«Lessons learned» effizient im Projekt einsetzen
Erfahrungen – sowohl positive als auch negative – werden in jedem Projekt gemacht. Wichtig ist dabei immer, dass die richtigen Erkenntnisse daraus gezogen werden und die Lessons learned für alle Beteiligten zur Verfügung stehen. Wie man einen solchen Erfahrungsschatz aufbaut, zeigt dieser Beitrag.
«Nur der Dumme muss alle Erfahrungen selbst machen»
(Laotse)
In den meisten Unternehmen ist die Arbeitsmethodik «Projektmanagement» bereits etabliert. Neuartige und komplexe Aufgabenstellungen werden von interdisziplinären Teams zielorientiert abgearbeitet. Mit einem geordneten Start des Projekts durch ein standardisiertes «Kick-Off» werden Projekte initiiert. Während der Projektarbeit machen sämtliche Beteiligten Erfahrungen. Diese können für dieses Projekt neu oder auch bereits bekannt sein aus früheren Projekten.
Aus Erfahrungen lernen
Um sich als Organisation, Gruppe und Individuum weiterentwickeln zu können, ist es erforderlich, aus den gesammelten Erfahrungen möglichst effizient zu lernen. Es gilt, die guten Erfahrungen zu erkennen, sicherzustellen, dass sie auch in kommenden Projekten ihre Stärke erhalten und ggf. auszubauen. Bei Erfahrungen, die in dem Projekt zunächst nicht hilfreich waren, gilt es zu erkennen, worum es genau ging, woran es gelegen hat und wie diese Schwäche in Zukunft möglichst vermieden werden kann.
Zusammenfassend können somit die folgenden Ziele bei Einsatz von Lessons learned aufgeführt werden:
- Wissenssicherung aus der Projektarbeit
- Hilfreiche und weniger hilfreiche Erfahrungen
- Beobachtungen zu fachlichen Erkenntnissen
- Hinweise zum erlebten Prozess
- Transparenz schaffen hinsichtlich der Erkenntnisse für andere Projektbeteiligte
- Sicherung der Erkenntnisse auch für die Linienorganisation
«Touch-down-Meetings» als Gegenpart zum «Kick-Off» sind ein häufig eingesetztes Mittel, um Projekte abschliessend auszuwerten. Jedoch wird dieses dort generierte Wissen meist nur den speziell diesem Projekt zugeordneten Beteiligten zur Verfügung gestellt. Projektaussenstehende haben meist keinen Zugriff auf die gemachten und hoffentlich auch dokumentierten Erfahrungen.
An dieser Stelle setzt nun Lessons Learned oder auch Projekt-Retrospektive an. Es werden die gemachten Erfahrungen schriftlich dokumentiert, systematisch aufgenommen, bewertet und konsolidiert. Diese Datenbasis wird dann sämtlichen Beteiligten zur Verfügung gestellt.
Zunächst geht es dann darum, eine Kultur bei den Beteiligten zu etablieren, die das konstruktive Durchführen von Lessons-learned-Workshops ermöglichen. Hier müssen die Ziele und das konkrete Vorgehen (Prozess) sowie die Transparenz über mögliche Konsequenzen vermittelt werden.
Der Lessons-learned-Workshop
Projektbezogen kann im Anschluss an ein Projekt ein Lessons-learned-Workshop durchgeführt werden.
Für eine effiziente Durchführung dieser Workshops hat sich die Definition und Einsetzung der folgenden Rollen bewährt:
| Moderator | Projektmanager | Projektteam- mitglieder |
Protokollant | |||
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In diesem Workshop werden dann im Wesentlichen die folgenden Fragen bearbeitet:
- Was ist in der Vergangenheit gut gelaufen?
- Was hat uns eher gehindert?
- Was haben wir daraus gelernt?
- Wie wollen wir zukünftig diese Erkenntnisse verstärken bzw. abschwächen?
Um konstruktiv und kooperativ zusammenzuarbeiten, ist es sehr wichtig, darauf zu achten, dass es zu keiner Zuweisung von «Schuld» bzw. die Klärung einer «Schuldfrage» kommt.
Erfahrung ist die Vorratskammer für die Zukunft. (unbekannt)
Bleiben Sie interessiert.