5 Automatisierungstipps für Excel

Im Alltag suchen wir nach Möglichkeiten unsere Arbeit schnell, effizient und ohne grossen Aufwand zu erledigen. Auch in der digitalen Welt sind einfache Hacks, die einem das Leben erleichtern, sehr gefragt. Ich möchte Ihnen fünf Automatisierungstipps für Microsoft Excel geben, die Sie nutzen können, um mühselige Aufgaben schneller zu erledigen.

Tipp 1 – Blitzvorschau statt der Funktion VERKETTEN nutzen

Oft müssen wir Textketten in einer Spalte auf mehrere Spalten aufteilen oder Inhalte aus mehreren Inhalten in einer Spalte zusammenführen. Dazu eignen sich viele Techniken. Durch die VERKETTEN Funktion haben Sie die Möglichkeit dynamisch mehrere Zellen und/oder Zeichen miteinander in einer Zelle zusammenzuführen. Um jedoch die VERKETTEN Funktion zu verwenden, müssen Sie die Syntax kennen, mit Funktionen umgehen können sowie daran denken, nach diversen Textabschnitten (wenn nötig) auch Leerzeichen einzubauen, siehe Beispiel unten:

Mit der Blitzvorschau, welche es seit der Microsoft Excel 2013er Version gibt, können Sie viel schneller und individueller Texte aus mehreren Zellen in eine Zelle zusammenführen oder aber auch in einzelne Zellen aufteilen. Die Blitzvorschau füllt Ihre Daten automatisch aus, wenn sie ein Muster erkennt.

Nehmen wir Mal an, Sie möchten eine Kombination aus Vor- und Nachnamen in einer dritten Spalte generieren (siehe Beispiel unten). Geben Sie den vollständigen Namen der ersten Person in die Zelle G2 ein und drücken Sie die EINGABETASTE. Als Nächstes beginnen Sie mit der Eingabe des nächsten vollständigen Namens in Zelle G3. Excel erkennt das Muster und zeigt eine Vorschau der restlichen Spalte an, die mit dem kombinierten Text ausgefüllt ist. Wenn Sie mit der Vorschau einverstanden sind, drücken Sie einfach die EINGABETASTE.

Ausgangslage	Resultat

Mit der Blitzvorschau können Sie schnell jegliche Kombination der Spalten vornehmen. Auch das Auseinanderteilen eines Datumwertes ist möglich. Einige Beispiele dazu finden Sie folgend:

Tipp 2 – Leere Zellen in einer Tabelle effizient entfernen

Sehr oft kommt es vor, dass sich Leerzeilen in einer grösseren Microsoft Excel Tabelle einschleichen. Sei es, dass man die Inhalte in den Zeilen hat löschen müssen oder dass man absichtlich die obere/untere Liste getrennt hat: Das Entfernen von Leerzeilen in einer grossen Liste oder Tabelle kann sehr mühselig und zeitaufwendig sein. Mit dem «Inhalte auswählen» Dialog können Sie jedoch mit einem Klick alle Leerzellen in einem markierten Bereich auswählen und diese dann entfernen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Wählen Sie z.B. das ganze Tabellenblatt aus indem Sie zwischen die Spaltenbezeichnung A und die Zeilenbeschriftung 1 klicken (das kleine Dreieck)
2. Navigieren Sie danach in die Registerkarte «Start», Gruppe «Bearbeiten» und wählen Sie den Befehl «Suchen und Auswählen» aus.
3. Im Untermenü können Sie den Befehl «Inhalte auswählen» antippen
   
4. Wählen Sie in der Auswahlliste «Leerzellen» aus und bestätigen Sie mit «OK».
   
5. Nun können Sie entweder mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Leerzellen klicken und den Befehl «Zellen löschen» betätigen oder die Tastenkombination «CTRL und –« (CTRL und Minus) nutzen.

Nun ist Ihre Liste bereinigt und Sie können mit der Bearbeitung fortfahren.

Tipp 3 – Bedingte Formatierungen nutzen, um automatisiert visuell hervorzuheben

Wenn wir mit einer grösseren Liste oder Tabelle arbeiten, möchten wir auch schnell und übersichtlich gewünschte Kriterien hervorheben. Hierzu können natürlich Filter- oder Sortieroptionen verwendet werden. Durch diese Methode verändern wir jedoch die Darstellung der Tabelle. Falls Sie die Darstellung beibehalten,  aber die wichtigsten Informationen visuell dargestellt haben möchten, nutzen Sie die bedingte Formatierung. Mit bedingter Formatierung lassen sich wichtige Informationen auf einem Arbeitsblatt schnell hervorheben. Hier unterscheiden wir zwischen integrierten Formatierungsregeln wie z.B. «alle Werte grösser als …» und der Formatierung basierend auf «Textinhalt» und eigenen Formeln.

Wenn Sie z.B. in einem variablen Excel Kalender die Samstage sowie Sonntage farblich hervorheben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie zunächst Ihren variablen Kalender in der Darstellung wie Sie ihn möchten. Eine Möglichkeit wäre wie folgt:
   
2. Als nächstes markieren Sie die Spalten A bis E ab der ersten Datumszeile, also hier ab Zeile 4, bis zur letzten Datumszeile
3. Klicken Sie im Menüband in der Registerkarte «Start», in der Gruppe «Formatvorlagen» auf den Befehl «Bedingte Formatierung» und wählen Sie «Neue Regel» aus
4. Aus der Auswahl möglicher Regeltypen, wählen Sie die letzte aus, nämlich «Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden»
5. Geben Sie die Regel ein, die die Samstage und Sonntage auffinden und danach hellgrau färben soll. Diese Regel lautet in unserem Beispiel: =WOCHENTAG($A4;2)>=6
6. Im letzten Schritt wählen Sie die Formatierung aus indem Sie auf die Schaltfläche «Formatieren…» klicken und nach Ihren Vorstellungen die Formate auswählen.
7. Bestätigen Sie mit «OK».
   

Nun sind die Samstage und Sonntag hellgrau gefärbt und lassen Sich automatisiert auf für andere Monate übertragen.

To Do Liste Juli 2019	To Do Liste September 2019

Wie Sie sehen können, lassen sich Formatierungen sehr einfach automatisieren, die Sie dann dabei unterstützen, schneller zu Ihrem gewünschten Ziel zu kommen. Tipp: Falls Sie Ihre eigene Regel erstellen möchten, schauen Sie sich zuerst die Syntax der Funktion, die Sie verwenden möchten, genau an. Sie werden in der Regeleingabe unter «Bedingte Formatierung» nicht mit der Eingabehilfe von Funktionen unterstützt.

Tipp 4 – Automatische Anpassung des Diagrammtitels basierend auf einen Zellinhalt

Wenn Sie Diagramme erstellen, fokussieren Sie sich zumeist auf die Wertachse, auf die Farben und den Diagrammtyp eines Diagrammes, um diesen schön darzustellen. Oftmals wird dabei die Wichtigkeit eines aussagekräftigen und prägnanten Titels unterschätzt.

Den Diagrammtitel können Sie jederzeit über die Kontextregisterkarte Diagrammtools (wenn das jeweilige Diagramm aktiviert ist) in der Registerkarte «Entwurf» unter dem Befehl «Diagrammelemente» aktivieren. Das Anpassen des Diagrammtitels erfolgt über ein Doppelklick in den Titel (in die Textbox über dem Diagramm) und durch Eingabe des gewünschten Titels.

Wenn sich jedoch der Titel basierend auf einen Zellinhalt automatisch ändern soll, damit Sie nicht die Änderung zwei Mal durchführen müssen, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Erstellen sie zuerst ein beliebiges Diagramm und aktivieren Sie den Diagrammtitel
2. Formatieren Sie das Diagramm in gewünschter Art und Weise
   
3. Wählen Sie den Diagrammtitel (die Textbox) am Rahmen aus und klicken Sie auf «=» gefolgt von der Auswahl der Zelle aus der der Titel übernommen werden soll (im Beispiel unten: =B1
4. Nun wird sich der Titel immer basierend auf dem Inhalt aus Zelle B1 automatisch anpassen
   

Durch diesen Vorgang sparen Sie sich viel Zeit bei einer Anpassung des Diagrammes und müssen nicht immer daran denken, dass das Diagrammelement «Diagrammtitel» noch entsprechend der Änderung angepasst werden muss.

Tipp: Diese automatische Übertragung eines Zellinhaltes auf einen Diagrammtitel können Sie für jede beliebige Textbox anwenden. Wenden Sie hierfür die Schritte wie oben erwähnt auf eine einfache Textbox an.

Tipp 5 – Erstellen Sie Ihre eigene Tastenkombination

Oftmals verbringen wir zu viel Zeit mit der Suche nach Befehlen, die wir genau JETZT benötigen. Diese Befehle in Excel sind meistens auch die, die wir immer wieder brauchen. Dieser Zeitverlust kann reduziert werden. Hierzu erstellen Sie sich Ihre eigene Tastenkombination.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie Ihr Excel mit einer leeren oder von Ihnen gewünschten Arbeitsmappe
2. In der «Symbolleiste für den Schnellzugriff» klicken Sie auf die Pfeiltaste, die nach unten zeigt.
   
3. Wählen Sie die für Sie wichtigen Befehle aus. Dies können Sie entweder über die bereits bestehende Auswahl (häufig verwendete Befehle) oder über die Auswahl «Weitere Befehle» vornehmen. Achten Sie darauf, dass Sie die Befehle in die Symbolleiste für den Schnellzugriff anheften, die nicht so einfach und schnell über das Menüband aufzufinden sind.
   
4. Wenn Sie nun auf die ALT Taste klicken, werden Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff Zahlen und im Menüband Buchstaben sehen
   
5. Nun können Sie die jeweilige Zahl für den Befehl dahinter klicken, sprich: ALT + Zahl führt den Befehl hinter der Zahl aus.

Extra-Tipp

Die Erstellung von Tastenkombinationen ist in allen Microsoft Office Applikationen möglich. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist individuell einstellbar, d.h. dass Sie nicht die gleichen Befehle, die Sie in Excel eingerichtet haben auch in Word automatisch sehen. Investieren Sie ein wenig Zeit und bereiten Sie Ihre Office Umgebung basierend auf Ihren Bedürfnissen vor.

Zusammengefasst kann gesagt werden, dass viele kleine Automatisierungen am Ende zu viel Zeitersparnis und zur Produktivitätssteigerung führen. Nutzen Sie die Möglichkeit in Excel Ihre Umgebung wunschgemäss vorzubereiten.