Exchange Public Folders – Warum deren Verwendung immer noch sinnvoll ist

Viele Kunden haben sich dazu entschlossen, um jeden Preis ihre Public-Folder-Infrastruktur loszuwerden. Dies hat sicher damit zu tun, dass entsprechende Empfehlungen im Umlauf gewesen sind mit der Begründung, Microsoft würde die Technologie bald nicht mehr unterstützen. Selbst nachdem Public Folders in der Version 2013 von Exchange überarbeitet wurden, wird von deren Verwendung abgeraten. Dabei haben sie durchaus ihre Berechtigung, wie ich in diesem Artikel zeigen werde.

Blick in die Vergangenheit

Öffentliche Ordner oder Public Folder wurden im Jahr 1996 eingeführt und als Grundlage für Applikationen zur verbesserten Zusammenarbeit angepriesen. Obschon dies zum Teil auch umgesetzt wurde, blieb der Public Folder in kleineren Umgebungen einfach ein zentraler Speicher für Dokumente und/oder Informationen wie Kontakte, Kalender oder eingehende Mails.

Bis zur Version 2013 waren die Public Folder in separaten Datenbanken gespeichert, die mittels mehrerer Kopien und SMTP-basierter Replikation hochverfügbar gemacht werden konnten – im Gegensatz zu den eigentlichen Mailboxen, die dies durch Logfile Shipping erreichten. Da der Wechsel der aktiven Public-Folder-Datenbanken nicht transparent für den Benutzer erfolgte, sondern Outlook geschlossen werden musste, war es nur logisch, diesen Missstand zu beheben und auf Public Folder ganz zu verzichten; oder aber die Hoffnung zu bewahren, dass Microsoft sich des Problems annehmen würde.

In Fachartikeln und Kursen war dann auch oft zu hören, dass Microsoft gedenke, Public Folder ganz abzuschaffen und die Kunden fanden als Alternativen SharePoint, 3rd-Party-Produkte oder verwendeten normale Mailboxen, die allen Benutzern angehängt wurden, wie im folgenden Screenshot ersichtlich.

Die gegenwärtigen Optionen

Wie am Anfang des Artikels erwähnt, hat Microsoft die Public-Folder-Infrastruktur überarbeitet und speichert die Informationen nicht mehr in separaten Datenbanken, sondern in speziellen Mailboxen, die automatisch allen Benutzern angehängt werden und aussehen und sich verhalten wie gewohnt.

Hier sehen wir die Ansicht der speziellen Postfächer. Achtung: Die erste Public Folder Mailbox enthält die beschreibbare Kopie der Ordnerliste, alle weiteren Mailboxen nur eine Read-only-Kopie (Primary/Secondary Hierarchy). Der Inhalt kann auf mehrere Mailboxen aufgeteilt werden.

Im nächsten Screenshot ist die Ordnerliste in Exchange Admin Center ersichtlich. Das heisst, es braucht nicht mehr dedizierte Administrationswerkzeuge für die sogenannten Modern Public Folder.

Der nachfolgende Ansicht in Outlook zeigt, dass sich für die Benutzer nichts ändert.

Bei einigen Kunden habe ich gesehen, dass aufgrund der Empfehlungen von verschiedenen Quellen die modernen Public Folder ignoriert und stattdessen Shared Mailboxes implementiert werden, wie im nächsten Bild gezeigt.

Dies mag auf den ersten Blick eine gute Idee sein und scheint auch konzeptionell ähnlich wie Modern Public Folders zu funktionieren. Allerdings gibt es oft Probleme mit diesem Ansatz.

1. Die Administration kann aufwändiger sein. Wenn nur eine einzige Shared Mailbox verwendet wird und nicht alle Benutzer die gleichen Ordner mit gleichen Rechten benötigen, lässt sich die Konfiguration nur mit der Shell bewerkstelligen.
2. Werden mehrere Mailboxen konfiguriert, führt das zu vielen Verbindungen in Outlook. Zusammen mit denjenigen der mit Full-Access-Rechten eingebundenen anderen Benutzer-Mailboxen (z.B. bei Empfang oder Assistenten) kann das die Performance massiv verschlechtern. Im nächsten Screenshot ist dies für einen Benutzer mit 3 Shared-Mailboxes ersichtlich:

Im Gegensatz dazu die Verbindung auf 3 Ordner in Modern Public Folders:

3. Zu den Performance-Problemen kommen auch noch Repliktations-Issues, falls Outlook im Cached Mode betrieben wird und der Inhalt von Shared Mailboxes auch lokal zwischengespeichert wird. Dies ist die Default-Einstellung für Shared Mailboxes – Public Folder hingegen müssen in der Favoritenliste eingetragen werden, damit sie gecacht werden.

Microsoft hat auch einen Artikel zur Thematik veröffentlicht: https://support.microsoft.com/en-us/help/3115602/performance-problems-when-you-try-to-access-folders-in-a-secondary-mailbox-in-outlook

Fazit

Microsoft hat aus gutem Grund Public Folder überarbeitet und nicht abgeschafft. Es sollte wohl überlegt sein, ob auf die Implementation verzichtet werden kann oder nicht. Insbesondere muss das Know-how vorhanden sein, um diese ohne Probleme ersetzen oder Modern Public Folders korrekt einführen zu können.

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