How to: 3 Tipps für interaktive Online-Meetings mit Teams
Microsoft hat seine Hausaufgaben gemacht und Teams mit spannenden neuen Funktionen ausgestattet. Trainer Abdul Kerim Aydemir zeigt, wie du damit den Ablauf Ihrer Besprechungen zielgerichtet planen und interaktive Elemente, wie Umfragen oder Gruppenräume einrichten.
Ortsunabhängiges Arbeiten ist kein Fremdwort mehr, sondern für viele gelebter Alltag. Seit März 2020 arbeiten wir on und off im Homeoffice. Und auch in Zukunft werden viele Stellen, Branchen und Arbeitszweige eine Mischung aus Homeoffice und Arbeiten on-site ermöglichen. Umso wichtiger ist es, dass du dich mit den Anwendungsmöglichkeiten von Kommunikations- und Kollaborationstools auseinandersetzt.
In diesem Beitrag lernst du die neuen Möglichkeiten in Microsoft Teams kennen, um Meetings oder Webinare interaktiv und effizient zu gestalten. Dabei werden auch einige Highlights der Microsoft Ignite 2021 beleuchtet.
1 Umfragen: Microsoft Forms für gezielte Interaktionshandlungen
Seit Dezember 2020 können in Microsoft Teams Schnellabstimmungen (Umfragen) zur gezielten Interaktionshandlung verwendet werden. Dazu musst du beim jeweiligen Kalendereintrag in Teams die App «Microsoft Forms» aktivieren.
Hinweis: Aktuell ist es nicht möglich diese App generell für jeden Kalendereintrag mit einem Klick zu aktivieren.
Gehe wie folgt vor:
A) Öffne den Kalendereintrag mit einem Doppelklick.
B) Klicke in der horizontalen Navigationsleiste (Register) auf das «Plus»-Symbol.
C) Aktiviere die «Microsoft Forms» App für Umfragen.
D) Bereite über «Neue Umfrage erstellen» den Fragenkatalog für die Besprechung / das Webinar vor.
Du kannst die Fragen vor der Besprechung vorbereiten oder während der Besprechung erstellen. Die vorbereiteten und auch die abgeschlossenen Fragen bleiben im Kalendereintrag sowie im Besprechungs-Chat bestehen.
Eine Übersicht möglicher Fragen und Stati siehst du wie folgt:
Während des Meetings kannst du die Umfragen über die rechte Seitenleiste aufrufen:
Somit kannst du nun Fragen stellen, sie im Besprechungs-Chat mit den Teilnehmenden teilen sowie mittels Excel «Ergebnisse exportieren» auswerten.
2 Gruppenräume (Breakout Rooms) erstellen
Ebenfalls seit Dezember 2020 kannst du Gruppenräume oder, wie sie auf Englisch heissen, «Breakout Rooms» für Interaktionshandlungen wie Besprechungen von Themen in einer kleinen Gruppe, Arbeitsaufträge für Teams und Brainstorming-Aufgaben in Gruppen und vieles mehr erstellen.
Hinweis: Aktuell kann nur der Organisator/in einer Besprechung Gruppenräume erstellen.
Gehe wie folgt vor:
A) In der «Onlinebesprechungserfahrung» in Teams klickst du auf das Symbol für Gruppenräume.
B) Definiere die Anzahl benötigter Räume (max. 50) sowie die Art der Zuweisung der Teilnehmenden.
C) Nun siehst du die erstellten Räume auf der rechten Seitenleiste.
D) Definiere die Eigenschaften der Räume, unter anderem die Raumbezeichnung und Gruppenraumoptionen.
Nun kannst du die Räume starten und die Teilnehmenden in die Arbeitsgruppen oder Austauschräume senden. Die Räume können jederzeit geschlossen werden. Die Räume bleiben vorhanden, solange der Termineintrag im Kalender bestehen bleibt.
Hinweis: Gruppenräume können nur vorab vom Organisator/in erstellt und benannt werden. Lediglich die Zuteilung kann noch während des Meetings vorgenommen werden.
3 Besprechungsoptionen zielgerichtet einstellen
Während des Meetings oder des Webinars gibt es verschiedene Möglichkeiten der Interaktion:
- Chat
- Umfragen
- Reaktionen
- Audio / Video
- Präsentationen
- Whiteboard
Einige dieser Interaktionsmöglichkeiten lassen sich (de-)aktivieren, falls erwünscht. Die Optionen für die meisten Einstellungen findest du unter «Besprechungsoptionen» in einer Onlinebesprechung.
Entscheide vorab oder aber auch während des Meetings, was du ermöglichen möchtest und was nicht.
Du kannst in den Besprechungsoptionen entscheiden:
- … wer den Warteraum umgehen darf.
- … wer präsentieren darf.
- … ob die Stummschaltung durch die Teilnehmenden aufgehoben werden darf.
- … ob der Besprechungs-Chat zugelassen wird (oder die Besprechung nur ein Webinar / Vortrag) ist.
- … ob Reaktionen zugelassen werden.
Durch diese Einstellungen kannst du Meetings, Webinare und Workshops besser managen und zielgerichtet durchführen.
Highlights aus der Microsoft Ignite 2021 zu Microsoft Teams
Von 2. bis 4. März 2021 fand die Microsoft Ignite, die grosse Konferenz über die Neuigkeiten und Entwicklungen zu Microsoft Produkten, statt. Unter anderem wurden Neuerungen in Microsoft Teams vorgestellt. Sei gespannt, denn demnächst werden weitere richtig tolle Funktionen ausgerollt.
Webinar-Tipp: In meinem DigiSnack-Webinar zum Thema «Endlich bessere Online-Meetings mit den neuen Features in Microsoft Teams» vom 16. März 2021 habe ich kurz über diese neuen Features berichtet.
Hier kannst du dir das Webinar als Video kostenlos ansehen
Unter anderem werden folgende neue Funktionen vorgestellt:
- PowerPoint Live
- Presenter Mode
- Dynamic View
- Webinars
- New scenes for the together mode
- Reporting Dashboard
- Meetings with more capacity
- Action items
Willst du auch endlich bessere Onlinebesprechungen abhalten? Dann freuen wir uns, dich in unserem neuen Kurs «Meetings und Workshops interaktiv gestalten mit Microsoft Teams» zu begruessen.