Excel-Vorlagen in Microsoft Dynamics 365
Erstelle jetzt Berechnungen und Listen in Microsoft Dynamics mit Hilfe der Funktion «Excel-Vorlagen». Wir zeigen dir wie’s geht.
In Dynamics 365 steht die Funktion Excel-Vorlagen zur Verfügung. Damit kannst du auf einfache Art und Weise Berechnungen auf Basis der Daten in Dynamics 365 vornehmen. Ich zeige in diesem Beitrag, wie du mit Hilfe von Excel-Vorlagen eine Geburtstagsliste generieren kannst.
Szenario Geburtstagsliste – klingt trivial
Es ist eigentlich eine Funktion, die du von einem CRM-System «Out of the Box» erwarten würdest – aber in Dynamics 365 suchst du diese vergeblich – die tagesaktuelle Geburtstagsliste der Kontakte. Die Eingabemaske eines Kontakts weist ein Feld «Geburtstag» auf, jedoch ist dieses nicht mit einer Logik verknüpft. Die Logik müsste zuerst das Jahr ignorieren und nur den Tag und den Monat mit dem aktuellen Datum abgleichen. Übereinstimmungen ergeben die Geburtstagsliste.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Anforderung umzusetzen
- Programmierung eines Reports auf Basis des Feldes «Geburtstag»
- Programmierung einer Funktion, die einmal pro Tag eine Berechnung durchführt und bei Übereinstimmungen einen Wert «Hat heute Geburtstag» auf «Ja» setzt
- Selektionen auf Basis des Werts «Hat heute Geburtstag»
Diese Möglichkeiten verursachen Programmieraufwand, der in der Regel teuer ist und einen Wartungsanteil nach sich zieht (Kompatibilität bei Upgrades).
Übersicht der Schritte zur Erstellung einer Excel-Vorlage
Das Schaubild zeigt die Arbeitsschritte zur Erstellung von Excel-Vorlagen. Die einzelnen Schritte werden wir in unserem Beispiel anwenden.
Quelle: Microsoft Dynamics 365
Help Yourself – Erstellen einer Geburtstagsliste mit Hilfe einer Excel-Vorlage
Wie bereits erwähnt, kannst du in einer Excel-Vorlage Berechnungen vornehmen. Ich zeige dir nun, wie du eine Excel-Vorlage aufbauen kannst, in der du das Alter des Kontakts errechnen kannst und die Zeile derjenigen Kontakte kennzeichnen kannst, die Geburtstag haben.
Hierzu navigierst du zu den Kontakten und wählst die Ansicht «Aktive Kontakte». Danach wählst du «Excel-Vorlagen/Excel-Vorlage erstellen»
Füge nun unter «Spalten bearbeiten» die Spalte «Geburtstag» hinzu.
Wähle nun «Spalte hinzufügen» und selektiere «Geburtstag».
Danach wählst du die Funktion «Datei herunterladen».
Öffne die Excel-Vorlage. Die Namensgebung ist vom System nach dem Muster «Aktive Kontakte Tagesdatum Uhrzeit.xlsx» vorgegeben. Nachdem du die Warnhinweise bestätigt hast, kannst du das Excel-Template bearbeiten. Füge eine Spalte mit der Spaltenüberschrift «Alter» und eine Spalte mit der Spaltenüberschrift «Geburtstag?» ein. Füge folgende Formeln in die Spalten ein:
• Alter
o =(JAHR(JETZT())-JAHR(@Geburtstag))
• Geburtstag?
o =WENN(UND(TAG(@Geburtstag)=TAG(HEUTE()),MONAT(@Geburtstag)=MONAT(HEUTE())),"Geburtstag","")
Danach sortierst du die Spalte M von Z bis A.
Deine Excel-Vorlage sollte nun wie folgt aussehen:
Speichere die Excel-Vorlage lokal und wähle danach im Dialog «Excel-Vorlagen» den Befehl «Hochladen».
Gib eine Beschreibung für deine Excel-Vorlage ein und speichere die Vorlage.
Aufruf der Geburtstagsliste
Nach dem Upload der Vorlage kannst du diese nun unter dem Menü «Excel-Vorlagen/Eigene Excel-Vorlagen/Geburtstagliste» aufrufen. Dabei kannst du zwischen «In Excel Online öffnen» und «Geburtstagsliste herunterladen» wählen. «Excel Online öffnen» zeigt den Inhalt in einer browserbasierten Excel-Version an, die jedoch in der Funktionalität weit hinter dem steht, was in einem vollwertigen Excel zur Verfügung steht. Wählst du «Geburtstagliste herunterladen», so öffnet sich nach dem Download das Dokument im lokalen Excel mit der gewohnten Funktionalität.
Weiterverarbeitung der Geburtstagsliste
Nun hast du die Basis geschaffen und die Kontakte identifiziert, die heute Geburtstag haben. Zur weiteren Verarbeitung bieten sich nun folgende Möglichkeiten an:
- Ausserhalb von Dynamics 365
- Copy & Paste der E-Mail Adressen in ein Geburtstags-E-Mail-Template via Outlook
- Verwendung der gefilterten Excel-Datei (Spalte M enthält «Geburtstag») für die Generierung von Serienbriefen mit MS Word
- Individuelle Telefonanrufe
- Innerhalb von Dynamics 365
- Selektion der Kontakte mithilfe der erweiterten Suche und Verwendung der Funktion «Zur Marketingliste hinzufügen»
- Manuelle Aufnahme der Kontakte in eine statische Marketingliste
- Anwendung der Marketingliste auf die Aktivität Brief oder E-Mail mit oder ohne Tracking der Aktivität
Fazit
Wünschenswert wäre eine integrierte Funktion innerhalb von Dynamics 365. Diese ist derzeit nur mit zusätzlichem Programmieraufwand möglich. Generell stellt sich die Frage der Anwendbarkeit und Verhältnismässigkeit. Hast du einen Adressbestand von mehreren Tausend Kontakten, bei denen jeden Tag mehr als 20 Kontakte Geburtstag haben, so lohnt sich der Aufwand für den integrierten Ansatz.
In den meisten Firmen ist jedoch der Adressbestand wesentlich kleiner und die Anzahl der Kontakte, denen du aktiv Geburtstagsgrüsse zukommen lassen willst, noch geringer. Darüber hinaus wird die Ausführung von Geburtstagsgrüssen eher den Kundenbetreuerinnen und Kundenbetreuern überlassen, die individuell mit dem Kontakt kommunizieren wollen. Für diesen Einsatzzweck ist die vorgestellte Vorgehensweise eine gute Alternative.
Der folgende Link bietet Informationen über weitere Einsatzmöglichkeiten der Excel-Vorlagen: (www.microsoft.com/de-de/dynamics/crm-customer-center/analyze-your-data-with-excel-templates
Hier findest du ein sehr gutes Beispiel zur Verwendung von Sales-Analysen unter Einsatz von Grafiken. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt und das Beispiel gibt eine Vorstellung davon, was du mit Excel-Vorlagen umsetzen kannst. In vorherigen Versionen des Dynamics CRM war man hier auf Programmierer angewiesen und in der Regel war dies mit einem Aufwand von ca. 6 Manntagen verbunden. Dazu kommt die fehlende Flexibilität bei selbst geringfügigen Anpassungen an dem Report.