How-to: Wie erstellt man eine effektive Dokumentation mit Confluence?

Confluence ist eine Kollaborationssoftware, mit der Ihre Teams alle Informationen an einem Ort zusammenzuführen, Best Practices austauschen und schnell Entscheidungen treffen können – auch im Homeoffice.

Erste Schritte ins Dokumentenmangement

Dabei ist das Dokumentenmanagement ist ein zentrales Thema in vielen Unternehmen. Wo kann man die Dokumente auffinden? Wie kann man die Dokumente klassifizieren? Wie kann man sie klar und einheitlich gestalten? Wie kann man sie steuern? Wie kann man ein Team dazu motivieren, zu diesen Prozessen beizutragen?

Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme und nehmen Sie sich mit Ihren Teams die Zeit, die folgenden Punkte zu klären:

1. Was soll dokumentiert werden?
2. Wie soll es dokumentiert werden?
3. Wer wird diese Dokumentation pflegen?
4. Können bestimmte Dokumente archiviert werden?

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, wird Sie Confluence, die Kollaborationssoftware von Atlassian, beim optimalen Management Ihrer Dokumentation unterstützen.

Kategorisierung von Inhalten

Unabhängig davon, ob die Kategorisierung nach Teams, Abteilungen oder Themen erfolgt, nutzen Sie Confluence, um Bereiche zu erstellen. Jeder Arbeitsbereich eines Teams kann in verschiedene Kategorien unterteilt werden. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Bereich für das Team «Support»:

Anwendung von Vorlagen

Um Ihnen die Erstellung Ihrer Dokumentation zu erleichtern, bietet Ihnen Confluence verschiedene Vorlagen. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel mit der Vorlage «Besprechungsnotizen» (engl. Meeting Notes).

Bei den grau unterlegten Angaben handelt es sich um  Platzhalter, die Ihnen anzeigen, welche Information an dieser Stelle einzufügen sind.

Zuweisung von Labels

Alle in Confluence erstellten Seiten können mit einem Label versehen werden. Labels sind Schlüsselwörter, mit denen ähnliche Inhalte gruppiert und durchsucht werden können.

Labels können bei der Erstellung der Seite oder bei Veröffentlichung der Seite hinzugefügt werden.

Durch Klicken auf ein Label werden alle zu Ihrem Projekt gehörigen Seiten aufgelistet, um Ihnen die Suche nach Informationen zu erleichtern.

Verwalten eines Projekts mit Confluence

Neben der Erstellung der Dokumentation nach Team oder Thema kann Confluence auch zur Verwaltung von Kurz- oder Langzeitprojekten verwendet werden. Erstellen Sie einen Projektbereich und fügen Sie eine Planungsseite hinzu. Nutzen Sie die Blöcke und Linien des Makros «Roadmap Planner», um einen Überblick über Ihr Projekt zu erstellen.

Als Leiter oder Leiterin des Projekts listen Sie die Aufgaben nach Bereichen oder Abteilungen auf und benennen Sie verantwortliche Mitarbeitende. Verwenden Sie das Makro «Aufgabenbericht», um zu überprüfen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche nicht.

Mit dem Makro «Jira» können Sie die Projektverfolgung des Entwicklungsteams in Ihre Confluence-Seite integrieren. So können Sie in Echtzeit den Fortschritt von Storys, Bugs oder auch mit Ihren Projekt verbundenen Aufgaben verfolgen.

Profitieren Sie von schneller Kommunikation und Entscheidungsfindung, ohne dass Sie dazu Ihre Zeit in Meetings aufwenden müssen. Nutzer können Seiten kommentieren und Kolleginnen und Kollegen benennen, die eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten sollen.

Es ist auch möglich, Inline-Kommentare in den Text einer veröffentlichten Seite einzufügen, um mit dem Team zu kommunizieren oder Fragen zu stellen.

Nachverfolgen der Dokumenten-Historie

Bei jeder Veröffentlichung einer Seite erstellt Confluence automatisch eine Versions- und eine Änderungshistorie. So können Sie eine alte Version Ihrer Seite veröffentlichen, wenn die neue Version beispielsweise falsche Informationen enthält.
Sie können auch mehrere Versionen einer Seite vergleichen und Änderungen oder Löschungen oder Formatänderungen sichtbar machen.

Ausserdem können auch die Seiten in Ihrem Bereich analysieren: Wer hat sich Ihre Seite angesehen? Wie oft? An welchem Datum?

Exportieren und Teilen von Inhalten

 Jede Confluence-Seite kann in ein Word- oder PDF-Format exportiert werden. Sie können auch Ihre eigenen Exportvorlagen erstellen, indem Sie z. B. Ihr Firmenlogo einfügen oder die Kopf- und Fußzeile individuell gestalten.

Sicherung Ihrer Inhalte

Zusätzlich zu den Berechtigungen pro Bereich (Nutzer können erstellen, kommentieren oder bearbeiten) können Sie auch jede Seite einzeln sichern, indem Sie auf das Schlosssymbol klicken. Sie können festlegen, ob Sie allen Ihren Nutzern die Berechtigung zur Bearbeitung und Ansicht erteilen oder nur einer begrenzten Gruppe. Wählen Sie aus den Confluence-Benutzergruppen oder den Gruppen in Ihrem Active Directory und legen Sie die Berechtigungen fest.

Steigerung der Produktivität Ihrer Teams mit Confluence

Die oben gezeigten Beispiele geben Ihnen einen Einblick in die Funktionen von Confluence, mit denen Sie eine effiziente, organisierte und einheitliche Dokumentation in einem einzigen Tool erstellen können. So vermeiden Sie, dass Ihre Verfahren und Dokumente auf verschiedenen Plattformen verstreut sind und sparen Ihre Zeit und die Ihrer Mitarbeitenden, die bequem im Homeoffice arbeiten können.

Darüber hinaus ermöglicht eine gute Struktur den Informationsaustausch zwischen den Teammitgliedern und erleichtert die Zusammenarbeit.

Nutzen Sie die Vorteile der von Confluence angebotenen Dokumentenvorlagen. Sie sind einfach anzuwenden und ermöglichen Ihren Teams eine schnelle Übernahme des Atlassian-Tools. Dies motiviert Ihre Mitarbeiter, täglich Dokumente zu erstellen und zu pflegen.