Outlook 2013: Attachments und Alternativen
Die Datenmengen, die wir täglich quer durchs Land oder rund um die Welt schicken, werden immer grösser. Gut, wenn man die Übersicht behalten kann. Ein paar Tipps rund um die elektronischen Anhängsel.
Umgang mit E-Mail-Anhängen
Ein und dieselbe Datei wird oft an verschiedenen Orten gespeichert. Ein Beispiel: Die Datei X ist in Ihrem Teamordner gespeichert. Nun braucht jemand aus einer anderen Abteilung diese Datei. Sie erstellen ein E-Mail, fügen die Datei als Anhang hinzu und versenden das E-Mail. Die Datei ist nun bereits dreifach vorhanden (Teamordner, Gesendete Elemente Ihres Postfachs, Posteingang des Empfängers). Der Empfänger speichert den Anhang auf seinem Laufwerk (= 4). Nun braucht noch ein weiterer Arbeitskollege diese Datei. Also wieder von vorne: Mail schreiben, Datei anhängen, senden (= 6 bis 7) usw. Wäre diese Originaldatei 2 MB gross, wären schon ca. 10 bis 12 MB zusätzlicher Speicherbedarf verschwendet worden. Klar, Speicher kostet heute viel weniger, aber dieses Beispiel wiederholt sich mit unzähligen Dateien. Stellen Sie sich nun noch vor, dass die Datei aktualisiert wurde und das Ganze beginnt wieder von vorne …
Die firmeninterne Alternative
Firmeninterne Dateien sollten innerhalb des Unternehmens möglichst nicht versendet werden. Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, nur einen Link zu einer Datei auf einem freigegebenen Laufwerk zu versenden. Die Datei muss sich in diesem Fall aber an einem Ort befinden, wo alle auch zumindest Lesezugriff haben. Im folgenden Beispiel wird eine Word-2013-Datei als Link versendet. Das Vorgehen in Excel 2013 und PowerPoint 2013 ist genau gleich.
Öffnen Sie die entsprechende Datei. Wählen Sie die Registerkarte Datei > Freigeben > E-Mail und klicken Sie auf die Schaltfläche Einen Link senden. Sollte die Schaltfläche nicht aktiv sein, befindet sich die Datei nicht auf einem freigegebenen Laufwerk bzw. wurde noch nicht gespeichert.
Der Pfad wird automatisch hinzugefügt (file:///\\…\…\…\….docx). Klicken Sie ans Ende dieses Pfads und drücken Sie die Enter-Taste, damit der Pfad in einen Link umgewandelt wird.
Sie können den Link selbstverständlich auch direkt in Outlook in ein E-Mail kopieren. Wählen Sie dazu das Kontextmenü und wählen Sie Link oder klicken Sie in der Registerkarte Einfügen auf Link.
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Wählen Sie die entsprechende Datei aus und bestätigen Sie die Wahl.
Der Link zum Dokument wird eingefügt.
Ein Beispiel:
Dateigrösse der Anhänge
Outlook 2013 und 2010 erlauben standardmässig eine maximale Grösse von 20 MB der gesamten Anhänge einer E-Mail-Nachricht. Wird dies überschritten, wird das E-Mail nicht versendet und eine Fehlermeldung eingeblendet. Im Geschäftsbereich wird im Zusammenhang mit Outlook immer ein Microsoft Exchange Server, also ein Mail-Server, verwendet. Die Standardeinstellung für versendbare Mailanhänge liegt bei diesem bei 10 MB. Der IT-Administrator kann diese Einstellung jedoch nach unten und nach oben anpassen. Dies bedeutet, dass die Exchange-Einstellungen Vorrang vor den Outlook-Limiten haben. Einige Firmen verwenden nach wie vor eine sehr tiefe Limite, womit 4 bis 6 MB durchaus im Bereich des Möglichen liegen. Meistens liegt die Limitierung jedoch ungefähr zwischen 10 und 30 MB.
Ist Ihre Postfachgrösse limitiert und Ihr Postfach würde beim Versand des E-Mails diese Limite überschreiten, wird ebenfalls ein Dialog eingeblendet und die Nachricht nicht versendet, denn diese müsste danach im Ordner Gesendete Elemente gespeichert werden können.
Können Sie grosse Anhänge versenden, heisst das aber noch lange nicht, dass der Empfänger diese auch empfangen kann. Das bedeutet, dass das E-Mail allenfalls beim Empfänger ankommt, aber die Anhänge gelöscht wurden oder in seltenen Fällen das gesamte E-Mail nicht zugestellt wird. Auch bei Zip-Files sollten Sie vorgängig abklären, ob der Empfänger solche empfangen darf. In vielen Unternehmen werden gezippte Anhänge nicht durch die Firewall (sozusagen die virtuelle Zugangspforte des Unternehmens) gelassen und kommen somit nicht beim Empfänger an.
Müssen Sie viele oder umfangreiche Dateien versenden, bleibt oft nur der Umweg über einen FTP-Server, über Portale bzw. Cloud-Dienste wie OneDrive von Microsoft, Dropbox oder Google Drive, die ein Konto erfordern, oder über File-Transfer-Portale (Datenübermittlungsdienste), die ohne Registrierung verwendet werden können wie SendSpace.com oder WeTransfer.com. Die maximale Dateigrösse wird jeweils angezeigt. Die Dateien stehen üblicherweise nur eine Woche zur Verfügung und werden danach automatisch gelöscht.
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Diese Portale würde ich allerdings nicht für heikle Dateien empfehlen. Die meisten Firmen haben einen FTP eingerichtet, was sicherer ist. Fragen Sie bei Bedarf Ihren IT-Verantwortlichen bzw. den Empfänger.
Anhänge eines bestimmten Absenders finden
Um die von einem bestimmten Absender erhaltenen Anhänge zu sehen, müssen Sie nicht zwingend die Suche verwenden. Mit Outlook 2010 wurde der Personenbereich eingeführt. Standardmässig ist dieser minimiert. Sie können ihn über das Menüband, Registerkarte Ansicht > Personenbereich erweitern bzw. einblenden oder im Posteingang bzw. in einem E-Mail rechts unten über den Pfeil nach oben erweitern.
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Links oben im Personenbereich sehen Sie die entsprechende E-Mail-Adresse (hier teilweise ausgeblendet). Klicken Sie auf die Kategorie Anlagen, um die erhaltenen Anhänge sogleich zu sehen.
Ein Klick auf den angezeigten Anhang öffnet das entsprechende E-Mail.
Anhänge speichern
Möchten Sie E-Mail-Anhänge separat speichern, klicken Sie in einer Nachricht auf einen Anhang.
Hierbei sehen Sie bei Office-Dokumenten sogleich eine Vorschau.
Zusätzlich wird die Kontextregisterkarte Anlagentools eingeblendet. Klicken Sie auf Speichern unter, um nur diesen Anhang zu speichern oder auf Alle Anlagen speichern.
Im Dialogfenster Alle Anlagen speichern können Sie bei Bedarf auch nur gewünschte Anhänge auswählen und dann bestätigen.
Nun müssen Sie nur noch den Speicherort auswählen und bestätigen.
Jetzt wäre es eine Überlegung wert, ob es effektiv notwendig ist, diese Anhänge auch noch im E-Mail zu behalten (siehe erstes Thema). Falls Sie ein begrenztes Postfach und auch weniger redundante, also doppelte Daten haben möchten, empfiehlt es sich, diese separat gespeicherten Anhänge zu löschen. Markieren Sie dazu die Anhänge und wählen Sie in der Kontextregisterkarte Anlagentools den Befehl Anlage entfernen und bestätigen Sie den Sicherheitshinweis.
Dieser Beitrag erschien in gekürzter Fassung in der Ausgabe 2-2015 von Miss Moneypenny.