Adressen aus Excel-Dateien einfach in Microsoft Dynamics 365 importieren

Sie planen eine Marketingaktion und kaufen Adressen von einem Adressbroker. Nun wollen Sie diese in Dynamics 365 CRM bearbeiten. Der Adressbroker sendet Ihnen eine Excel-Datei mit den Adressen – nur: Wie bekommen Sie diese jetzt schnell und einfach ins CRM? Microsoft Dynamics 365 bietet Ihnen mit der Import-Funktion eine gute Möglichkeit. Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie effizient ans Ziel gelangen.

Analyse der Adressen vom Adressbroker

Zuerst müssen Sie prüfen, welche Informationen in der Excel-Datei zur Verfügung stehen, und festlegen, in welchen Feldern vom Dynamics 365 Sie diese benötigen. Anbei ein Auszug einer Beispieldatei, die so vom Adressbroker geliefert werden könnte:

Insgesamt wurden 826 Adressen geliefert. In der Regel sind diese Adressen «unqualifiziert». Sie können beim Einkauf der Adressen noch nicht absehen, wie viele Kunden Sie daraus generieren können. Daher sollten Sie die Adressen als Datensatztyp «Lead» importieren. Können Sie einen Kunden qualifizieren, konvertieren Sie diesen in einen Kontakt oder eine Firma. Die restlichen unqualifizierten Leads werden im System disqualifiziert (deaktiviert) oder auch direkt wieder gelöscht.

Sehen wir uns den Lead im Dynamics 365 an. Schnell sind die Felder identifiziert, die als Zielfelder dienen sollen. Im folgenden Beispiel habe ich alle Felder mit denselben Spaltenbezeichnungen versehen, die der Adressbroker in seiner Excel-Datei verwendet hat:

Nun können Sie eine Zuordnung vornehmen:

Beachten Sie, dass das Feld «Thema» im Lead ein Mussfeld ist. Dies macht auch durchaus Sinn, damit Sie den Lead später wieder zuordnen können. Wählen Sie zum Beispiel den Grund für den Adresseinkauf – «Adresseinkauf Juni 2017 zur Marketingaktion xyz».

Vorbereiten der Import-Datei

Microsoft Dynamics 365 stellt Ihnen Vorlagen für den Import zur Verfügung. Sie finden diese beim jeweiligen Datensatztyp in der Menüleiste unter «Daten importieren».

Sie erhalten eine Importvorlage, die viel mehr Felder beinhaltet, als Sie benötigen. Für den Lead wird eine Vorlage mit 43 Feldern generiert. Löschen Sie einfach die Spalten aus der Importvorlage, die Sie nicht benötigen. Vorsicht: Denken Sie an die Spalte «Thema» – das Feld wird nicht vom Adressbroker geliefert, ist jedoch im Lead ein Mussfeld und muss daher beim Import hinzugefügt werden!

Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:

Übernahme der Daten des Adressbrokers in die Import-Datei

Nun kommen Ihre Office-Standard-Kenntnisse zum Einsatz. Das gute alte «Copy & Paste» ist hier die erste Wahl. Markieren Sie hierzu alle Zeilen, die Adressdaten enthalten. Betätigen Sie die rechte Maus-Taste und wählen Sie «Kopieren» (oder auch CTRL + C für die Shortcut-Kenner), wechseln Sie zu Ihrer Import-Datei, stellen Sie den Zellzeiger in die Zelle D2, betätigen Sie die rechte Maus-Taste und wählen Sie «Einfügen» (oder auch CTRL + V für die Shortcut-Kenner). Nun haben Sie die Import-Datei mit den Daten des Adressbrokers versehen.

Was nun noch fehlt, ist die Angabe des Themas. Tragen Sie dieses manuell in die Zelle J2 ein und füllen Sie alle Zellen der Spalte J, in denen eine Adresse steht. Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:

Speichern Sie diese Datei, damit Sie diese anschliessend beim Import verwenden können.

Ausführen des Datenimports in Dynamics 365

Die Import-Funktion «Daten importieren» finden Sie dort, wo Sie bereits die Vorlage heruntergeladen haben:

Im folgenden Dialogfenster wählen Sie Ihre Import-Datei und bestätigen den Dialog mit «Weiter»:

Im folgenden Fenster können Sie angeben, ob Duplikate beim Import zugelassen werden sollen und welcher Mitarbeiter die Datensätze später bearbeiten soll (Besitzer). Sie können den Besitzer zu einem späteren Zeitpunkt erneut zuordnen. Dabei können Sie einzelne Benutzer Ihrer Organisation oder Teams auswählen. Bestätigen Sie den Dialog mit «Absenden».

Die Übermittlung zum Import wird mit folgendem Fenster quittiert. Mit dem Link «Importe» können Sie das Ergebnis Ihres Imports überprüfen.

Bestätigen Sie den Dialog mit «Fertig stellen».

Überprüfen des Imports

Bei der Betätigung des Links «Importe» öffnet sich ein Fenster mit den Ergebnissen des Imports:

Rufen Sie die Details des Imports auf, werden Ihnen die Details des Imports angezeigt. Hier können Sie sehen, ob der Import wie geplant erfolgreich ausgeführt wurde, oder ob Datensätze teilweise importiert wurden oder es Fehler gegeben hat.

In unserem Beispiel haben wir 826 «Leads vollständig importiert», keine «Leads teilweise importiert» und keine «Fehler».

Wechseln Sie nun in die Ansicht der Leads. Hier sehen Sie die importierten Daten und können mit der Qualifizierung der Leads beginnen.

Fazit

Die Import-Funktion von Microsoft Dynamics 365 ist mittlerweile ausgereift und einfach zu bedienen. Probieren Sie die Funktion einfach mal aus – Sie werden schnell Gefallen daran finden.

Beachten Sie, dass eine gute Marketingaktion mehr als nur den Einkauf und den Import von Adressdaten umfasst. Machen Sie sich vorher Gedanken darüber, wer Ihre Zielgruppe ist, von wem Sie die Daten beziehen wollen, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie an die Zielgruppe über welche Kanäle vertreiben wollen und wie Sie die Aufträge und Rechnungen im Falle eines Verkaufs bearbeiten wollen. Mircosoft Dynamics 365 bietet Ihnen mit dem Verkaufsprozess einen systemunterstützten Prozess vom Lead über die Verkaufschance bis hin zu Auftrag und Rechnung. Falls Sie dieser Prozess interessiert, sollten Sie sich das Schulungsangebot der Digicomp ansehen. Der Kurs Sales Management in Microsoft Dynamics CRM («SMCRM») beschäftigt sich mit diesen Fragestellungen.