Serienbriefe erstellen mit Microsoft Dynamics 365
In folgendem Beitrag zeigen wir dir, wie in Microsoft Dynamics einfach Serienbriefe für Marketing-Massnahmen umsetzen kannst.
Möchtest du Serienbriefe erstellen? Kein Problem in Dynamics 365. Dazu steht dir die Serienbrief-Funktion zur Verfügung. Wir wollen dir zeigen, wie du ganz einfach Briefe mit der Serienbrief-Funktion auf Basis der Daten in Dynamics 365 erzeugen.
Szenario «Versand eines Werbebriefs»
Möchtest du deinen Kunden einen Werbebrief zu einem neuen Produkt senden. Bei den Kunden handelt es sich um Endverbraucher, die in Dynamics 365 als Kontakte erfasst sind.
Folgende Schritte musst du vorbereiten:
- Erstellung des Werbebriefs
- Selektion der Kunden und Erstellen des Serienbriefs
Der Versand erfolgt auf Basis der Selektion über die Serienbrief-Funktion.
Erstellung des Werbebriefs
Den Werbebrief erstellst du mit Microsoft Word. Speichere ihn als «Word XML-Dokument (*.xml)».
Nun kannst du den Werbebrief wie folgt als Vorlage in Dynamics 365 hochladen. Folge dazu dem Pfad «Einstellungen/Unternehmen/Vorlagen/Seriendruckvorlagen».
Über den Button Neu (1) kannst du deine Vorlage in Dynamics 365 laden. Vergib dazu einen Namen für die Seriendruckvorlage (2), wähle im Feld «zugeordnete Entität» den Eintrag Kontakt (3) aus und wähle den Werbebrief über den Button «Datei auswählen» (4) aus. Schliesse den Upload mit dem Button «Anfügen» (5) ab.
Klicke danach auf den Button «Datenfelder». Hier kannst du sehen, welche Felder im Standard von den Kontakten übergeben werden. In unserem Fall benötigen wir zusätzlich das Feld «Briefanrede». Selektiere das Feld und bestätige anschliessend mit «OK».
Der nächste Schritt ist das Einfügen der Seriendruckfelder in deinen Werbebrief. Dazu betätige den Button «Vorlage in Word bearbeiten»
Je nach Umgebung musst du beim Start von MS Word Sicherheitsabfragen bestätigen (Bearbeitung aktivieren, Inhalt aktivieren) und eventuell unter dem Menüpunkt «Sendungen» den «CRM»-Button betätigen.
Nun kannst du die Seriendruckfelder über den Button «Seriendruckfeld einfügen» einfügen. Setze dazu den Cursor an die Stelle, an die du ein Seriendruckfeld einfügen willst, und wähle aus der Liste der Seriendruckfelder das passende aus.
Deine Vorlage sollte in etwa wie folgt aussehen:
Um deine Vorlage nun in Dynamics 365 zu speichern, musst du zu Schritt 4 von 4 navigieren und dann die Option «Vorlage in Dynamics 365 hochladen» wählen und das folgende Abfragefenster mit «Ja» bestätigen.
Die Selektion der Kunden über eine Ansicht macht in der Regel nur Sinn, wenn du eine überschaubare Anzahl von Kunden per Serienbrief anschreiben willst.
Selektion der Kunden und Erstellen des Serienbriefs
Zur Selektion der Kunden stehen 3 verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- Aus einer Ansicht
- Über die erweiterte Suche
- Mit Hilfe einer Marketingliste
Die Schritte nach der Selektion sind bei allen genannten Möglichkeiten dieselben. Daher wird das Erstellen des Serienbriefs auf Basis einer Ansicht durchgeführt. In unserem Beispiel wollen wir den Werbebrief an alle Kunden senden, die in einem Ort wohnen, dessen Postleitzahl mit 3 beginnt. Dazu haben wir eine entsprechende Ansicht erstellt, in der über die Menüleiste «Hinzufügen/Seriendruck» die Serienbrief-Funktion gestartet wird.
Wähle den Serienbrieftyp «Brief» und selektiere «Persönliche Seriendruckvorlage», die du erstellt hast (in unserem Fall den Werbebrief für die Sportuhr Januar 2018). Durch Klicken auf «Herunterladen» wird Microsoft Word geöffnet und die selektierten Kontakte werden übergeben.
Nun werden dir in Microsoft Word die Kontakte angezeigt und du hast die Möglichkeit, einzelne Adressen zu deaktivieren oder eine Duplikatsuche zu starten.
Wechsle von Schritt 1 zu Schritt 2 und die erste Adresse wird dir angezeigt. Du hast nun die Möglichkeit, die einzelnen Briefe anzusehen. Mit Hilfe der Navigation kannst du von einer Adresse zur nächsten gehen.
Falls du keine Anpassungen mehr vornehmen willst, gehe zu Schritt 3 und klicke den Button «Individuelle Briefe bearbeiten».
Die Briefe werden in einem Dokument zusammengefügt. Da wir 18 Kontakte selektiert haben, erhalten wir ein Dokument mit 18 Seiten, die ausgedruckt werden können. Bei der Übergabe der Kontakte an Microsoft Word erfolgt die Abfrage, ob in Dynamics 365 zu jedem Kontakt eine Aktivität vom Typ «Brief» angelegt werden soll. Wähle «Microsoft Dynamics 365-Aktivitäten» erstellen, wenn du zu jedem Kontakt eine Aktivität vom Typ «Brief» wünschst und in der Notiz der Aktivität das einzelne Dokument angehängt werden soll.
Fazit
Die Serienbrief-Funktion ist eine sehr gute Unterstützung von Marketingaktionen. Dabei beschränken sich die Möglichkeiten nicht nur auf Briefe. Ebenfalls lässt sich der Ausdruck von Adressen auf Etiketten schnell und einfach bewerkstelligen.
Die Serienbrief-Funktion ist jedoch nur eine von vielen Marketing-Funktionen des Dynamics 365. Hast du Interesse an weiteren Funktionen, wäre der Besuch des Kurses Marketing in Microsoft Dynamics CRM («MCRM») das Richtige für dich. In dem Kurs werden dir die Möglichkeiten der Funktionen Erweiterte Suche, Schnellkampagnen und Marketinglisten anhand von Praxisbeispielen erklärt.
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