Die neuen Word-Vorlagen in Dynamics CRM 2016
Microsoft ermöglicht mit der Weiterentwicklung des Dynamics CRM mit der Version CRM 2016 die direkte Einbindung von Word-Vorlagen. Daten können jetzt aus dem CRM direkt über den Browser an Microsoft Word übergeben werden. In diesem Fachbeitrag lernst du, wie es funktioniert.
Microsoft ermöglicht mit der Weiterentwicklung des Dynamics CRM mit der Version CRM 2016 die direkte Einbindung von Word-Vorlagen. Daten können jetzt aus dem CRM direkt über den Browser an Microsoft Word übergeben werden.
Vorbereitung in Microsoft Word – Entwicklertools aktivieren
Das hört sich jetzt kompliziert an – ist es aber nicht. Im Standard von Word gibt es diesen Menüpunkt nicht. Daher müssen wir ihn zuerst einblenden, damit wir die Felder sehen können, die das Dynamics CRM an Word übergibt.
Öffne dazu die Menübandeinstellung unter «Datei > Optionen > Menüband anpassen» und wähle den Eintrag «Entwicklertools».
Vorbereitung in Dynamics CRM
Zuerst musst du dir darüber Gedanken machen, wen du anschreiben willst. Nehmen wir an, du willst einer Person einen Brief zum Geburtstag senden. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass du diese Person als Kontakt im CRM erfasst hast. Damit ist auch bereits dein Einstiegspunkt festgelegt, von dem aus du mit der Arbeit beginnst. Gehe zum Bereich «Vertrieb > Kontakte». Dort siehst du die Kontakte, die in deinem CRM-System erfasst sind. Nun wähle den Eintrag «Excel-Vorlage erstellen».
Wechsle nun von «Excel-Vorlage» zu «Word-Vorlage» und starte den Vorgang mit dem Button «Entität auswählen».
Lass dich vom nächsten Fenster nicht verwirren. Hier hast du die Möglichkeit, weitere Daten aus verknüpften Entitäten zu kombinieren. Diese kannst du dann ganz einfach durch Selektion der Beziehungen an die Vorlage übergeben. In unserem Beispiel brauchen wir nur die Daten, die direkt bei einem Kontakt gespeichert sind. Daher brauchst du nichts weiter zu tun, als mit der Betätigung des Buttons «Vorlage herunterladen» die Vorlage lokal zu speichern.
Die gespeicherte Datei hat den Namen «Kontakt_Tagesdatum Speicherzeitpunkt.docx». Diesen kannst du problemlos ändern – in unserem Beispiel wählen wir «Geburstagsbrief-Kontakt.docx».
Wenn du diese Datei öffnest, erhältst du eine leere Seite, die du nun gestalten kannst. In unserem Beispiel haben wir die Kopfzeile mit den Adressdaten und dem Logo unserer Firma erstellt. Danach haben wir einen Text für den Standardbrief verfasst.
Jetzt wird es erst interessant – denn die Entwicklertools kommen zum Einsatz. Im Menüpunkt findest du den Eintrag «XML-Zuordnungsbereich». Die XML-Zuordnung öffnet sich. Ändere sie auf den Eintrag «urn:microsoft-crm/document-template/contact/2/». Nach der Änderung stehen alle Felder des Kontakts zur Verfügung.
Nun suchen wir uns die benötigten Felder. Das Feld «firstname» ist der Vorname. Positioniere im Word den Cursor an die Stelle, an der der Vorname erscheinen soll. Danach selektiere in der Auswahlliste der XML-Zuordnung den Wert «firstname» mit einem Rechtsklick und wähle «Inhaltssteuerelement hinzufügen > Nur-Text». Das Feld erscheint im Word. Gib hinter dem Feld ein Leerzeichen ein und füge das Feld «lastname» hinzu. Die Strasse 1 findest du unter «adress1_line1», die Postleitzahl unter «adress1_postalcode» und den Ort unter «adress1_city».
In unserem Bespiel siehst du, dass du auch kundenspezifische Felder («frock-Briefanrede») verwenden kannst. Im Anschluss an die Briefanrede haben wir noch den Nachnamen angefügt. Abschliessend haben wir beim Gruss den Ort des Kontakts eingefügt.
Bitte beachte: Die Feldnamen müssen mit Kleinbuchstaben beginnen. Je nachdem, wie dein Word eingestellt ist, macht Word aus dem ersten Buchstaben einen Grossbuchstaben, wenn dieser am Anfang eines Satzes steht. Falls dich das stört, solltest du in Word unter «Datei > Optionen > Dokumentenprüfung > AutoKorrektur-Optionen» die Option «Jeden Satz mit einem Grossbuchstaben beginnen» abschalten.
Et voilà – die fertige Vorlage:
Im nächsten Schritt folgt der Upload der Vorlage ins CRM. Gehe hierzu über «Einstellungen > Vorlagen > Dokumentenvorlagen» und betätige dort den Button «Neu». Im folgenden Fenster wählst du nun «Word-Vorlage» und startest den Upload deiner Vorlage durch die Betätigung des Buttons «Hochladen».
Im folgenden Fenster kannst du der Vorlage den Namen geben, unter dem später die Auswahl getroffen werden soll. Darüber hinaus kannst du noch eine Beschreibung hinzufügen.
Anwenden der Word-Vorlagen in Dynamics CRM
Wenn du nun in die Liste der Kontakte zurückgehst, kannst du die Vorlage nach der Selektion eines Kontakts unter «… > Word-Vorlagen > Geburtstagbrief an Kunden» auswählen.
Die gleiche Menüfolge ergibt sich auch, wenn du den Kontakt öffnest.
Führst du die Auswahl aus, startet Word und füllt dir den Brief mit den Daten aus dem CRM.
Und nun viel Spass bei der Anwendung von Microsoft Word Templates in Microsoft Dynamics CRM!.