Produktivität im Projektmanagement

«Die Aufgabe eines Projektmanagers besteht nicht darin, Teammitglieder zur Arbeit anzuhalten, sondern den Projektmitarbeitern, den Kollegen und Vorgesetzten sowie weiteren Beteiligten produktives Arbeiten zu ermöglichen.» (angelehnt an T. d. Marco)

Die Produktivität im Projektmanagement kann an drei wesentlichen Säulen festgemacht werden: an der Methode des Projektmanagements, der Kultur in Teams und Organisationen und in der Unterstützung durch Softwaretools.

1. Methode des Projektmanagements

Es sollte diejenige Methode ausgewählt werden, die zum Unternehmen und zum anstehenden Projekt am besten passt. Grundsätzlich kann zwischen «klassischen» Projektmanagementmethoden und agilen Methoden unterschieden werden. Für innovative Softwareentwicklungsprojekte bieten sich zum Beispiel agile Verfahren wie Scrum an, bei Organisations- oder zum Beispiel Bauprojekten stehen bewährte Wasserfallmodelle bereit. Bei sämtlichen Methoden ist der Vorgehensprozess detailliert beschrieben. Somit stehen ausreichende Kennzahlen zur Verfügung, die sich im Rahmen des Projektcontrollings sehr effizient überwachen und auch steuern lassen. Als relevante Kennzahlen bieten sich an:

• Statusindikatoren
• Terminkennzahlen
• Kostenkennzahlen
• Qualitätskennzahlen
• Fortschrittsgrade/Fertigstellungsgrade
• Earned Value Analyse
• …

2. Kultur in Teams und Organisationen

Hinsichtlich der kulturellen Säule bietet Tom DeMarco, amerikanischer Projektmanagement-Experte und Autor (u.a. «Der Termin – Ein Roman über Projektmanagement.»), ein paar Grundsätze für ein passendes Management an:

• Wählen Sie die richtigen Leute aus.
• Betrauen Sie die richtigen Personen mit den richtigen Aufgaben.
• Motivieren Sie die Mitarbeiter.
• Helfen Sie den Teams, durchzustarten und abzuheben.

Um die Produktivität in einem Projekt aufrechtzuhalten bzw. gar zu steigern, ist auf eine passende Sozialkompetenz des Projektleiters und weiteren Beteiligten zu achten. Sollten soziale Spannungen entstehen und diese nicht aktiv bearbeitet werden, wird ein Projekt unmittelbar aufgehalten und die Produktivität reduziert sich massiv. Teams können unter anderem dann produktiv arbeiten, wenn sie sich selbstinitiiert Spielregen geben. Helfen können dabei situations- und projektbezogene Antworten auf die folgenden Fragen:

• Welche Werte sind für uns und die Beteiligten relevant und wichtig?
• Was ist unser gemeinsames Verständnis von den zu erreichenden Projektzielen?
• Wie kommunizieren wir im Projektteam untereinander und wie nach aussen?
• Wie gehen wir aktiv mit Fehlern um?
• Wie können wir uns gegenseitig Wertschätzung ausdrücken?
• Wie werden Krisensituationen aktiv bewältigt?
• Wie gehen wir mit internen und externen Konflikten um?

3. Softwaretool-Unterstützung

Für die Toolunterstützung in der Projektarbeit existieren am Markt ausreichend Werkzeuge für die unterschiedlichsten Themen und Aufgabenstellungen. Eine sehr gute Übersicht gibt es zum Beispiel in der Studie von Dr. Meyer und Dr. Ahlemann (Project Management Software Systems, BARC). Im Umfeld des sogenannten Web 2.0 haben sich auch eine Menge Tools wie z.B. Trello, Asana und Projectplace etabliert.

Bei jeglicher Toolunterstützung ist jedoch darauf zu achten, dass diese Werkzeuge immer nur die Arbeit der Projektbeteiligten erleichtern können. Sie sind weder in der Lage, die passende Projektmanagementmethodik zu ersetzen noch vermögen sie Schwächen im Bereich der sozialen Kompetenz kompensieren.

«Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.» (Seneca)

Bleiben Sie interessiert!