dass du dir bereits im Vorfeld bewusst machst, was es eigentlich genau ist, das du erreichen willst. Geht es dir vor allem um:
- Zeitgewinn für andere Aufgaben
- Erhöhung der Abarbeitungsrate
- Steigerung der Qualität der Abarbeitung
- Steigerung der eigenen Termintreue
- Priorisierung der Aufgaben
Die folgenden Hilfestellungen sind an den Ideen von David Allen, aus seinem Buch «Getting Things Done (GTD)», angelehnt.
Grundlegend gilt es, die folgenden Schritte zu verinnerlichen und strukturiert abzuarbeiten:
- Erfassen
- Sichten
- Planen
- Machen
Lege deinen «Eingangskorb» fest
Kläre für dich, wie Aufgaben zu dir kommen und an welcher Stelle du diese aufnimmst und zunächst sammelst. Vermutlich kann so etwas wirklich der Posteingang sein (digital wie auch physisch). In diesen Eingangskorb soll künftig alles eingehen, was du als Aufgabe managen willst. Dazu gehören auch sämtliche Aufgaben, die du zunächst nur im Kopf hast. Schreibe sie dir auf und mache dir damit deinen Kopf frei.
Versuche, möglichst wenig solcher Eingangskörbe zu haben. Idealerweise hast du nur einen. Dieser wird schon einen Grossteil der Komplexität reduzieren.
Vermeide «Löcher» in diesem Eingangskorb. Nichts sollte verloren gehen.
Stelle dir dann die Frage: «Kann/Muss ICH etwas tun?» Falls du das verneinst, lösche die Aufgabe, verschiebe sie auf einen definierten Zeitpunkt oder archivieren die Information.
Falls du die Frage mit «ja» beantwortest, prüfe, ob du die Aufgabe in weniger als 2 Minuten abarbeiten kannst. Fall ja, erledige sie sofort. Du generierst dir damit unmittelbar kleine Erfolgserlebnisse.
Sollte die Abarbeitung der Aufgabe länger als 2 Minuten dauern, prüfe, ob die Aufgabe an jemand anderen delegiert werden kann. Dann musst du nur noch die Erledigung überwachen. Dies ist dann wiederum eine eigene Aufgabe für die Wiedervorlage. Ist die Aufgabe nicht delegierbar, plane, zu welchem Zeitpunkt du die Tätigkeit bearbeiten wirst.
Auf der Basis dieser bewusst geplanten Aufgaben mit konkreten Bearbeitungs- bzw. Fälligkeitsterminen kannst du eine fundierte Wochenplanung aufbauen.
Hinweise zur Abarbeitung von Aufgaben
- Sei dir bewusst, dass wir Menschen bei der Aufgabenabarbeitung nicht multitaskingfähig sind. Also: eins nach dem anderen.
- Bearbeite unangenehme Aufgaben zuerst.
- Ordne deine Aufgaben in definierte Kontexte wie z.B. E-Mails schreiben, Personen anrufen, Dinge einkaufen, Aufgaben für zu Hause, … und arbeite diese Aufgaben blockweise ab.
- Versuche deinen Kopf freizuhalten, indem du deine Aufgaben/Gedanken schriftlich festhältst (Eingangskorb).
- Schaffe dir einen Rahmen, in dem du Ablenkungen und Störungen vermeiden kannst.
- In besonders stressigen Situationen ist operative Hektik zu vermeiden und besonderen Wert auf eine fundierte Planung der Aufgaben zu legen.
- Sorge aber pro Tag auch für eine «stille Stunde», in der du keine Aufgaben abarbeitest.
- Verplane 60% deiner Zeit für die Abarbeitung von Aufgaben, 20% für Unvorhergesehenes und 20% für Spontanes.
Diese Anregungen können nur ein paar initiale Ideen für dein individuelles Vorgehensmodell im Aufgabenmanagement sein. Lass dich nicht in vordefinierte Prozesse drängen, sondern finde im Laufe der Zeit dein ganz individuelles Erfolgsmodell. Öffne dich für eine kritische Reflexion, ob dein Modell auch zu der derzeitigen Umwelt passt und sei offen für neue Ideen und die damit verbundenen Konsequenzen.
«Stress ist keine Krankheit, sondern eine Sucht.»
Günther Beyer. Autor zum Thema Stressbewältigung