KANBAN – Eine Arbeitstechnik zur Prozessverbesserung

Je mehr man sich mit seinen Kollegen oder im Bekanntenkreis unterhält, desto mehr fällt auf, dass die Arbeitslast in Unternehmen enorm gestiegen ist. Der Druck, in einem Unternehmen zu performen, wächst stetig, was häufig dem Effizienzgedanken geschuldet ist. Eine strukturierte Arbeitsweise ist deshalb sowohl im persönlichen Arbeitsumfeld als auch bei der Planung von Projekten von grosser Relevanz. KANBAN Boards können in dieser Situation eine Unterstützung sein.

Bei grosser Vielfältigkeit der Aufgaben oder hoher Komplexität kann man schnell den Überblick verlieren, was noch alles zu tun ist, welche Aufgaben in Abhängigkeit zueinander stehen und wie ausgelastet ein Mitarbeiter wirklich ist. Damit dies nicht passiert bzw. besser gesteuert werden kann, bieten sich Visualisierungstechniken an, die die aktuellen Arbeitspakete sowie deren Status aufzeigen.

Eine äussert beliebte Methode sind die KANBAN Boards, die sich vor allem in der IT durchgesetzt haben. Ein KANBAN Board ist schnell aufgebaut:

• Man definiert die verschiedenen relevanten Arbeitszustände
• Man unterteilt das Projekt oder die Aufgaben in einzelne Arbeitspakete
• Man setzt Status, üblicherweise «To Do», «In Work», «Done» (und bei Bedarf zusätzliche Status)

Durch die Status unterscheidet sich die KANBAN-Methode auch von einer einfachen To-Do-Liste, da man auf einen Blick sieht, in welchem Status sich eine Aufgabe befindet. Durch die Verwendung von Post-its wird der Wechsel von Aufgabenstatus visualisiert. Das Post-it mit Aufgabe 1 wird ganz einfach händisch auf dem Board von der Spalte «In Work» in die Spalte «Done» geschoben/umgeklebt. Nachfolgend ist ein einfaches Beispiel eines KANBAN Boards zu sehen, wie es häufig im Büro oder auch im privaten Arbeitsumfeld verwendet wird.

KANBAN Boards für die Optimierung von Prozessen einsetzen

Die Stärke des KANBAN Boards liegt allerdings nicht nur in der blossen Visualisierung und Planung. Es kann vor allem auch in der Prozessoptimierung eingesetzt werden. Das Tool hat denn auch seinen Ursprung im Prozessmanagement: KANBAN Boards kommen aus dem Produktionsprozess, wo man sie zur Reduktion der Lagerbestände und der Durchlaufzeiten einsetzt.

Zur Vermeidung von Bottlenecks in Projektteams und zur gleichmässigen Auslastung, können die einzelnen Teammitglieder horizontal zum Board hinzugefügt werden. So werden die Aufgaben pro Mitarbeiter visuell und für alle sichtbar einander gegenübergestellt. Damit lassen sich Kapazitäten besser planen und Schlüsselmitarbeiter werden entlastet. Dies eignet sich besonders zur Steuerung eines Projektteams oder für Teams mit ähnlichen Aufgabengebieten.

Keine Aufgabe geht verloren dank dem Backlog-Gefäss

Zur besseren Steuerung von Neuentwicklungen sowie zur Vermeidung von Doppelspurigkeiten kann das Backlog-Gefäss genutzt werden. Das Backlog-Gefäss fungiert als Auffangbecken, damit keine Anfragen in der Masse untergehen. Bei gegebener Zeit werden die Anfragen im Backlog-Gefäss geprüft und bei Erfolg in den «To Do»-Zustand überführt. Dadurch wird das Arbeitspaket anschliessend aktiv durch einen Mitarbeiter bearbeitet. Durch die zentrale Backlog-Führung werden die Abläufe schlanker und die Mitarbeiter entlastet. Dies ist besonders für IT-nahe Bereiche interessant, da diese innerhalb einer Organisation häufig mit sehr vielen Anfragen für neue Funktionen und Verbesserungen angefragt werden.

Für besonders kritische Arbeiten bietet sich zuoberst eine sogenannte Fastlane an. Solche Anfragen werden sofort gekennzeichnet und schneller bearbeitet bzw. abgeschlossen. Dies ist vor allem für Arbeitspakete mit hohem Risiko oder hoher Dringlichkeit in einem Projekt interessant, um frühzeitig Risiken zu erkennen und dadurch Fehlern oder Projektverzögerungen vorzubeugen.

Wie geht man vor?

Solche individuellen und etwas grösseren Boards eignen sich besonders für komplexe und lange Projekte. Als Beispiel nehmen wir die Entwicklung einer neuen Software.

Zunächst wird das Vorhaben in einzelne abschliessbare Arbeitspakete unterteilt. Es gilt zu beachten, dass die Stückelung der Arbeit in dieser Phase ein sehr wichtiger Bestandteil ist. Bei einem Arbeitspaket sollte es sich um ein klares Lieferobjekt handeln, das einzeln abgeschlossen werden kann. Sobald ein Arbeitspaket vom Backlog verwendet wird, wird dies in die Analyse überführt, bevor es in die Entwicklung und ins Testing überführt und zuletzt als «Done» klassifiziert wird. Abhängigkeiten können über Farben oder Symbole visualisiert werden.

Für wen eignen sich KANBAN Boards?

KANBAN Boards eignen sich besonders in Kombination mit agilen Methoden, da bei diesen auf iterative und inkrementelle Entwicklung gesetzt wird. Nutzt man beispielsweise SCRUM, so ist das KANBAN Board ein sehr wesentliches Medium im DailyScrum, um den Projektfortschritt, die Risiken sowie den Gesamtstatus des Projekts im Überblick zu haben und schnell eingreifen zu können, falls etwas nicht wie geplant läuft.

Aufbau und Struktur des KANBAN Boards sind beliebig nach Anwendungsfall anpassbar. Hat man einmal ein solches Board aufgesetzt, sollte es immer wieder auf Aufgabenmenge, Struktur und Aufbau überprüft werden. Das Board entwickelt sich mit dem jeweiligen Team weiter und wird so zum stetigen Begleiter im Arbeitsalltag.