Die neuen Word-Vorlagen in Dynamics CRM 2016

Microsoft ermöglicht mit der Weiterentwicklung des Dynamics CRM mit der Version CRM 2016 die direkte Einbindung von Word-Vorlagen. Daten können jetzt aus dem CRM direkt über den Browser an Microsoft Word übergeben werden.

Vorbereitung in Microsoft Word – Entwicklertools aktivieren

Das hört sich jetzt kompliziert an – ist es aber nicht. Im Standard von Word gibt es diesen Menüpunkt nicht. Daher müssen wir ihn zuerst einblenden, damit wir die Felder sehen können, die das Dynamics CRM an Word übergibt.

Öffnen Sie dazu die Menübandeinstellung unter «Datei > Optionen > Menüband anpassen» und selektieren Sie den Eintrag «Entwicklertools».

Vorbereitung in Dynamics CRM

Zuerst müssen Sie sich darüber Gedanken machen, wen Sie anschreiben wollen. Nehmen wir an, Sie wollen einer Person einen Brief zum Geburtstag senden. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass Sie diese Person als Kontakt im CRM erfasst haben. Damit ist auch bereits Ihr Einstiegspunkt festgelegt, von dem aus Sie mit der Arbeit beginnen. Gehen Sie zum Bereich «Vertrieb > Kontakte». Dort sehen Sie die Kontakte, die in Ihrem CRM-System erfasst sind. Nun wählen Sie den Eintrag «Excel-Vorlage erstellen».

Wechseln Sie nun von «Excel-Vorlage» zu «Word-Vorlage» und starten Sie den Vorgang mit dem Button «Entität auswählen».

Lassen Sie sich vom nächsten Fenster nicht verwirren. Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Daten aus verknüpften Entitäten zu kombinieren. Diese können Sie dann ganz einfach durch Selektion der Beziehungen an die Vorlage übergeben. In unserem Beispiel brauchen wir nur die Daten, die direkt bei einem Kontakt gespeichert sind. Daher brauchen Sie nichts weiter zu tun, als mit der Betätigung des Buttons «Vorlage herunterladen» die Vorlage lokal zu speichern.

Die gespeicherte Datei hat den Namen «Kontakt_Tagesdatum Speicherzeitpunkt.docx». Diesen können Sie problemlos ändern – in unserem Beispiel wählen wir «Geburstagsbrief-Kontakt.docx».

Wenn Sie diese Datei öffnen, erhalten Sie eine leere Seite, die Sie nun gestalten können. In unserem Beispiel haben wir die Kopfzeile mit den Adressdaten und dem Logo unserer Firma erstellt. Danach haben wir einen Text für den Standardbrief verfasst.

Jetzt wird es erst interessant – denn die Entwicklertools kommen zum Einsatz. Im Menüpunkt finden Sie den Eintrag «XML-Zuordnungsbereich». Die XML-Zuordnung öffnet sich. Ändern Sie sie auf den Eintrag «urn:microsoft-crm/document-template/contact/2/». Nach der Änderung stehen alle Felder des Kontakts zur Verfügung.

Nun suchen wir uns die benötigten Felder. Das Feld «firstname» ist der Vorname. Positionieren Sie im Word den Cursor an die Stelle, an der der Vorname erscheinen soll. Danach selektieren Sie in der Auswahlliste der XML-Zuordnung den Wert «firstname» mit einem Rechtsklick und wählen Sie «Inhaltssteuerelement hinzufügen > Nur-Text». Das Feld erscheint im Word. Geben Sie hinter dem Feld ein Leerzeichen ein und fügen Sie das Feld «lastname» hinzu. Die Strasse 1 finden Sie unter «adress1_line1», die Postleitzahl unter «adress1_postalcode» und den Ort unter «adress1_city».

In unserem Bespiel sehen Sie, dass Sie auch kundenspezifische Felder («frock-Briefanrede») verwenden können. Im Anschluss an die Briefanrede haben wir noch den Nachnamen angefügt. Abschliessend haben wir beim Gruss den Ort des Kontakts eingefügt.

Bitte beachten Sie: Die Feldnamen müssen mit Kleinbuchstaben beginnen. Je nachdem, wie Ihr Word eingestellt ist, macht Word aus dem ersten Buchstaben einen Grossbuchstaben, wenn dieser am Anfang eines Satzes steht. Falls Sie das stört, sollten Sie in Word unter «Datei > Optionen > Dokumentenprüfung > AutoKorrektur-Optionen» die Option «Jeden Satz mit einem Grossbuchstaben beginnen» abschalten.

Et voilà – die fertige Vorlage:

Im nächsten Schritt folgt der Upload der Vorlage ins CRM. Gehen Sie hierzu über «Einstellungen > Vorlagen > Dokumentenvorlagen» und betätigen Sie dort den Button «Neu». Beim folgenden Fenster wählen Sie nun «Word-Vorlage» und starten den Upload Ihrer Vorlage durch die Betätigung des Buttons «Hochladen».

Im folgenden Fenster können Sie der Vorlage den Namen geben, unter dem später die Auswahl getroffen werden soll. Darüber hinaus können Sie noch eine Beschreibung hinzufügen.

Anwenden der Word-Vorlagen in Dynamics CRM

Wenn Sie nun in die Liste der Kontakte zurückgehen, können Sie die Vorlage nach der Selektion eines Kontakts unter «… > Word-Vorlagen > Geburtstagbrief an Kunden» auswählen.

Die gleiche Menüfolge ergibt sich auch, wenn Sie den Kontakt öffnen.

Führen Sie die Auswahl aus, startet Word und füllt Ihnen den Brief mit den Daten aus dem CRM.

Und nun viel Spass bei der Anwendung von Microsoft Word Templates in Microsoft Dynamics CRM!