Sprints - rennen, aber richtig

Wie Sprints helfen können, unüberschaubare Projekte in Einzelschritten und mit interdisziplinären Teams zu bewältigen, zeigt Adrian Schaab als Teil des UX-Teams der Digicomp in diesem Erfahrungsbericht auf. Frisch aus der Praxis, für die Praxis.

Ein paar Infos vorab

Für alle, die sich unter Sprints nichts vorstellen können, noch nie mit ihnen gearbeitet haben oder doch nur den guten Hartkäse aus der Innerschweiz vor Augen haben, mag es schwer vorstellbar sein, aber diese kleine Technik aus der Welt des SCRUM macht so einiges leichter.

SCRUM, die immer beliebter werdende Form des Projektmanagements, profitiert von agilen Teams und häufigen Meetings. Und wenn ich häufig sage, meine ich täglich. Für den einen oder anderen mag das so klingen, als käme man vor lauter Besprechen gar nicht mehr zur tatsächlichen Umsetzung, aber dieser gefühlte Verbrauch der Kapazität schafft eine wesentlich höhere Effektivität in der Nutzung derselben.

Wie genau man sich das vorstellen kann, konnte ich als Teil des UX-Teams bei der Digicomp erfahren. Schlussendlich behauptete sich diese Arbeitsweise und nach anfänglicher Skepsis bin ich nun mehr als überzeugt von ihr. Ich möchte daher diese Erfahrungen teilen, um auf diesem Weg auch Anderen eine neue Möglichkeit der Zusammenarbeit aufzuzeigen.

Digicomp war nach dem erfolgreichen Relaunch des Webauftritts gut aufgestellt und bis auf ein paar kleinere Ecken und Kanten, herrschte allgemeine Zufriedenheit. Die Suchfunktion war eine dieser Kanten und mit ihrer bereichsübergreifenden Tragweite ein delikates Thema. Da innerhalb der Digicomp in immer mehr Bereichen nach SCRUM vorgegangen wird, sollte auch die Websuche entsprechend angegangen werden.

Wie man SCRUM umschreiben könnte

Zusammenfassend könnte man sagen, dass interdisziplinäre Teams mit benötigten Kompetenzen gebildet werden und eine Aufgabe zugewiesen bekommen, welche in überschaubare Teilaufgaben gegliedert wird, die es innerhalb eines Sprints (ein vorgegebener Zeitraum, in unserem Fall 2 Wochen) zu bewältigen gilt. Hierzu gehören tägliche, kurze Meetings aller Teams, regelmässige Absprachen zum Fortschritt, Besprechung der nächsten Teilaufgaben, abschliessende Präsentationen sowie Reflektion, um die Arbeitsweise weiter zu optimieren.

Wem das zu unübersichtlich scheint, findet in dieser Grafik sicher Antworten auf mögliche Fragen:

Wie die Reise begann

Ursprünglich im Technischen Support tätig, kam ich durch mein Studium des Medien Design in das UX-Team, welches mit insgesamt sechs internen sowie externen Mitarbeitenden aus verschiedensten Bereichen gebildet wurde. Bereits bei unserem ersten internen Teammeeting wurde schnell klar, wo die Kompetenzen der einzelnen Mitglieder liegen und wer welche Aufgabe übernehmen wird. Wir hatten eine feste Vorgabe, was wir innerhalb der besagten zwei Wochen erreichen sollten und konnten so sehr präzise Zwischenschritte festlegen. Anstatt dass jeder für sich an einer Aufgabe arbeitete, bis diese erledigt ist, nutzten wir Meetings und Slack als Kommunikationsplattform, um Fortschritte frühzeitig zu besprechen. So konnten grössere Änderungen am Ende vermieden und die Zeit effektiver genutzt werden.

Anfänglich erschien mir dies befremdlich, was sicher an meiner bisherigen davon abweichenden Arbeitsweise lag. Auch musste ich mich daran gewöhnen, unfertige Ergebnisse zu teilen und auf die Vorstellungskraft der Teamkollegen zu vertrauen, um agiler produzieren zu können.

Täglich zu erfahren, woran die restlichen Teams arbeiten und sofern es die eigene Arbeit tangierte, direkt Bezug nehmen zu können, erwies sich als sehr wertvoll. So wertvoll, dass ich mir mittlerweile gar nicht mehr vorstellen will, wie träge die Zusammenarbeit ohne diesen Austausch gewesen wäre.

Wir starteten mit einem Workshop zum Workflow und der Aufgabenverteilung und trafen uns erneut, um erste Ergebnisse der Teilaufgaben zusammenzutragen und Richtungen festzulegen. Gegen Ende verfeinerten wir die Resultate und präsentierten alles den restlichen Teams. Die zwei Wochen verstrichen schnell, fühlten sich sehr komprimiert an und vor allem durch die abschliessende Präsentation einer fertigen Teilaufgabe, sehr ergiebig.
Wir innerhalb des Teams waren mit den Ergebnissen zufrieden, uns gefiel die Arbeitsweise und das positive Feedback der anderen Teams bestätigte uns in unserer Wahrnehmung.

Was es noch zu sagen gibt

Natürlich arbeiten wir mittlerweile noch besser zusammen, da wir einige reflektierende Sitzungen hatten und uns besser kennen als in diesen ersten zwei Wochen. Und es gab hier und da Abläufe, die wir optimieren konnten oder kritische Themen, die angesprochen und geklärt werden mussten. Aber trotz allem war ich überrascht, wie ohne all die Verbesserungen bereits zu Beginn ein Team von sechs unterschiedlichen Menschen aus unterschiedlichen Bereichen in so kurzer Zeit, so effektiv zusammenarbeiten und hochwertigen Inhalt produzieren kann.

Ich lege daher jedem, der noch nicht die Möglichkeit hatte, es anzuwenden, nahe, sich ein wenig näher mit SCRUM auseinander zu setzen und in die Welt der Sprints einzutauchen.

Wir starten übrigens am 7. Januar in unseren neuen Sprint und ich ich freue mich bereits auf die Arbeit und Ergebnisse.