Microsoft Power Apps in Aktion – ein Use Case

Lange Zeit konnten nur professionelle Software Developer Apps entwickeln. Durch den Fachkräftemangel in der IT-Branche rücken jetzt die Citizen Developer auf.

Citizen Developer können zwar durchaus technisch versierte Mitarbeitende sein, sie müssen aber über keine speziellen IT- oder Programmierkenntnisse verfügen. Dank Low-Code-Plattformen wie der Microsoft Power Platform und Power Apps kann grundsätzlich jede und jeder Business-Apps erstellen.

Mirza Delic machte es an unserer vergangenen Microsoft Cloud Week live vor. In seiner Power-Platform-Live-Session zeigte er, wie Sie mit Power Apps, Power Automate und Power BI beispielsweise eine Time-Tracker-App erstellen. In diesem Beitrag finden Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Nachlesen.

Aber zunächst zu den Grundlagen.

Was ist Power Apps überhaupt?

Power Apps ist ein Bestandteil der Microsoft Power Platform. Die integrierte Low-Code-Plattform ermöglicht es schnell und einfach Apps zu erstellen, um die verschiedensten geschäftlichen Aufgaben in einer Organisation zu lösen – und das ohne eine Zeile Code zu schreiben. Mit Templates und per Drag & Drop klickt man sich auf einer benutzerfreundlichen Oberfläche Schritt für Schritt zur neuen App.

Weil Daten der Kern der meisten Apps sind, bietet Power Apps Hunderte von Konnektoren an, um Daten aus diversen Quellen wie Adobe, MailChimp, Microsoft Dynamics 365, SharePoint oder Salesforce zu nutzen.

Neben Power Apps zählen auch Power BI für die Datenanalyse und Power Automate für die Automatisierung von Workflows an. Alle Anwendungen erfüllen jeweils einen spezifischen Zweck und funktionieren unabhängig voneinander, entfalten aber ihre maximale Kraft, wenn kombiniert werden.

Um die Microsoft Power Platform mit ihren Anwendungen nutzen zu können, reicht ein Zugang zu Microsoft 365, zusätzliche Kosten für weitere Lizenzen entstehen nicht.

Power Apps am Praxis-Beispiel: Wir erstellen ein Time-Tracking-Tool

Um zu verstehen, wie einfach Sie mit Power Apps Ihre eigenen Anwendungen erstellen, zeigte Mirza Delic in seiner Live-Session an der vergangenen Microsoft Cloud Week von Digicomp, wie man beispielsweise eine App zur Zeiterfassung baut.

Die Aufgabe

Sie wollen für verschiedene Projekte festhalten, an welchen Tagen Sie wie lange daran gearbeitet und welche Aufgaben Sie erledigt haben. Das gelingt auch mit Excel oder SharePoint, ist aber nicht so nutzerfreundlich.

Wenn Sie sich Ihre eigene Anwendung mit Power Apps erstellen, können Sie die erfassten Daten anschliessend auch mit Power BI auswerten und mit Power Automate eine automatische Benachrichtigung einrichten, falls Sie Zeiterfassung vergessen sollten. Dazu später mehr.

Schritt 1:
Den Ausgang für die neue App bildet in unserem Praxis-Beispiel eine SharePoint-Liste mit den Spalten «Projekt», «Beschreibung», «Datum» und «Dauer».

Analog den Spalten der SharePoint-Liste fügen Sie dieselben Felder «Projekt», «Beschreibung», «Datum» und «Dauer» einer leeren App, der sog. Blank App hinzu.

Schritt 2:
Für das Feld «Datum» gibt es einen vordefinierten Picker, sodass sich das Datum automatisch an den aktuellen Tag anpasst.

Schritt 3:
Für die Dauer der Arbeit gibt es einen solchen Standard-Picker nicht, sodass hier ein wenig manueller Aufwand anfällt. Diese Spalte lässt sich aber mit einem Drop Down, das per Formel definiert wird, auch recht einfach abbilden. Die Formel definiert dabei die Stunden und Minuten.

Legen Sie für die Stunden und Minuten jeweils ein eigenes Feld an und definieren Sie per Formel im Formularfeld die Stunden (0 bis 24) sowie die Minuten (15, 30, 45).
Keine Sorge: Ausgereifte Programmierkenntnisse sind hierfür nicht erforderlich.

Schritt 4:
Fehlt zu guter Letzt noch ein Button zum Speichern. Buttons lassen sich mit einem Klick einfügen, einzig die Logik dahinter, d.h. was beim Klicken passieren soll, muss von Ihnen definiert werden.

Auch für das Erstellen der Logik reichen Low-Code-Kenntnisse aus. Zudem unterstützt die Anwendung bei der Eingabe, indem sie nach wenigen eingetippten Zeichen Vorschläge macht.

Recht einfach lässt sich für den Button festlegen, dass die eingegeben Daten gespeichert werden sollen, und zwar in der Datenbank SharePoint. Diese lässt sich nämlich mit der Time-Tracking-App verbinden.

In wenigen Minuten haben Sie bereits ein einfaches Eingabeformular erstellt, in dem Sie das Projekt, die Arbeitsbeschreibung, das Datum sowie die Dauer erfassen können. Die Time-Tracking-App ist zudem viel benutzerfreundlicher und optisch ansprechender als die SharePoint-Liste.

Ihre erste App ist nun fertig. Wenn Sie mögen können Sie jetzt die erfassten Arbeitszeiten mit Power BI auswerten und eine automatisierte Erinnerungsfunktion hinzufügen.

Exkurs 1: Erfasste Arbeitszeiten mit Power BI auswerten
Die Daten in unserem selbst gebauten Time-Tracking-Tool lassen sich nun in Power BI visualisieren. Wie viel Zeit haben Sie für welches Projekt bereits gebraucht, wie lange für welche Aufgabe in den einzelnen Projekten? An welchen Tagen haben Sie an welchem Projekt gearbeitet – und wie lange?

All das stellt Power BI in Kuchen- oder Säulendiagrammen dar. Für jedes Diagramm können Sie Filter anwenden und sich zum Beispiel nur die Daten für ein bestimmten Projekt anzeigen lassen.
Der Clou dabei: Die Diagramme aktualisieren sich automatisch, sobald Sie über das Time-Tracking-Tool neue Arbeitszeiten erfasst haben.

Exkurs 2: Per Power Automate an fehlende Zeiterfassung erinnern lassen
Auch mit der Anwendung Power Automate lässt sich die neu erstellte Time-Tracking-App verknüpfen. Erstellen Sie sich hier einen Automatismus, der überprüft, ob Sie Ihre Arbeitszeiten jeden Tag erfasst haben. Falls nicht, lassen Sie sich zum Beispiel per Mail daran erinnern.

Für den Flow lässt sich festlegen, welche Datenbank überprüft werden soll – in unserem Fall die SharePoint-Liste – und in welchem Intervall, zum Beispiel jeden Tag um 10 Uhr. Damit der Flow nun nicht unnötigerweise alle vergangenen Tage überprüft, sondern nur jeweils den Vortag, legen Sie einen entsprechenden Filter an.

Stösst der Flow nun auf fehlende Einträge am Vortag, soll er Sie daran erinnern. Wie, das entscheiden Sie. Möchten Sie per Mail eine Mitteilung erhalten, legen Sie die Mailadresse fest und schreiben einen kurzen Mailtext.

Tipp: Kostenlose Microsoft-Dokumentationen
In unserem Beispiel haben Sie mit Power Platform in kurzer Zeit nicht nur eine App zur Zeiterfassung erstellt, sondern auch einen Automatismus, der Sie bei fehlenden Einträgen per Mail erinnert. Die erfassten Arbeitszeiten können Sie zusätzlich visualisieren und auswerten.

Professionelle Programmierkenntnisse sind für all das nicht notwendig. Und sollten Sie doch mal nicht weiterkommen, stellt Ihnen Microsoft hilfreiche Dokumentationsseiten bereit, auf denen Sie zum Beispiel nützliche Formeln nachlesen können.