Wie Skizzieren in der Gruppe den Austausch von Wissen fördert
Skizzieren fördert den Informationsaustausch und eine angeregte Diskussion viel mehr als eine noch so spektakuläre PowerPoint-Präsentation. Roland Pfister zeigt an einem Beispiel, wies geht.
Der Einsatz von Skizzen in Sitzungen erlaubt es Managern, ihr Team von einem Präsentations- in den Diskussionsmodus zu begleiten, um so einen echten Austausch von Informationen zu ermöglichen.
Geschliffene Präsentationen, auffallende Broschüren und raffinierte Workshop-Methoden prägen den Alltag eines Managers. Doch gerade diese Einweg-Präsentationen schaden oft der Kommunikation, also dem Austausch von Informationen. Viele Projektleiter und auch deren Mitarbeiter sind sich einig, dass diese Methode der Bildung von Konsens und der Kreativität nicht besonders förderlich ist.
Diese fehlende Energie und damit einhergehendes Fehlen von Engagement in der Kommunikation kann durch den Einsatz von Sketching – also von Hand angefertigten Skizzen – überwunden werden.
Death by PowerPoint
All jene, die oft an Sitzungen teilnehmen, kennen die folgende Situation: Ein Team kommt zusammen, um gemeinsam den Status eines Projekts zu diskutieren. Jemand hat im Vorfeld eine beeindruckende PowerPoint-Foliensammlung zusammengestellt, die den Anspruch erhebt, alle für die Diskussion notwendigen Informationen zu enthalten. Auf dieser Basis soll alsbald die Diskussion starten.
Dann geschieht oft das Folgende: Dadurch, dass die Sitzung durch eine PowerPoint-Präsentation unterstützt wird, schwingt das Team über in den Präsentationsmodus statt in einen Diskussionsmodus, der für den echten Austausch von Information nötig wäre. PowerPoint ist ein Werkzeug zur Unterstützung von Präsentationen und nicht primär zur Unterstützung der Zusammenarbeit in Teams.
Sketching als Grundlage für die Diskussion
Stellen Sie sich nun dieselbe Meetings-Konstellation wie eben beschrieben vor: Alle Mitglieder des Teams haben sich im Sitzungszimmer versammelt. Das Meeting startet wie üblich – mit dem einzigen Unterschied, dass keine gedruckten PowerPoint-Folien verteilt werden, sondern dass der Projektmanager ein grosses, unbeschriebenes Plakat an die Wand des Sitzungszimmers hängt.
Anstelle der vorgefertigten Folien erarbeitet das Team die visuellen Darstellungen während des Meetings und skizziert diese auf dem Plakat. Anstatt einer Fernbedienung hält der Projektmanager also einen Stift in der Hand.
Zu Beginn skizziert der Leiter des Meetings die zu besprechenden Punkte als von oben nach unten gerichteten Zeitstrahl, inklusive dem Ziel des Meetings und den dazu notwendigen Schritten auf das Poster. Ein Teamkollege erhebt sich dann und fügt dem Zeitstrahl ein weiteres Element hinzu und erklärt, weshalb dieser Punkt an der Sitzung ebenfalls besprechungsrelevant sei. Da für das Meeting genau eine Stunde eingeplant wurde, wird bei jedem zu besprechenden Punkt eine grobe Zeitindikation angegeben sowie die die wichtigsten Themen und Entscheide, die gefällt werden müssen.
Nachdem das Ziel des Meetings geklärt wurde, geht es darum, den ersten Agendapunkt in Angriff zu nehmen, in diesem Falle eine Analyse der aktuellen Projektsituation.
Zu diesem Zweck beschliesst das Team, gemeinsam eine sogenannte Stakeholder-Karte zu zeichnen. Alle Teilnehmer des Meetings stehen nun vor einem weiteren Poster und jeder trägt zwei wichtige, am Projekt beteiligte Stakeholder in die Vorlage ein. Zusätzlich kommentiert er diese in Bezug auf die derzeitige Zufriedenheit und deren Engagement für das Projekt. Kurz vor Ende der Diskussion bemerkt ein Teamkollege, dass ein wichtiger Akteur vergessen wurde. Das Team bespricht anschliessend die Implikationen dieses Versehens und trägt auch diesen Stakeholder auf dem Poster ein.
Auf diese Art und Weise wird nun Punkt für Punkt des Meetings diskutiert. Nach einer Stunde hat das Team nicht nur alle Agendapunkte erfolgreich abgearbeitet. Durch diese Art der Zusammenarbeit wurde das gesamte Team visuell in gemeinsame Denkarbeit involviert und viele der zuvor ungeteilten Informationen konnten an die Oberfläche gebracht und damit in die Entscheidungsfindung einbezogen werden. Wichtige neue Erkenntnisse und weitere Entscheidungen und Handlungsschritte wurden dadurch von allen verstanden.
Statt dass sich die Teilnehmer gegenseitig mit statischen und unvollständigen Folien gelangweilt haben, hat das Team nun die positive Erfahrung gemacht, dass sie wirksam zusammengearbeitet haben, um die anstehenden Aufgaben wirklich zu erledigen und in Angriff zu nehmen. Das führt wiederum dazu, dass zukünftig sowohl das Engagement des Einzelnen als auch die Motivation höher sind, die beschlossenen Aktionspunkte in die Tat umzusetzen.