Serienbriefe erstellen mit Microsoft Dynamics 365
In folgendem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie in Microsoft Dynamics einfach Serienbriefe für Marketing-Massnahmen umsetzen können
Sie möchten Serienbriefe erstellen? Kein Problem in Dynamics 365. Dazu steht Ihnen die Serienbrief-Funktion zur Verfügung. Wir wollen Ihnen zeigen, wie Sie ganz einfach Briefe mit der Serienbrief-Funktion auf Basis der Daten in Dynamics 365 erzeugen.
Szenario «Versand eines Werbebriefs»
Sie möchten Ihren Kunden einen Werbebrief zu einem neuen Produkt senden. Bei den Kunden handelt es sich um Endverbraucher, die in Dynamics 365 als Kontakte erfasst sind.
Folgende Schritte müssen Sie vorbereiten:
- Erstellung des Werbebriefs
- Selektion der Kunden und Erstellen des Serienbriefs
Der Versand erfolgt auf Basis der Selektion über die Serienbrief-Funktion.
Erstellung des Werbebriefs
Den Werbebrief erstellen Sie mit Microsoft Word. Speichern Sie diesen als «Word XML-Dokument (*.xml)».
Nun können Sie den Werbebrief wie folgt als Vorlage in Dynamics 365 hochladen. Folgen Sie dazu dem Pfad «Einstellungen/Unternehmen/Vorlagen/Seriendruckvorlagen».
Über den Button Neu (1) können Sie Ihre Vorlage in das Dynamics 365 laden. Vergeben Sie dazu einen Namen für die Seriendruckvorlage (2), wählen Sie im Feld «zugeordnete Entität» den Eintrag Kontakt (3) aus und wählen Sie den Werbebrief über den Button «Datei auswählen» (4) aus. Den Upload schliessen Sie mit dem Button «Anfügen» (5) ab.
Klicken Sie danach auf den Button «Datenfelder». Hier können Sie sehen, welche Felder im Standard von den Kontakten übergeben werden. In unserem Fall benötigen wir zusätzlich das Feld «Briefanrede». Selektieren Sie das Feld und bestätigen Sie anschliessend mit «OK».
Der nächste Schritt ist das Einfügen der Seriendruckfelder in Ihren Werbebrief. Dazu betätigen Sie den Button «Vorlage in Word bearbeiten»
Je nach Umgebung müssen Sie beim Start des MS Word Sicherheitsabfragen bestätigen (Bearbeitung aktivieren, Inhalt aktivieren) und eventuell unter dem Menüpunkt «Sendungen» und den «CRM»-Button betätigen.
Nun können Sie die Seriendruckfelder über den Button «Seriendruckfeld einfügen» einfügen. Setzen Sie dazu den Cursor an die Stelle, an die Sie ein Seriendruckfeld einfügen wollen und wählen Sie aus der Liste der Seriendruckfelder das passende aus.
Ihre Vorlage sollte in etwas wie folgt aussehen:
Um Ihre Vorlage nun im Dynamics 365 zu speichern, müssen Sie zum Schritt 4 von 4 navigieren und dann die Option «Vorlage in Dynamics 365 hochladen» wählen und das folgende Abfragefenster mit «Ja» bestätigen.
Die Selektion der Kunden über eine Ansicht macht in der Regel nur Sinn, wenn Sie eine überschaubare Anzahl von Kunden per Serienbrief anschreiben wollen.
Selektion der Kunden und Erstellen des Serienbriefs
Zur Selektion der Kunden stehen 3 verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- Aus einer Ansicht
- Über die erweiterte Suche
- Mit Hilfe einer Marketingliste
Die Schritte nach der Selektion sind bei allen genannten Möglichkeiten dieselben. Daher wird das Erstellen des Serienbriefs auf Basis einer Ansicht erstellt. In unserem Beispiel wollen wir den Werbebrief an alle Kunden senden, die in einem Ort wohnen, dessen Postleitzahl mit 3 beginnt. Dazu haben wir eine entsprechende Ansicht erstellt, in der über die Menüleiste «Hinzufügen/Seriendruck» die Serienbrief-Funktion gestartet wird.
Wählen Sie den Serienbrieftyp «Brief» und selektieren Sie «Persönliche Seriendruckvorlage», die Sie erstellt haben (In unserem Fall den Werbebrief für die Sportuhr Januar 2018). Durch Klicken auf «Herunterladen» wird Microsoft Word geöffnet und die selektierten Kontakte werden übergeben.
Nun werden Ihnen in Microsoft Word die Kontakte angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, einzelne Adressen zu deaktivieren oder eine Duplikatsuche zu starten.
Wechseln Sie von Schritt 1 zu Schritt 2 und die erste Adresse wird Ihnen angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit, die einzelnen Briefe anzusehen. Mit Hilfe der Navigation können Sie von einer Adresse zur nächsten gehen.
Falls Sie keine Anpassungen mehr vornehmen wollen, gehen Sie zum Schritt 3 und klicken Sie den Button «Individuelle Briefe bearbeiten».
Die Briefe werden in einem Dokument zusammengefügt. Da wir 18 Kontakte selektiert haben, erhalten wir ein Dokument mit 18 Seiten, die ausgedruckt werden können. Bei der Übergabe der Kontakte an Microsoft Word erfolgt die Abfrage, ob in Dynamics 365 zu jedem Kontakt eine Aktivität vom Typ «Brief» angelegt werden soll. Wählen Sie «Microsoft Dynamics 365-Aktivitäten» erstellen, wenn Sie zu jedem Kontakt eine Aktivität vom Typ «Brief» wünschen und in der Notiz der Aktivität das einzelne Dokument angehängt werden soll.
Fazit
Die Serienbrief-Funktion ist eine sehr gute Unterstützung von Marketingaktionen. Dabei beschränken sich die Möglichkeiten nicht nur auf Briefe. Ebenfalls lässt sich der Ausdruck von Adressen auf Etiketten schnell und einfach bewerkstelligen.
Die Serienbrief-Funktion ist jedoch nur eine von vielen Marketing-Funktionen des Dynamics 365. Haben Sie Interesse an weiteren Funktionen, wäre der Besuch des Kurses Marketing in Microsoft Dynamics CRM («MCRM») für Sie das Richtige. In dem Kurs werden Ihnen die Möglichkeiten der Funktionen Erweiterte Suche, Schnellkampagnen und Marketinglisten anhand von Praxisbeispielen erklärt.