Aufgabenmanagement: die besten Tipps
Da die Stunden eines Arbeitstages begrenzt sind, sind eine gute Planung und Strukturierung das A und O. Martin Bialas gibt Tipps, wie Sie immer die Übersicht über Ihre Pendenzen haben.
Eine der Standardfragen von Mitarbeitern ist: «Wie schaffe ich es, all die vielen Aufgaben abzuarbeiten?» Herausfordernd dabei ist meist weniger die Beantwortung in einer fachlichen Art und Weise, sondern eher die Frage, wie plane, verwalte und überwache ich sämtliche anstehenden Aufgaben. Eine «richtige», für alle passende Methode kann es an dieser Stelle nicht geben. Jedoch kann jeder Mensch aufgrund seines ganz individuellen Erfahrungsschatzes im Laufe der Zeit seine eigenen Strategien entwickeln.
Begibt man sich auf den Weg der Suche nach vermeintlich glücksbringenden Methoden, wird man im Netz sehr schnell fündig.
Ein möglicher Vorgehensweg ist, sich mit diesen Hinweisen, Ratschlägen, Tipps usw. auseinanderzusetzen und sehr intensiv zu prüfen, welchen individuellen Weg Sie dabei einschlagen können und wollen. Wichtig ist, dass Sie sich bereits im Vorfeld bewusst machen, was es eigentlich genau ist, das Sie erreichen wollen. Geht es Ihnen vor allem um:
- Zeitgewinn für andere Aufgaben
- Erhöhung der Abarbeitungsrate
- Steigerung der Qualität der Abarbeitung
- Steigerung der eigenen Termintreue
- Priorisierung der Aufgaben
Die folgenden Hilfestellungen sind an den Ideen von David Allen, aus seinem Buch «Getting Things Done (GTD)», angelehnt.
Grundlegend gilt es, die folgenden Schritte zu verinnerlichen und strukturiert abzuarbeiten:
- Erfassen
- Sichten
- Planen
- Machen
Legen Sie Ihren «Eingangskorb» fest
Klären Sie für sich, wie Aufgaben zu Ihnen kommen und an welcher Stelle Sie diese aufnehmen und zunächst sammeln. Vermutlich kann so etwas wirklich der Posteingang sein (elektronisch wie auch physisch). In diesen Eingangskorb soll künftig alles eingehen, was Sie als Aufgabe managen wollen. Dazu gehören auch sämtliche Aufgaben, die Sie zunächst nur im Kopf haben. Schreiben Sie diese auf und machen Sie damit Ihren Kopf frei.
Versuchen Sie, möglichst wenig solcher Eingangskörbe zu haben. Idealerweise haben Sie nur einen. Dieser wird schon einen Grossteil der Komplexität reduzieren.
Vermeiden Sie «Löcher» in diesem Eingangskorb. Nichts sollte verloren gehen.
Stellen Sie sich dann die Frage: «Kann/Muss ICH etwas tun?» Falls Sie das verneinen, löschen Sie die Aufgabe, verschieben sie auf einen definierten Zeitpunkt oder archivieren die Information.
Falls Sie die Frage mit «ja» beantworten, prüfen Sie, ob Sie die Aufgabe in weniger als 2 Minuten abarbeiten können. Fall ja, erledigen Sie sie sofort. Sie generieren sich damit unmittelbar kleine Erfolgserlebnisse.
Sollte die Abarbeitung der Aufgabe länger als 2 Minuten dauern, prüfen Sie, ob Sie die Aufgabe an jemand anderen delegieren können. Dann müssen Sie nur noch die Erledigung überwachen. Dies ist dann wiederum eine eigene Aufgabe für die Wiedervorlage. Ist die Aufgabe nicht delegierbar, planen Sie, zu welchem Zeitpunkt Sie die Tätigkeit bearbeiten werden.
Auf der Basis dieser bewusst geplanten Aufgaben mit konkreten Bearbeitungs- bzw. Fälligkeitsterminen können Sie eine fundierte Wochenplanung aufbauen.
Hinweise zur Abarbeitung von Aufgaben
- Seien Sie sich bewusst, dass wir Menschen bei der Aufgabenabarbeitung nicht multitaskingfähig sind. Also: eins nach dem anderen.
- Bearbeiten Sie unangenehme Aufgaben zuerst.
- Ordnen Sie Ihre Aufgaben in definierte Kontexte wie z.B. E-Mails schreiben, Personen anrufen, Dinge einkaufen, Aufgaben für zu Hause, … und arbeiten Sie diese Aufgaben blockweise ab.
- Versuchen Sie Ihren Kopf freizuhalten, indem Sie Ihre Aufgaben/Gedanken schriftlich festhalten (Eingangskorb).
- Schaffen Sie sich einen Rahmen, in dem Sie Ablenkungen und Störungen vermeiden können.
- In besonders stressigen Situationen ist operative Hektik zu vermeiden und besonderen Wert auf eine fundierte Planung der Aufgaben zu legen.
- Sorgen Sie aber pro Tag auch für eine «stille Stunde», in der Sie keine Aufgaben abarbeiten.
- Verplanen Sie 60% Ihrer Zeit für die Abarbeitung von Aufgaben, 20% für Unvorhergesehenes und 20% für Spontanes.
Diese Anregungen können nur ein paar initiale Ideen für Ihr individuelles Vorgehensmodell im Aufgabenmanagement sein. Lassen Sie sich nicht in vordefinierte Prozesse drängen, sondern finden Sie im Laufe der Zeit Ihr ganz individuelles Erfolgsmodell. Öffnen Sie sich für eine kritische Reflexion, ob Ihr Modell auch zu der derzeitigen Umwelt passt und seien Sie offen für neue Ideen und die damit verbundenen Konsequenzen.
«Stress ist keine Krankheit, sondern eine Sucht.»
Günther Beyer. Autor zum Thema Stressbewältigung