Mit dem Navigationsbereich von Word schnell ans Ziel

Wer umfangreiche Dokumente in Word bearbeitet, wird unweigerlich zum Sprinter: Das Navigieren zwischen weit auseinanderliegenden Textstellen entpuppt sich als wahrer Tastaturmarathon. Es sei denn, man nutze die Navigationsleiste, die dieser Tipp näher vorstellt.

Gegliedert navigieren

Den Navigationsbereich blenden Sie ein, indem Sie über das Menüband Ansicht > Gruppe «Anzeigen» > Navigationsbereich auswählen. Schneller gehts in Word 2013 bzw. 365 mit CTRL-F. Die Suche nutzt ebenfalls den Navigationsbereich, das Tastenkürzel holt das Element entsprechend auf den Schirm.

Auch ohne nach einem Begriff zu suchen, finden Sie im Navigationsbereich unter den jeweiligen Reitern Titelüberschriften und Seiten aufgeführt. Im ersten Fall zeigt Word sämtliche Absätze, die mit einer Titel-Formatvorlage gestaltet sind. Um den Navigationsbereich zu nutzen, müssen Sie also mit Formatvorlagen arbeiten.

Ein Klick auf einen Titel oder auf eine Seite bringt Sie nun schnell zur entsprechenden Stelle im Dokument. Das funktioniert auch, wenn Sie nach einem Ausdruck suchen und bei den Ergebnissen (oder den Überschriften oder den Seiten) die gesuchte Textstelle anklicken. Damit sind Sie gewissermassen vom Hasen zum Igel gewechselt (falls Sie das entsprechende Märchen kennen, wissen Sie, dass Sie sich damit viel Navigationsarbeit ersparen).

Neu gegliedert

Ob Sie nun an einem Buch arbeiten, an einer Studienarbeit oder an einem umfangreichen Dokument: Es gehört zu solchen Arbeiten, dass Sie bei der erneuten Durchsicht die Struktur anpassen möchten. Der Navigationsbereich hilft ihnen auch dabei. Mit einem Rechtsklick auf einen Titel können Sie diesen in der Hierarchie herauf- oder herabstufen. Dabei wird auch die Formatierung entsprechend angepasst, indem die Vorlage für die über- oder untergeordnete Titelstufe angewandt wird.

An derselben Stelle können Sie auch ganze Absätze verschieben, indem Sie mit der Maus den Titel an die gewünschte Stelle ziehen. Dabei verschiebt Word den gesamten Text bis zum nächsten Titel gleich mit. So erleichtert Ihnen der Navigationsbereich die Arbeit und verhindert, dass Sie bei umfangreichen Word-Dokumenten zum Spitzensportler werden müssen.