Mit diesen 2 OneNote-Anleitungen arbeiten Sie smarter

Heute möchten wir jederzeit und von überall auf Informationen und Notizen zugreifen. Die Microsoft App OneNote unterstützt Sie dabei. Lernen Sie in diesem Blog drei nützliche Tipps für das Erstellen von OneNote-Notizbüchern kennen, damit Sie effizienter und ortsunabhängig auf Ihre Informationen zugreifen können.

OneNote-Anleitung 1: So strukturieren Sie Ihre Notizbücher

Wie oft passiert es, dass man sich übereifrig an ein OneNote-Notizbuch macht, Daten erfasst und motiviert Informationen auf OneNote-Seiten platziert. Mit steigender Informationsflut und unorganisiertem Platzieren von Informationen in ein Notizbuch ist die Freude an OneNote aber schnell wieder verblasst, da es immer schwieriger wird einmal erfasste Informationen wieder zu finden.

Deshalb ist mein erster Smart-Working-Tipp zum Erstellen eines OneNote-Notizbuchs: Geben Sie Ihrem Notizbuch von Anfang eine Struktur.

Schritt 1: Überlegen Sie sich eine Grobstruktur

• Abschnittsgruppen
• Abschnitte
• Seiten
• Unterseiten
• …

Schritt 2: Definieren Sie die Papiergrösse Ihrer Seiten

Dabei sollten Sie sich 2 Fragen stellen:
1. Wird es in Zukunft nötig sein die Seite auszudrucken?
2. Werde ich viel auf die gleiche Seite notieren oder zeichnen müssen?

Nun können Sie mit dem Erfassen des Inhalts auf Ihren Seiten beginnen

Beispiel:

OneNote-Anleitung 2 : So erstellen Sie Seitenvorlagen

Häufig werden Sie gleiche Seitenstrukturen immer wieder verwenden wollen. Zum Beispiel für Protokolle, Projektübersichten, Statusmeetings, Risikoanalysen und vieles mehr. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, ermöglicht es OneNote Seitenvorlagen zu erstellen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Erstellen Sie zuerst auf einer leeren OneNote-Seite die gewünschte Übersicht. In meinem Beispiel ist eine ToDo-Tabelle.

Schritt 2: Klicken Sie auf die Registerkarte «Einfügen» und wählen Sie in der Gruppe «Seiten» den Befehl «Seitenvorlagen» aus.

Schritt 3: Nun sehen Sie in der Seitenleiste rechts mehrere Vorlagekategorien, u.a. auch Ihre eigenen Vorlagen, die Sie für alle Ihre Notizbücher verwenden können. Zu unterst auf der Seitenleiste sehen Sie den Befehl «Aktuelle Seite als Vorlage speichern». Klicken Sie darauf.

Schritt 4: Geben Sie nun der Seitenvorlage einen Namen und entscheiden, ob in diesem Abschnitt diese Vorlage als Standard definiert werden soll. Das heisst jedes Mal, wenn Sie auf «Seite hinzufügen» klicken, würde diese Vorlage verwendet werden.

Nun finden Sie Ihre Vorlage in der Vorlagen-Seitenleiste und können diese mit einem Klick in den Abschnitt hinzufügen.

Pro-Tipp: Nutzen Sie Makros

OneNote ist die Microsoft Office Applikation, die – meiner Meinung nach – am wenigsten Befehle und Funktionen hat. Wenn Ihnen das nicht reicht, ergänzen Sie Ihr OneNote mit dem Add-On, um noch bessere und schnellere Resultate zu erreichen.

Einer meiner liebsten Add-Ons heisst «OneTastic». OneTastic bietet Ihnen mehr als 645 Makros, d.h. bereits vordefinierte und automatisierte Funktionen zum Erstellen von Kalendern, Inhaltsverzeichnissen, Sortierungs- und Filtermöglichkeiten, Hervorhebungs- oder Formatierungsfunktionen.

Hier ein paar Beispiele:

Monatskalender und Inhaltsverzeichnis

Wochenplaner (Bsp.: KW16 2022)

Bei OneTastic gilt es zu beachten, dass nur bis zu 20 Makros und max. 500 wiederholte Einsätze des Add-Ons kostenlos sind. Berücksichtigen Sie auch die Firmenvorschriften im Umgang und der Installation von Add-Ons.