Daten richtig in Excel importieren
Aufgrund eines Datenimport-Fehlers in Excel verschwanden in Grossbritannien fast 16’000 positive Covid-Fälle aus der Statistik. Wie .csv-Dateien richtig importiert werden, zeigt Trainer Abdul Kerim Aydemir in dieser Anleitung.
Wenn beim Datenimport in Excel etwas schiefläuft, fehlen dir im besten Fall einige unbedeutende Daten, im schlimmsten Fall kann es Leben kosten. Das zeigt ein aktuelles Beispiel aus Grossbritannien:
Die zuständige Gesundheitsbehörde, Public Health England (PHE), verwaltet seit Beginn der Corona-Pandemie die Fallzahlen in Excel-Tabellen. Jedoch ist ihnen ein fataler Fehler unterlaufen.
Statt mit .xlsx haben sie das veraltete Excel-Dateiformat .xls verwendet. Eine .xls-Datei kann lediglich rund 65’000 Zeilen beinhalten, wogegen das neue Dateiformat, .xlsx bis zu rund 1 Million Zeilen auflisten kann. Dadurch sind beim Import der .csv-Datei, die unbegrenzt grosse Datenmengen beinhalten kann, knapp 16’000 positiv getestete Patienten nicht in der Statistik aufgelistet und gefährdete Kontaktpersonen nicht informiert worden.
Damit dir das nicht passiert, möchte ich dir zwei Dinge in diesem Beitrag zeigen:
- Wie erkennst du, ob deine Excel-Datei im neuen Dateiformat .xlsx erstellt ist?
- Wie importierst du grosse .csv-Dateien richtig?
1. Dateiformate in Excel erkennen
Wenn du mit den Excel-Versionen 2007 oder höher arbeitest, wird in der Regel bei einer leeren Arbeitsmappe bereits das korrekte Excel-Format (.xlsx) verwendet.
Mit der Version 2007 wurden neue Dateiformate wie .xlsx, .xlsb, .xlsm, .xltx etc. eingeführt. Dadurch werden Excel-Dateien besser komprimiert und eine höhere Sicherheit gewährleistet, zumal Makro-beinhaltende Excel-Dateien im Format .xlsm gespeichert werden müssen.
Trotzdem ist es möglich, die Arbeitsmappe auch im alten .xls-Dateiformat zu speichern. Früher war das notwendig, damit die Empfängerinnen und Empfänger einer Excel-Datei, die noch mit früheren Excel-Versionen, wie Excel 2003 und älter arbeiteten, die jeweilige Datei auch öffnen können. Seit Jahren ist das aber nicht mehr der Fall. Auch ältere Excel-Versionen können durch den sog. Kompatibilitätsmodus neuere Excel-Dateien aufstarten.
Eine Datei, die im alten .xls-Format erstellt ist, zeigt auf der Titelleiste folgende Meldung an:
Diese Meldung zeigt dir an, dass du mit dem alten Excel-Dateiformat .xls arbeitest und damit genau nur 65’036 Zeilen und 256 Spalten zur Verfügung hast und die neuesten Funktionen und Befehle wie (Prognoseblatt, Add-ins, Sparklines, etc.) nicht funktionieren. Du kannst die bestehende Datei ohne Verlust in das neue Dateiformat konvertieren.
Hierzu gehst du wie folgt vor:
- Wähle dazu die Registerkarte Datei, Informationen und klicke auf «Konvertieren».
- Bestätige die Konvertierung mit einem Klick auf «OK».
- Bestätige nun das Schliessen und das erneute Öffnen der Arbeitsmappe mit einem Klick auf «Ja».
Nun stehen dir wieder alle Funktionen deiner aktuellen Excel-Funktion zur Verfügung. Auch die erweiterte Anzahl an Zeilen und Spalten kannst du nun nutzen.
2. Importieren von .csv-Dateien in Microsoft Excel 2019 oder Microsoft Excel 365
Wir arbeiten mit grossen Datenmengen in unseren CRM- oder ERP-Systemen. Oftmals wollen wir diese analysieren und auswerten, können dies aber nicht, da diese Systeme nicht die flexibelsten und einfachsten sind.
Du hast aber die Möglichkeit deine Berichte, Tabellen oder generell deine Daten, also .csv-Dateien (oder direkt als .xlsx-Dateien) zu exportieren und diese dann in Microsoft Excel zu importieren.
In der Excel Version 2016 und aufwärts arbeiten wir dem Power Query. Mit Power Query ist es sehr einfach und effizient möglich, Daten aus vielen, verschiedenen Dateiformaten zu importieren.
Ein Beispiel:
Wir möchten eine .csv-Datei mit 100’000 Datenzeilen in Excel importieren und mit PivotTables analysieren.
Original-Datei (Customer Data.csv)
Importierte Datei (Customer Data.xlsx)
Und nun Schritt für Schritt:
1. Klicke zuerst auf den Register «Daten», um die Datenimport-Möglichkeiten einzusehen.
2. Wähle das Format oder den Bereich aus, den du in das aktive Excel-Arbeitsblatt importieren möchtest. In diesem Beispiel wählen wir den Befehl «Aus Text/CSV».
3. Wähle die Datei in deinem Windows Explorer, die du importieren möchtest.
4. Sobald du auf «Importieren» geklickt hast, erscheint das Power Query Import Fenster. Basierend auf den ersten 200 Zeilen empfiehlt dir Power Query, welches Trennzeichen das richtige ist, um die Daten aus der ersten Spalte der Original-Datei auf mehrere Spalten sinnvoll zu splitten. Hier ist es ein Komma.
5. Natürlich kann auch ein anderes Trennzeichen verwendet werden, falls Power Query nicht in der Lage ist das richtige Trennzeichen zu eruieren.
6. Im letzten Schritt musst du nur noch auf «Laden» klicken. Basierend auf deinen Eingaben wird die .csv-Datei in Microsoft Excel importiert. Dabei wird das gewünschte Trennzeichen für die Trennung der Daten verwendet.
Wie du siehst, ist dieser Vorgang sehr effizient und schnell durchführbar. Bitte beachte nun beim Speichern, dass du definitiv das neue Excel-Format .xlsx oder z.B. .xlsm ausgewählt hast, damit auch wirklich die 1’048’576 Zeilen für den Import und die Speicherung zur Verfügung stehen.
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