How to: 3 Tipps für interaktive Online-Meetings mit Teams
Microsoft hat seine Hausaufgaben gemacht und Teams mit spannenden neuen Funktionen ausgestattet. Trainer Abdul Kerim Aydemir zeigt, wie Sie damit den Ablauf Ihrer Besprechungen zielgerichtet planen und interaktive Elemente, wie Umfragen oder Gruppenräume einrichten.
Ortsunabhängiges Arbeiten ist kein Fremdwort mehr, sondern für viele gelebter Alltag. Seit März 2020 arbeiten wir on und off im Homeoffice. Und auch in Zukunft werden viele Stellen, Branchen und Arbeitszweige eine Mischung aus Homeoffice und Arbeiten on-site ermöglichen. Umso wichtiger ist es sich mit den Anwendungsmöglichkeiten von Kommunikations- und Kollaborationstools auseinander zu setzen.
In diesem Beitrag lernen Sie die neue Möglichkeiten in Microsoft Teams kennen, um Meetings oder Webinare interaktiv und effizient zu gestalten. Dabei werden auch einige Highlights von der Microsoft Ignite 2021 beleuchtet.
1 Umfragen: Microsoft Forms für gezielte Interaktionshandlungen
Seit Dezember 2020 können in Microsoft Teams Schnellabstimmungen (Umfragen) zur gezielten Interaktionshandlung verwendet werden. Dazu muss beim jeweiligen Kalendereintrag in Teams die App «Microsoft Forms» aktiviert werden.
Hinweis: Aktuell ist es nicht möglich diese App generell für jeden Kalendereintrag mit einem Klick zu aktivieren.
Gehen Sie wie folgt vor:
A) Kalendereintrag mit Doppelklick öffnen.
B) In der horizontalen Navigationsleiste (Register) auf das «Plus»-Symbol klicken.
C) Die «Microsoft Forms» App für Umfragen aktivieren.
D) Über «Neue Umfrage erstellen» Fragenkatalog für die Besprechung / das Webinar vorbereiten.
Sie können die Fragen vor der Besprechung vorbereiten oder während der Besprechung erstellen. Die vorbereiteten und auch die abgeschlossenen Fragen bleiben im Kalendereintrag sowie im Besprechungs-Chat bestehen.
Eine Übersicht möglicher Fragen und Stati sehen Sie wie folgt:
Während des Meetings sind die Umfragen über die rechte Seitenleiste zugänglich:
Somit können nun Fragen gestellt, im Besprechungs-Chat mit den Teilnehmenden geteilt sowie mittels Excel «Ergebnisse exportieren» ausgewertet werden.
2 Gruppenräume (Breakout Rooms) erstellen
Ebenfalls seit Dezember 2020 können Gruppenräume oder, wie sie auf Englisch heissen, «Breakout Rooms» für Interaktionshandlungen, wie Besprechungen von Themen in einer kleinen Gruppe, Arbeitsaufträge für Teams und Brainstorming-Aufgaben in Gruppen und vieles mehr erstellt werden.
Hinweis: Aktuell kann nur der Organisator einer Besprechung Gruppenräume erstellen.
Gehen Sie wie folgt vor:
A) In der «Onlinebesprechungserfahrung» in Teams klicken Sie auf das Symbol für Gruppenräume.
B) Definieren Sie die Anzahl benötigter Räume (max. 50) sowie die Art der Zuweisung der Teilnehmenden.
C) Nun sehen Sie die erstellten Räume auf der rechten Seitenleiste.
D) Definieren Sie die Eigenschaften der Räume, unter anderem die Raumbezeichnung und Gruppenraumoptionen.
Nun können Sie die Räume starten und die Teilnehmenden in die Arbeitsgruppen oder Austauschräumen senden. Die Räume können jederzeit geschlossen werden. Die Räume bleiben vorhanden, solang der Termineintrag im Kalender bestehen bleibt.
Hinweis: Gruppenräume können nur vorab vom Organisator erstellt und benannt werden. Lediglich die Zuteilung kann noch während des Meetings vorgenommen werden.
3 Besprechungsoptionen zielgerichtet einstellen
Während dem Meeting oder des Webinars gibt es verschiedene Möglichkeiten der Interaktion:
- Chat
- Umfragen
- Reaktionen
- Audio / Video
- Präsentationen
- Whiteboard
Einige dieser Interaktionsmöglichkeiten lassen sich (de-)aktivieren, falls erwünscht. Die Optionen für die meisten Einstellungen sind unter «Besprechungsoptionen» in einer Onlinebesprechung zu finden.
Entscheiden Sie vorab oder aber auch während dem Meeting, was Sie ermöglichen möchten und was nicht.
Sie können in den Besprechungsoptionen entscheiden:
- … wer den Warteraum umgehen darf.
- … wer präsentieren darf.
- … ob die Stummschaltung durch die Teilnehmenden aufgehoben werden darf.
- … ob der Besprechungs-Chat zugelassen wird (oder die Besprechung nur ein Webinar / Vortrag) ist.
- … ob Reaktionen zugelassen werden.
Durch diese Einstellungen können Meetings, Webinare und Workshops besser gemanaged und zielgerichtet durchgeführt werden.
Highlights aus der Microsoft Ignite 2021 zu Microsoft Teams
Von 2. bis 4. März 2021 fand die Microsoft Ignite, die grosse Konferenz über die Neuigkeiten und Entwicklungen zu Microsoft Produkten, statt. Unter anderem wurden Neuerungen in Microsoft Teams vorgestellt. Seien Sie gespannt, denn es werden demnächst weitere richtig tolle Funktionen ausgerollt.
Webinar-Tipp: In meinem DigiSnack-Webinar zum Thema «Endlich bessere Online-Meetings mit den neuen Features in Microsoft Teams» vom 16. März 2021 habe ich kurz über diese neuen Features berichtet.
Hier können Sie sich das Webinar als Video kostenlos ansehen
Unter anderem werden folgende neue Funktionen vorgestellt:
- PowerPoint Live
- Presenter Mode
- Dynamic View
- Webinars
- New scenes for the together mode
- Reporting Dashboard
- Meetings with more capacity
- Action items
Wollen auch Sie endlich bessere Onlinebesprechungen abhalten? Dann freuen wir uns, Sie in unserem neuen Kurs «Meetings und Workshops interaktiv gestalten mit Microsoft Teams» zu begrüssen.