PDF drucken – 5 Stolperstein-Vermeidungs-Tipps

OK, ok, zugegeben: Es klingt schon etwas komisch, wenn man die Abkürzung «PDF» und das Wort «drucken» in einem Satz hört bzw. liest. Es gab nämlich Zeiten, da hat man das «papierlose Büro» am Horizont aufblitzen sehen. Auch trägt heute der Grossteil geschäftlicher E-Mails als Teil der automatischen Signatur Sätze wie «Be smart – read this email on your screen and not on paper!» durch die endlosen Weiten der digitalen Kommunikation.

Aber sind wir ehrlich, ganz ohne das Medium Papier und das Ausdrucken geht es (noch) nicht. Selbst ich drucke mir den Boarding-Pass für den anstehenden Flug in den All-Inclusive-Urlaub mit meinen Töchtern gern aus. Zur Sicherheit.

In diesem Blogbeitrag gibt es deshalb die fünf häufigsten Stolpersteine aus knapp 20 Jahren Kursleiter-Erfahrung, was das Ausdrucken von PDF-Dokumenten anbelangt bzw. die dazu passenden Tipps, um sie zu vermeiden.

Tipp 1 – Der Klassiker: Anpassen nicht beachtet

Was für Regeln der Kindererziehung stimmt, stimmt auch beim Ausdrucken von PDF-Dateien: Anpassung ist nicht immer nur gut.

Wird ein PDF-Dokument über den Drucken-Dialog (z.B. via CTRL+P) gedruckt, kann nebst dem gewünschten Drucker auch gewählt werden, in welcher Grösse das Dokument ausgegeben werden soll.

Normalerweise – bzw. am Häufigsten – wird dieser Dialog wohl dazu verwendet, mehrere Seiten auf ein Blatt Papier zu verkleinern, um Papier zu sparen. Ursprünglich war die Option «Anpassen» dazu gedacht, die Seitenränder beim Drucken handhaben zu können. Dabei sollen Dokumente, deren Inhalt über den druckbaren Bereich hinausragt, auf den druckbaren Bereich verkleinert werden.

Nun, das Problem:

Dabei wird das ganze Dokument zusammengestaucht, was zu unerwünschten Resultaten führen kann. Leute, die mit selbst ausgedruckten Boarding-Pässen ungläubig vor dem Scanner am Flughafen standen, können davon ein Liedchen singen.

Tipp für Vielflieger:

Auch die Option «Farbe/Toner sparen» kann zu längeren Diskussionen am Einlass zum Gate führen!

Tipp 2 – Der Internationale: Unterschiedliche Länder, unterschiedliche Papierformate.

Ging es beim ersten Stolperstein um die nicht druckbaren Randbereiche einer Seite, geht es bei diesem Stolperstein um Bereiche einer Seite, die es in einem Land gibt, in einem anderen Land aber nicht.

Man sollte ja die Gepflogenheiten seiner Urlaubsdestinationen kennen. Kennen Sie «US Legal»? Nein, das ist keine Fernsehserie, sondern ein Papierformat. Auch «US Letter» ist eines, so wie – das uns wahrscheinlich bekannteste – «DIN A4».

Wie auf der Zusammenstellung sehr schön zu sehen ist, sind die Formate ziemlich verschieden. Ist das auszudruckende PDF z.B. im Format «Legal» und soll es auf «A4» ausgedruckt werden kann das offensichtlich ganz schön kuriose Ergebnisse geben.

Wer also auf Nummer sicher gehen will, überprüft vor dem Ausdrucken das Format der PDF-Datei im Menu «Datei» > «Eigenschaften» unter «Seitenformat»:

Tipp:

Eine Übersicht der DIN-Formate gibts unter https://de.wikipedia.org/wiki/Papierformat#ISO-_und_DIN-Papierformate

Tipp 3 – Der Pingelige: Haarlinien sind manchmal zu dünn, um ausdruckbar zu sein

Unter einer «Haarlinie» versteht man nicht die perfekt sitzende Frisur des Computernutzers, sondern ganz feine und dünne Linien in einem Dokument. Unter Umständen können solche Linien beim Ausdrucken Probleme verursachen.

Warum das so ist, soll kurz erklärt werden: Stellen Sie sich vor, Sie wären der Drucker und für das «Zeichnen» der Ausgabe stehen Ihnen Buntstifte zur Verfügung. Jeder der Stifte hat eine Dicke von 1mm. Wenn Sie jetzt den (Druck-)Auftrag bekommen, eine Linie zu zeichnen, die nur halb so dick ist wie Ihre Stifte, dann sagen Sie sich vielleicht: «Aaahhh, das ist mir zu detailliert. Ich lass die Linie lieber weg, sonst wird sie zu dick!»

Schon fehlt die Linie auf dem Ausdruck. 🙁

Um das zu verhindern, gibt es in Adobe Acrobat das Werkzeug mit dem Namen «Haarlinien korrigieren», mit dem man Haarlinien dazu bringt, eine Mindest-Dicke zu erlangen:

Tipp:

Erzählen Sie Ihrem Friseur nicht vom Werkzeug «Haarlinien korrigieren», sondern lieber von Ihrem Urlaub, um Verwirrungen zu vermeiden. 😉

Tipp 4 – Der Professionelle: Farben richtig konvertieren

Ich habe Lust auf einen Kaffee und muss meine Fotokamera für die Ferienfotos aufladen. Meditieren Sie bitte in der Zwischenzeit kurz über das Bild de.wikipedia.org/wiki/Farbraum#/media/File:CIE_RGB-CMYK-Beleucht.svg, bis ich wieder da bin.

Schön, oder? Aber was sehen Sie da eigentlich? Nun, es handelt sich um unterschiedliche sogenannte «Farbräume». Ohne zu tief in die Details zu gehen, folgendes:

• Sehen Sie den roten Bogen um alles herum?
  Sie SEHEN ihn effektiv! Ausser Sie sind Farbenblind. Der rote Bogen repräsentiert nämlich die Spektralfarben, also sozusagen alle Farben, die es in der Natur gibt.
• Sehen Sie das Dreieck mit der Aufschrift «sRGB»? Oder erahnen Sie zumindest, welches es sein könnte?
  Das sind die Farben, die ein durchschnittlicher Bildschirm darstellen kann. Die Fläche deckt sich nicht mit dem roten Bogen.
• Auch die Fläche mit der Aufschrift «Euroscale Coated CMYK» – sie steht für druckbare Farben – deckt sich nicht mit der Fläche des roten Bogens.

Kurz: Was wir in echt sehen, deckt sich nicht mit dem, was wir auf Bildschirmen sehen und auch nicht mit dem, was wir auf Ausdrucken sehen.

Ein Profi möchte beim Ausdrucken natürlich «im Griff» haben – soweit das überhaupt geht –, wie die Farben aus einem Farbraum in den anderen konvertiert werden. In Adobe Acrobat kann man das mit dem Werkzeug «Farben konvertieren» sehr detailliert machen:

Tipp:

Drucken Sie mal ein und dasselbe (am besten farbige) Urlaubsfoto auf zwei unterschiedlichen Druckern aus und vergleichen Sie die Farben! Wenn Sie keinen Unterschied sehen, sind Sie wahrscheinlich ein Mann. (siehe de.wikipedia.org/wiki/Farbenblindheit)

Tipp 5 – Der All-Inclusive-Tipp: Preflight

Ich habe gestern All-Inclusive-Ferien für mich und meine Töchter gebucht. Vor dem Abflug (also pre-flight) muss ich noch so einiges erledigen. Drum in gebotener Kürze: Mit dem Werkzeug «Preflight» von Adobe Acrobat haben Sie eine wunderbare Checkliste zur Verfügung, um Ihr PDF-Dokument vor dem (professionellen) Druck zu testen:

Tipp:

Gern zeige ich Ihnen das Tool ausführlicher in einem Kurs: Druckvorstufe mit Adobe Acrobat DC («DRUACR»)

So, und jetzt: Kaffee austrinken, Kofferpacken, Boarding-Pass ausdrucken und ab an den Flughafen.