Adressen aus Excel-Dateien einfach in Microsoft Dynamics 365 importieren
Microsoft Dynamics 365 bietet gute Import- Funktionen für den Import von Adressen aus Excel. Im folgenden Artikel zeigen wir dir wie’s geht.
Du planst eine Marketingaktion und kaufst Adressen von einem Adressbroker. Nun willst du diese in Dynamics 365 CRM bearbeiten. Der Adressbroker sendet dir eine Excel-Datei mit den Adressen – nur: Wie bekommst du diese jetzt schnell und einfach ins CRM? Microsoft Dynamics 365 bietet dir mit der Import-Funktion eine gute Möglichkeit. Im folgenden Artikel zeigen wir dir, wie du effizient ans Ziel gelangst.
Analyse der Adressen vom Adressbroker
Zuerst musst du prüfen, welche Informationen in der Excel-Datei zur Verfügung stehen, und festlegen, in welchen Feldern von Dynamics 365 du diese benötigst. Anbei ein Auszug einer Beispieldatei, die so vom Adressbroker geliefert werden könnte:
Insgesamt wurden 826 Adressen geliefert. In der Regel sind diese Adressen «unqualifiziert». Du kannst beim Einkauf der Adressen noch nicht absehen, wie viele Kunden du daraus generieren kannst. Daher solltest du die Adressen als Datensatztyp «Lead» importieren. Kannst du einen Kunden qualifizieren, konvertierst du diesen in einen Kontakt oder eine Firma. Die restlichen unqualifizierten Leads werden im System disqualifiziert (deaktiviert) oder auch direkt wieder gelöscht.
Sehen wir uns den Lead im Dynamics 365 an. Schnell sind die Felder identifiziert, die als Zielfelder dienen sollen. Im folgenden Beispiel habe ich alle Felder mit denselben Spaltenbezeichnungen versehen, die der Adressbroker in seiner Excel-Datei verwendet hat:
Nun kannst du eine Zuordnung vornehmen:
| Spalte in Excel-Datei | Feld im Dynamics 365 |
| Anrede | Anrede |
| Vorname | Vorname |
| Name | Name |
| Strasse + Nr | Strasse 1 |
| PLZ | Postleitzahl |
| Ort | Ort |
Beachte, dass das Feld «Thema» im Lead ein Mussfeld ist. Dies macht auch durchaus Sinn, damit du den Lead später wieder zuordnen kannst. Wähle zum Beispiel den Grund für den Adresseinkauf – «Adresseinkauf Juni 2017 zur Marketingaktion xyz».
Vorbereiten der Import-Datei
Microsoft Dynamics 365 stellt dir Vorlagen für den Import zur Verfügung. Du findest diese beim jeweiligen Datensatztyp in der Menüleiste unter «Daten importieren».
Du erhältst eine Importvorlage, die viel mehr Felder beinhaltet, als du benötigst. Für den Lead wird eine Vorlage mit 43 Feldern generiert. Lösche einfach die Spalten aus der Importvorlage, die du nicht benötigst. Vorsicht: Denke an die Spalte «Thema» – das Feld wird nicht vom Adressbroker geliefert, ist jedoch im Lead ein Mussfeld und muss daher beim Import hinzugefügt werden!
Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:
Übernahme der Daten des Adressbrokers in die Import-Datei
Nun kommen deine Office-Standard-Kenntnisse zum Einsatz. Das gute alte «Copy & Paste» ist hier die erste Wahl. Markiere hierzu alle Zeilen, die Adressdaten enthalten. Betätige die rechte Maus-Taste und wähle «Kopieren» (oder auch «CTRL + C» für die Shortcut-Kenner), wechsle zu deiner Import-Datei, stelle den Zellzeiger in die Zelle D2, betätige die rechte Maus-Taste und wähle «Einfügen» (oder auch «CTRL + V» für die Shortcut-Kenner). Nun hast du die Import-Datei mit den Daten des Adressbrokers versehen.
Was nun noch fehlt, ist die Angabe des Themas. Trage dieses manuell in die Zelle J2 ein und fülle alle Zellen der Spalte J, in denen eine Adresse steht. Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:
Speichere diese Datei, damit du sie anschliessend beim Import verwenden kannst.
Ausführen des Datenimports in Dynamics 365
Die Import-Funktion «Daten importieren» findest du dort, wo du bereits die Vorlage heruntergeladen hast:
Im folgenden Dialogfenster wählst du deine Import-Datei und bestätigst den Dialog mit «Weiter»:
Im folgenden Fenster kannst du angeben, ob Duplikate beim Import zugelassen werden sollen und welche Person die Datensätze später bearbeiten soll (Besitzer). Du kannst den Besitzer zu einem späteren Zeitpunkt erneut zuordnen. Dabei kannst du einzelne Benutzer deiner Organisation oder Teams auswählen. Bestätige den Dialog mit «Absenden».
Die Übermittlung zum Import wird mit folgendem Fenster quittiert. Mit dem Link «Importe» kannst du das Ergebnis deines Imports überprüfen.
Bestätige den Dialog mit «Fertig stellen».
Überprüfen des Imports
Bei der Betätigung des Links «Importe» öffnet sich ein Fenster mit den Ergebnissen des Imports:
Rufst du die Details des Imports auf, werden dir die Details des Imports angezeigt. Hier kannst du sehen, ob der Import wie geplant erfolgreich ausgeführt wurde, oder ob Datensätze teilweise importiert wurden oder es Fehler gegeben hat.
In unserem Beispiel haben wir 826 «Leads vollständig importiert», keine «Leads teilweise importiert» und keine «Fehler».
Wechsle nun in die Ansicht der Leads. Hier siehst du die importierten Daten und kannst mit der Qualifizierung der Leads beginnen.
Fazit
Die Import-Funktion von Microsoft Dynamics 365 ist mittlerweile ausgereift und einfach zu bedienen. Probier die Funktion einfach mal aus – du wirst schnell Gefallen daran finden.
Beachte, dass eine gute Marketingaktion mehr als nur den Einkauf und den Import von Adressdaten umfasst. Mach dir vorher Gedanken darüber, wer deine Zielgruppe ist, von wem du die Daten beziehen willst, welche Produkte oder Dienstleistungen du an die Zielgruppe über welche Kanäle vertreiben willst und wie du die Aufträge und Rechnungen im Falle eines Verkaufs bearbeiten willst. Mircosoft Dynamics 365 bietet dir mit dem Verkaufsprozess einen systemunterstützten Prozess vom Lead über die Verkaufschance bis hin zu Auftrag und Rechnung.