Exchange Public Folders : Warum deren Verwendung immer noch sinnvoll ist
Viele Unternehmen wollten ihre Public-Folder-Infrastruktur abschaffen, oft aus Sorge, Microsoft werde sie bald nicht mehr unterstützen. Doch moderne Public Folders in Exchange haben heute ihren festen Platz. Erfahre, warum sie sinnvoll sind, welche Vorteile sie bieten und wo ihre Grenzen liegen.
Viele haben sich dazu entschlossen, um jeden Preis ihre Public-Folder-Infrastruktur loszuwerden. Das hängt sicher damit zusammen, dass entsprechende Empfehlungen im Umlauf waren mit der Begründung, Microsoft wuerde die Technologie bald nicht mehr unterstuetzen. Selbst nachdem Public Folders in der Version 2013 von Exchange ueberarbeitet wurden, wird von deren Verwendung abgeraten. Dabei haben sie durchaus ihre Berechtigung, wie ich in diesem Artikel zeigen werde.
Blick in die Vergangenheit
Öffentliche Ordner oder Public Folder wurden im Jahr 1996 eingefuehrt und als Grundlage fuer Applikationen zur verbesserten Zusammenarbeit angepriesen. Obschon dies zum Teil auch umgesetzt wurde, blieb der Public Folder in kleineren Umgebungen einfach ein zentraler Speicher fuer Dokumente und/oder Informationen wie Kontakte, Kalender oder eingehende Mails.
Bis zur Version 2013 waren die Public Folder in separaten Datenbanken gespeichert, die mittels mehrerer Kopien und SMTP-basierter Replikation hochverfuegbar gemacht werden konnten – im Gegensatz zu den eigentlichen Mailboxen, die dies durch Logfile Shipping erreichten. Da der Wechsel der aktiven Public-Folder-Datenbanken nicht transparent fuer den Benutzer erfolgte, sondern Outlook geschlossen werden musste, war es nur logisch, diesen Missstand zu beheben und auf Public Folder ganz zu verzichten; oder aber die Hoffnung zu bewaehren, dass Microsoft sich des Problems annehmen wuerde.
In Fachartikeln und Kursen war dann auch oft zu hören, dass Microsoft gedenke, Public Folder ganz abzuschaffen und die Kunden fanden als Alternativen SharePoint, 3rd-Party-Produkte oder verwendeten normale Mailboxen, die allen Benutzern angehaengt wurden, wie im folgenden Screenshot ersichtlich.
Die gegenwaertigen Optionen
Wie am Anfang des Artikels erwähnt, hat Microsoft die Public-Folder-Infrastruktur ueberarbeitet und speichert die Informationen nicht mehr in separaten Datenbanken, sondern in speziellen Mailboxen, die automatisch allen Benutzern angehaengt werden und aussehen und sich verhalten wie gewohnt.
Hier sehen wir die Ansicht der speziellen Postfaecher. Achtung: Die erste Public Folder Mailbox enthaelt die beschreibbare Kopie der Ordnerliste, alle weiteren Mailboxen nur eine Read-only-Kopie (Primary/Secondary Hierarchy). Der Inhalt kann auf mehrere Mailboxen aufgeteilt werden.
Im naechsten Screenshot ist die Ordnerliste in Exchange Admin Center ersichtlich. Das heisst, es braucht nicht mehr dedizierte Administrationswerkzeuge fuer die sogenannten Modern Public Folder.
Der nachfolgende Ansicht in Outlook zeigt, dass sich fuer die Benutzer nichts aendert.
Bei einigen Kunden habe ich gesehen, dass aufgrund der Empfehlungen von verschiedenen Quellen die modernen Public Folder ignoriert und stattdessen Shared Mailboxes implementiert werden, wie im naechsten Bild gezeigt.
Dies mag auf den ersten Blick eine gute Idee sein und scheint auch konzeptionell aehnlich wie Modern Public Folders zu funktionieren. Allerdings gibt es oft Probleme mit diesem Ansatz.
- Die Administration kann aufwaendiger sein. Wenn nur eine einzige Shared Mailbox verwendet wird und nicht alle Benutzer die gleichen Ordner mit gleichen Rechten benoetigen, laesst sich die Konfiguration nur mit der Shell bewerkstelligen.
- Werden mehrere Mailboxen konfiguriert, fuehrt das zu vielen Verbindungen in Outlook. Zusammen mit denjenigen der mit Full-Access-Rechten eingebundenen anderen Benutzer-Mailboxen (z.B. bei Empfang oder Assistenten) kann das die Performance massiv verschlechtern. Im naechsten Screenshot ist dies fuer einen Benutzer mit 3 Shared-Mailboxes ersichtlich:
Im Gegensatz dazu die Verbindung auf 3 Ordner in Modern Public Folders:
- Zu den Performance-Problemen kommen auch noch Repliktations-Issues, falls Outlook im Cached Mode betrieben wird und der Inhalt von Shared Mailboxes auch lokal zwischengespeichert wird. Dies ist die Default-Einstellung fuer Shared Mailboxes – Public Folder hingegen muessen in der Favoritenliste eingetragen werden, damit sie gecacht werden.
Microsoft hat auch einen Artikel zur Thematik veroeffentlicht: https://support.microsoft.com/en-us/help/3115602/performance-problems-when-you-try-to-access-folders-in-a-secondary-mailbox-in-outlook
Fazit
Microsoft hat aus gutem Grund Public Folder ueberarbeitet und nicht abgeschafft. Du solltest dir gut ueberlegen, ob du auf die Implementation verzichten kannst oder nicht. Insbesondere muss das Know-how vorhanden sein, um diese ohne Probleme zu ersetzen oder Modern Public Folders korrekt einzufuehren.