Outlook 2013: Attachments und Alternativen
E-Mail-Anhänge sind praktisch, aber oft Speicherfresser. Outlook bietet clevere Alternativen: Statt Dateien mehrfach zu versenden, kannst du sie einfach verlinken. In diesem Beitrag erfährst du, wie du Speicherplatz sparst, grosse Anhänge sicher teilst und Ordnung in deine E-Mails bringst.
Umgang mit E-Mail-Anhängen
Ein und dieselbe Datei wird oft an verschiedenen Orten gespeichert. Ein Beispiel: Die Datei X ist in deinem Teamordner gespeichert. Nun braucht jemand aus einer anderen Abteilung diese Datei. Du erstellst ein E-Mail, fügst die Datei als Anhang hinzu und versendest das E-Mail. Die Datei ist nun bereits dreifach vorhanden (Teamordner, Gesendete Elemente deines Postfachs, Posteingang des Empfängers). Der Empfänger speichert den Anhang auf seinem Laufwerk (= 4). Nun braucht noch ein weiterer Arbeitskollege diese Datei. Also wieder von vorne: Du schreibst ein Mail, hängst die Datei an, sendest (= 6 bis 7) usw. Wäre diese Originaldatei 2 MB gross, wären schon ca. 10 bis 12 MB zusätzlicher Speicherbedarf verschwendet worden. Klar, Speicher kostet heute viel weniger, aber dieses Beispiel wiederholt sich mit unzähligen Dateien. Stell dir nun noch vor, dass die Datei aktualisiert wurde und das Ganze beginnt wieder von vorne …
Die firmeninterne Alternative
Firmeninterne Dateien sollten innerhalb des Unternehmens möglichst nicht versendet werden. Outlook bietet dir die Möglichkeit, nur einen Link zu einer Datei auf einem freigegebenen Laufwerk zu versenden. Die Datei muss sich in diesem Fall aber an einem Ort befinden, wo alle zumindest Lesezugriff haben. Im folgenden Beispiel wird eine Word-2013-Datei als Link versendet. Das Vorgehen in Excel 2013 und PowerPoint 2013 ist genau gleich.
Öffne die entsprechende Datei. Wähle die Registerkarte Datei > Freigeben > E-Mail und klicke auf die Schaltfläche Einen Link senden. Sollte die Schaltfläche nicht aktiv sein, befindet sich die Datei nicht auf einem freigegebenen Laufwerk bzw. wurde noch nicht gespeichert.
Der Pfad wird automatisch hinzugefügt (file:///\\…\\…\\…\\….docx). Klicke ans Ende dieses Pfads und drücke die Enter-Taste, damit der Pfad in einen Link umgewandelt wird.
Du kannst den Link selbstverständlich auch direkt in Outlook in ein E-Mail kopieren. Wähle dazu das Kontextmenü und wähle Link oder klicke in der Registerkarte Einfügen auf Link.
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Wähle die entsprechende Datei aus und bestätige die Wahl.
Der Link zum Dokument wird eingefügt.
Ein Beispiel:
Dateigrösse der Anhänge
Outlook 2013 und 2010 erlauben standardmässig eine maximale Grösse von 20 MB der gesamten Anhänge einer E-Mail-Nachricht. Wird dies überschritten, wird das E-Mail nicht versendet und eine Fehlermeldung eingeblendet. Im Geschäftsbereich wird im Zusammenhang mit Outlook immer ein Microsoft Exchange Server, also ein Mail-Server, verwendet. Die Standardeinstellung für versendbare Mailanhänge liegt bei diesem bei 10 MB. Die IT-Administratorinnen und Administratoren können diese Einstellung jedoch nach unten und nach oben anpassen. Dies bedeutet, dass die Exchange-Einstellungen Vorrang vor den Outlook-Limiten haben. Einige Firmen verwenden nach wie vor eine sehr tiefe Limite, womit 4 bis 6 MB durchaus im Bereich des Möglichen liegen. Meistens liegt die Limitierung jedoch ungefähr zwischen 10 und 30 MB.
Ist deine Postfachgrösse limitiert und dein Postfach würde beim Versand des E-Mails diese Limite überschreiten, wird ebenfalls ein Dialog eingeblendet und die Nachricht nicht versendet, denn diese müsste danach im Ordner Gesendete Elemente gespeichert werden können.
Kannst du grosse Anhänge versenden, heisst das aber noch lange nicht, dass der Empfänger diese auch empfangen kann. Das bedeutet, dass das E-Mail allenfalls beim Empfänger ankommt, aber die Anhänge gelöscht wurden oder in seltenen Fällen das gesamte E-Mail nicht zugestellt wird. Auch bei Zip-Files solltest du vorgängig abklären, ob der Empfänger solche empfangen darf. In vielen Unternehmen werden gezippte Anhänge nicht durch die Firewall (sozusagen die virtuelle Zugangspforte des Unternehmens) gelassen und kommen somit nicht beim Empfänger an.
Musst du viele oder umfangreiche Dateien versenden, bleibt oft nur der Umweg über einen FTP-Server, über Portale bzw. Cloud-Dienste wie OneDrive von Microsoft, Dropbox oder Google Drive, die ein Konto erfordern, oder über File-Transfer-Portale (Datenübermittlungsdienste), die ohne Registrierung verwendet werden können wie SendSpace.com oder WeTransfer.com. Die maximale Dateigrösse wird jeweils angezeigt. Die Dateien stehen üblicherweise nur eine Woche zur Verfügung und werden danach automatisch gelöscht.
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Diese Portale würde ich allerdings nicht für heikle Dateien empfehlen. Die meisten Firmen haben einen FTP eingerichtet, was sicherer ist. Frage bei Bedarf deinen IT-Verantwortlichen bzw. den Empfänger.
Anhänge eines bestimmten Absenders finden
Um die von einem bestimmten Absender erhaltenen Anhänge zu sehen, musst du nicht zwingend die Suche verwenden. Mit Outlook 2010 wurde der Personenbereich eingeführt. Standardmässig ist dieser minimiert. Du kannst ihn über das Menüband, Registerkarte Ansicht > Personenbereich erweitern bzw. einblenden oder im Posteingang bzw. in einem E-Mail rechts unten über den Pfeil nach oben erweitern.
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Links oben im Personenbereich siehst du die entsprechende E-Mail-Adresse (hier teilweise ausgeblendet). Klicke auf die Kategorie Anlagen, um die erhaltenen Anhänge sogleich zu sehen.
Ein Klick auf den angezeigten Anhang öffnet das entsprechende E-Mail.
Anhänge speichern
Möchtest du E-Mail-Anhänge separat speichern, klicke in einer Nachricht auf einen Anhang.
Hierbei siehst du bei Office-Dokumenten sogleich eine Vorschau.
Zusätzlich wird die Kontextregisterkarte Anlagentools eingeblendet. Klicke auf Speichern unter, um nur diesen Anhang zu speichern oder auf Alle Anlagen speichern.
Im Dialogfenster Alle Anlagen speichern kannst du bei Bedarf auch nur gewünschte Anhänge auswählen und dann bestätigen.
Nun musst du nur noch den Speicherort auswählen und bestätigen.
Jetzt wäre es eine Überlegung wert, ob es effektiv notwendig ist, diese Anhänge auch noch im E-Mail zu behalten (siehe erstes Thema). Falls du ein begrenztes Postfach und auch weniger redundante, also doppelte Daten haben möchtest, empfiehlt es sich, diese separat gespeicherten Anhänge zu löschen. Markiere dazu die Anhänge und wähle in der Kontextregisterkarte Anlagentools den Befehl Anlage entfernen und bestätige den Sicherheitshinweis.
Dieser Beitrag erschien in gekürzter Fassung in der Ausgabe 2-2015 von Miss Moneypenny..