Datenüberprüfung in Excel am Beispiel von Dropdown-Listen

Formulare ausfüllen, Informationen aus einer Liste in eine andere übertragen oder Abhängigkeiten in einer Excel-Arbeitsmappe darstellen: Wenn diese Tätigkeiten für Sie nach repetitiven, fehleranfälligen und mühsamen Aufgaben klingen, wird es Ihnen helfen zu  lernen, wie man benutzerdefinierte Listen, Datenanalysen und Datenüberprüfungen in Excel durchführt.

In diesem Blogbeitrag fokussieren wir uns auf das Letztere, nämlich die Datenüberprüfung.

Was ist eine Datenüberprüfung?

Bei der Datenüberprüfung handelt es sich um eine Einstellung in Excel, bei der die Anzeige auf Daten oder Werte eingeschränkt werden kann, welche Benutzerinnnen und Benutzer eingeben können. Die am häufigsten verwendete Variante für die Datenüberprüfung ist die Dropdown-Liste.

Mit einer solchen Eingabeeinschränkung reduzieren Sie sofort Falscheingaben und Formatfehler. Der Umgang mit dem ausgefüllten Formular oder der Arbeitsliste wird effizienter. (PS: Nicht nur einfache, sondern auch abhängige Listen können mittels «Datenüberprüfung» erstellt werden.)

Einfache Dropdown-Liste in Excel erstellen

Im folgenden Beispiel zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie eine Zellen-Dropdown-Liste in Excel erstellt wird. Basierend auf der Landauswahl, werden die entsprechenden Städte aufgelistet.

Schritt 1: Ausgangslage

Wir haben eine Zelle (A2) in die ein Land eingetragen werden muss. Zudem ist die Liste aller erlaubten Ländern in den Zellen A6 bis A10 aufgelistet. Nun möchten wir eine Dropdown-Liste erstellen, bei der es nur möglich sein soll, diese Länder auszuwählen oder die Zelle leer zu lassen.

Hinweis: Die Liste, z.B. den erlaubten Ländern, kann auch in einem anderen Tabellenblatt erstellt werden. Dieses Tabellenblatt muss zudem nicht eingeblendet sein.

Schritt 2: Datenüberprüfung auswählen

Nun klicken wir in die Zelle(n), in denen wir die Zellen-Dropdowns ermöglichen möchten. In diesem Beispiel wäre es die Zelle A2. Im Anschluss navigieren wir in das Register «Daten», in die Gruppe «Datentools» und klicken auf den Befehl «Datenüberprüfung».

Im Dialogfenster «Datenüberprüfung» im Register «Einstellungen» können nun die Gültigkeitskriterien für die Eingabe in die Zelle definiert werden. Neben der Gültigkeit Zahl, Datum, Dezimal, Textlänge etc. kann auch Liste als eine Option ausgewählt werden.

Schritt 3: Kriterien bestimmen

Im nächsten Schritt müssen die Kriterien der Gültigkeit bestimmt werden. Wir möchten eine Liste zulassen, die es ermöglicht in der Zelle A2 keine Eingabe (leere Zelle) oder einen Zellendropdown anzuzeigen, wobei die Liste aus den Zellen A7 bis A10 des gleichen Tabellenblatts stammt.

Schritt 4: Verwenden der Dropdown-Liste

Nun kann die Zellen-Dropdown-Liste verwendet werden. Bei einer manuellen Eingabe in die Zelle A2 wird eine generische Fehlermeldung angezeigt.

Schritt 5: Die Fehlermeldung selbst verfassen

Damit auch klar ist, warum eine Fehlermeldung erscheint, kann die Fehlermeldung vorab definiert werden. Dazu wird die Zelle A2 wieder ausgewählt und «Datenüberprüfung» wieder gestartet. Die vorher eingegebenen Gültigkeitskriterien sind weiterhin ersichtlich. Im Register «Fehlermeldung» wird nun der Titel der Fehlermeldung sowie die Fehlermeldung an sich definiert.