3 Excel-Funktionen mit denen Sie effizienter arbeiten

Wenn wir in Microsoft Excel arbeiten, möchten wir so effizient wie möglich sein. Um schnell und gezielt Kalkulationen durchführen zu können, bietet Microsoft Excel mehr als 450 Funktionen an. Hier hört es jedoch nicht auf. Mit jedem Microsoft Office Update werden weitere, nützliche Funktionen eingeführt.

In diesem Blog möchte ich Ihnen drei spannende Funktionen an einem Beispiel vorstellen:

1 WENNS, um komplizierte und verschachtelte WENN-Funktionen zu ersetzen.
2 MINWENNS / MAXWENNS, um Maximal- und Minimalwerten mit Bedingung(en) zu überprüfen.
3 TEXTVERKETTEN, um Inhalte aus mehreren separaten Zellen effizient in eine Zelle zusammenzufassen.

Hinweis: Diese Funktionen sind in der Version 2019 sowie 365 verfügbar.

1 Funktion WENNS

Die Funktion WENNS ist eine neue Version, der am meisten genutzten WENN-Funktion. Sie kann eine oder mehrere Bedingungen überprüfen und gibt einen Wert zurück, der der ersten WAHR-Bedingung entspricht. Mit der WENNS-Funktionen können komplizierte, mehrfach verschachtelte WENN-Funktionen ersetzt werden.

1.1 Ausgangslage
Wir haben eine Liste mit 160 Sales-Personen mit Ihren Umsätzen im Jahr 2021. Am Ende vom Jahr möchten wir sie nach erreichtem Umsatz in einer ABC-Klassifikation einteilen.

Wir können die WENN-Funktion mit 3-facher Verschachtelung nehmen, wenn wir die Kategorisierung in A, B, C und D vornehmen möchten. Oder wir verwenden die WENNS-Funktion, um das Ergebnis schneller hervorzuheben.

Die Syntax der WENNS-Funktion lautet:

1.2 Funktion
In die Zelle F4 (in unserem Beispiel) schreiben wir die WENNS-Funktion wie folgt auf:

=WENNS(C4>=5000;”A”;C4>=3000;”B”;C4>=1000;”C”;C4<1000;”D”)

1.3 Ergebnis

Wie am Ergebnis ersichtlich ist, kann mittels iterativen Überprüfens der entsprechenden Zelle und anschliessendem «Output»-Wert solch eine Aufgabe gelöst werden. Auch der ganze zusätzliche Stress mit richtigem Schliessen der Klammern und der richtigen Anzahl der WENN-Funktionen entfällt.

2 Funktion MINWENNS/MAXWENNS

Vielleicht kennen Sie schon bereits die bedingten Funktionen SUMMEWENN(S), MITTELWERTWENN(S) und ZÄHLENWENN(S). Nun gibt es seit der Version Office 2019 auch die Überprüfung von Maximal- und Minimalwerten mit Bedingung(en).

2.1 Ausgangslage
Nehmen wir dasselbe Beispiel wie oben. Nun möchten wir herausfinden, was der höchste Umsatz nach Region ist. Dazu könnten wir natürlich mit Formatierungen wie der bedingten Formatierung arbeiten. Wenn wir aber mit dem Wert, den wir erhalten, weiterarbeiten möchten, führt kein Weg an einer Funktion vorbei.

Die Syntax der MAXWENNS-Funktion lautet:

Kurze Erläuterung der Argumente:

• Max_Bereich = Spalte/Bereich mit den Umsatzzahlen (die Werte, die überprüft werden sollen)
• Kritierien_Bereich1 = Spalte/Bereich mit den Regionsabkürzen
• Kriterien1 = Gewünschtes Kriterium (bestimmte Region in unserem Beispiel)

2.2 Funktion
In die Zelle I4 (in unserem Beispiel) schreiben wir die MAXWENNS-Funktion wie folgt auf:

=MAXWENNS($C$4:$C$164;$B$4:$B$164;”CH”)

Wir fixieren zudem noch die Bereiche absolut, damit die Formel ohne Fehler nach unten kopiert werden kann, um die anderen Kriterien ebenfalls überprüfen zu können (DE, AT).

2.3 Ergebnis

Im Ergebnis ist zu sehen, dass der höchste Umsatz in der Region CH (Schweiz) bei CHF 19’107.00 liegt. Um die Position des Ergebnisses herauszufinden, also wer tatsächlich den genannten Umsatz gemacht hat, kann die Funktion VERGLEICH verwendet werden. Die VERGLEICH-Funktion gibt die Position eines gewünschten Wertes in der ausgewählten Matrix zurück (z.B. Zeilennummer).

Ebenso kann die gesamte Funktion unter 2.2 auch anstelle von MAXWENNS durch MINWENNS ersetzt werden, um den tiefsten Umsatz anzeigen zu lassen. Die Argumente beider Funktionen sind gleich.

3 Funktion TEXTVERKETTEN

Es kommt immer wieder vor, dass die Inhalte mehrerer Zellen und auch in Kombination mit statischem Text in einer separaten Zelle miteinander verbunden werden sollen. Dies haben Sie sicherlich bisher mit der VERKETTEN-Funktion vorgenommen. Nun gibt es eine im Handling einfachere Funktion, nämlich TEXTVERKETTEN.

3.1 Ausgangslage
Nehmen wir an, Sie möchten nun die Vor- und Nachnamen einer Kundenliste, welche in separaten Zellen erfasst wurden, in einer Zelle zusammenfassen. Tipp: Sie können auch die Blitzvorschau verwenden. Diese Funktionalität ist eine effiziente Art, um bei dieser Ausganslage auch ans Ziel zu kommen. Jedoch sind die Ergebnisse der Blitzvorschau statische Zellinhalte. Das heisst, wenn eine der verketteten Zellen sich verändert, ändert sich der zusammengeführte Zellinhalt nicht automatisch.

So sieht die Ausgangslage aus:

Die Syntax der TEXTVERKETTEN-Funktion lautet:

3.2 Funktion
In die Zelle D2 schreiben wir die TEXTVERKETTEN-Funktion wie folgt auf:

=TEXTVERKETTEN(” “;WAHR;B2;C2)

Im obigen Beispiel wurde als Trennzeichen “Leerzeichen” verwendet. Natürlich können auch andere Zeichen wie “Minus (-)”, “Slash (/)” und weitere verwendet werden.

Das geniale an dieser Funktion ist es, dass wir nur einmal das Trennzeichen (im 1. Argument) definieren müssen. Dieses Zeichen wird dann zwischen allen definierten Textteilen eingefügt. Auch den Umgang mit leeren Zellen können Sie im 2. Argument der TEXTVERKETTEN-Funktion bestimmen. Entweder ignorieren Sie diese Zellen oder nicht.

3.3 Ergebnis

Wie Sie im Ergebnis sehen, wurden aus zwei Zellinhalten einer. Die TEXTVERKETTEN-Funktion ist umso spannender je mehr Texte Sie miteinander verketten möchten, da Sie dann nicht mehr wiederholt die Zeichen zwischen den Texten definieren müssen.