Der direkte Nutzen von IT Asset Management

Gerade einmal eine Seite verliert ITIL® zum Thema IT Hardware und Software Asset Management*. Alles andere ist gemäss ITIL® Configuration Management. Doch es lohnt sich, diesen Bereich etwas näher anzuschauen, weil Configuration Management als Thema sehr gross und komplex ist und sich IT Asset Management gut als Vorstufe zu einem vollständigen Configuration Management eignet.

Umso erstaunlicher ist es, dass IT Asset Management in den USA ein ziemlich grosses Thema ist. Gleich zwei Industrieorganisationen widmen sich diesem (www.iaitam.org, www.ibsma.com). In Europa wird aber kaum darüber gesprochen.

Vielleicht wiegt man sich in Europa in der gleichen scheinbaren Sicherheit bezüglich den IT Assets wie das offensichtlich auch ITIL® tut: «Most organizations have a process that manages these assets».

Irgendjemand wird sich wohl schon um das Thema kümmern. Leider ist es eben nicht damit getan, dass die eingekauften IT Assets in der Anlagebuchhaltung erfasst und dann vorschriftskonform abgeschrieben werden. Wie so oft an der Schnittstelle zwischen Business und IT sind die Werkzeuge des Business zu wenig granular, um die auf die vielfältigen Fragestellungen der IT die richtigen Antworten geben zu können. So werden beispielsweise PCs oder auch Server oder Storage oft in grösseren Mengen eingekauft – in der Anlagebuchhaltung erscheinen diese dann als ein einziger Eintrag und werden pauschal abgeschrieben. Der Lifecycle eines einzelnen Assets lässt sich so nicht mehr weiterverfolgen.

In diesem Artikel widme ich mich ganz dem Thema Hardware Asset Management. Mehr über Lizenz Management und Software Asset Management erfahren Sie in meinem Artikel in der Computerworld.

Was sind IT Assets?

IT Assets sind Configuration Items, die nicht nur eine technische Relevanz für Service-Konfigurationen haben, sondern auch für das Business relevant sind. Dies zum Beispiel im Bezug auf finanzielle, beschaffungstechnische, vertragliche und Nutzungsaspekte.

IT Asset Management ist somit eine klassische Schnittstellendisziplin, die bestehende Prozesse aus Business und IT miteinander verbindet, wie dies nachfolgende Grafik darstellt:

IT Asset Management verfolgt den Lebenszyklus eines IT Assets von der Bestellung bis zur Entsorgung oder der Wiederverwendung. Damit können wichtige IT-Business-relevante Herausforderungen adressiert werden:

• Optimierung der Beschaffungen durch genaue Kenntnisse der Bestands- und Bedarfszahlen unserer IT-Hardware-Komponenten
• Diese genauen Bestandszahlen können auch genutzt werden, um Wartungs-, Service- und Leasingverträge zu optimieren bzw. berichtigen
• Ebenso können die genauen Bestandszahlen dazu benutzt werden, die Anlagebuchhaltung zu korrigieren und damit Besteuerung und Versicherungsprämien zu optimieren
• Genaue Kenntnisse darüber, welche Mitarbeiter welche IT-Mittel (Laptop, Tablets etc.) einsetzen, erlaubt der IT Security eine präzisere Definition von Sicherheitsvorkehrungen
• Die Integration mit dem Personalmanagement erlaubt die Abstimmung der Bevorratung von IT-Mitteln für die zeitgerechte Ausrüstung von neuen Mitarbeitern
• Integriertes Lifecycle Management erlaubt ein besseres Technologie-Management dank der Standardisierung auf wenige aktuelle Produktlinien. Veraltetes und heterogenes Equipment verursacht nachweislich höhere Supportkosten

IT Asset Management hilft also, IT-Ausgaben zu optimieren und Risiken zu reduzieren. Es bietet dadurch einen ganz direkten praktischen Nutzen. Da es sich eher auf ganz spezifische Aspekte von einzelnen IT-Asset-Klassen (PCs, Tablets, Smartphones, Drucker etc.) konzentriert, ist es einfacher zu implementieren als Configuration Management. Dieses muss komplexe Abhängigkeiten in der Service-Produktion abbilden. Es kann also durchaus als erster Schritt für den Aufbau einer CMDB angesehen werden, zumal die Tools, die für beide Disziplinen gebraucht werden, oftmals dieselben sind.

Für beide Disziplinen gilt jedoch das gleiche Erfolgsrezept: Nur mit einem durch stetige Pflege und integrierte Prozesse aktuellen und korrekten Informationsgehalt können diese Prozesse ihre Aufgabe erfüllen.

* Service Transition, S. 97