Wie sich Office-PDFs besser schützen lassen
PDFs lassen sich mit Office 2013 sehr einfach erstellen. Für den korrekten Schutz benötigt man allerdings zusätzliche Tools.. Wir stellen einige vor.
Office 2013 bzw. 365 beherrscht den Umgang mit PDFs mit Bordmitteln. Dokumente lassen sich direkt als PDF speichern, und Word kann umgekehrt PDFs wieder in bearbeitbare Word-Dokumente umwandeln. Doch was ist, wenn das erzeugte PDF vor weiterer Bearbeitung geschützt werden soll, etwa bei einem Vertrag oder einem anderen rechtsgültigen Dokument? Dieser Tipp befasst sich mit den vorhandenen Schutzmassnahmen von Office und zeigt ergänzende Alternativen auf.
Nur mit Passwort
Um ein Office-Dokument als PDF abzulegen, haben Sie zwei Möglichkeiten mit identischem Resultat. Über Datei > Speichern unter oder über Datei > Exportieren können Sie aus der geöffneten Datei ein PDF erzeugen. Wenn Sie das PDF-Format auswählen, erscheint im Speichern-Fenster ein Optionen-Knopf, über den Sie weitere Einstellungen vornehmen können. Word und Publisher bieten hier die Möglichkeit, über die Checkbox Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln ein Passwort zu vergeben. Bei Excel und PowerPoint fehlt diese Option.
Diese Schutzmöglichkeit ist bescheiden. Denn das derart gesetzte Passwort verhindert bloss, dass Unbefugte das PDF lesen können. Öffnen Sie die Datei hingegen mit dem korrekten Passwort, liegt das PDF offen. Das heisst, Sie können das Dokument bearbeiten oder wieder ins Word-Format umwandeln.
Das PDF-Format selbst kennt aber noch weiterführende Schutzmassnahmen: die Dokumente vor Änderungen schützen oder die Entnahme von Text verhindern. Diese Mechanismen sind dann praktisch, wenn Sie beispielsweise einen Vertrag in digitaler Form verschicken möchten. Bloss, um solche Schutzmassnahmen zu nutzen, müssen Sie auf Software von Drittherstellern zurückgreifen. Office versteht sich nicht mit solchen feingliedrigen Sicherheitsmechanismen. Die Option, das Dokument als PDF/A (wie Archivierung) zu speichern, hilft hier auch nicht weiter. Zwar ist das Dokument dann schreibgeschützt, aber ein Mausklick im Adobe Reader hebt diesen Schutz wieder auf.
Tools für den Schutz von PDFs
Um also PDFs wirkungsvoll zu schützen oder zu signieren (digital zu unterschreiben), benötigen Sie zusätzliche Werkzeuge. Die naheliegende Lösung lautet, auf Adobe Acrobat Pro zurückzugreifen. Die Software der PDF-Erfinderin beherrscht alle Schikanen, ist allerdings nicht ganz günstig.
Die etwas günstigere, englischsprachige Alternative ist PhantomPDF Standard 7 1 von Foxit. Deren leichtgewichtiger PDF-Betrachter Foxit Reader ist weit verbreitet.
Noch günstiger bzw. kostenfrei geht es mittels eines PDF-Druckers wie z. B. dem Tool FreePDF. Beachten Sie hierbei die Installationsanweisungen auf der Website.
Wählen Sie in der als PDF zu speichernden Datei die Registerkarte Datei > Drucken. Wählen Sie den FreePDF-Drucker aus und klicken Sie danach auf Drucken.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen PDF Verschlüsseln und wählen Sie danach den Speicherort. In diesem Beispiel wird Auf Desktop verwendet.
Wählen Sie unter Sicherheit die gewünschte Verschlüsselungsstärke – je höher, desto sicherer. Empfehlenswert ist deshalb 128-Bit.
Das Dialogfenster erweitert sich sogleich um weitere Optionen. Nun können Sie ein Passwort für Änderungen eingeben und die gewünschten Einschränkungen vornehmen. Deaktivieren Sie ganz sicher Ändern und Text anpassen und falls Bilder nicht aus dem PDF kopiert werden sollen, dann auch Obj. kopieren (wobei immer noch ein Printscreen möglich wäre).
Bestätigen Sie die Wahl mit einem Klick auf OK oder durch Drücken der Enter-Taste. Das PDF wird erstellt.
Mit diesen Tools können PDFs, die in Microsoft Word oder Publisher erzeugt werden, wieder sicher elektronisch versendet werden. Und ansonsten bleibt ihnen immer noch die althergebrachte Methode, Dokumente auszudrucken und per Briefpost zu verschicken.