Die ersten Schritte in einem unbekannten InDesign-Dokument

Sind Sie mit Adobe InDesign noch wenig vertraut? Bekommen Sie ab und zu InDesign-Dokumente und finden sich darin mehr schlecht als recht zurecht? Dann möchte ich Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie sich einerseits im Dokument besser zurechtfinden und andererseits den Dokumentaufbau besser verstehen.

Öffnen nicht möglich

Wenn Sie ein fremdes InDesign-Dokument gar nicht öffnen können, dann haben Sie entweder eine tiefere Version von InDesign oder der Ersteller hat in InDesign ein Add-On verwendet, das Sie nicht besitzen. Add-On, oder auch Plug-Ins genannt, sind oft kostenpflichtige zusätzliche Programmerweiterungen. Sprechen Sie sich diesbezüglich erst mit dem Ersteller der Datei ab und installieren Sie für einen erfolgreichen Workflow dasselbe Add-On. Die Kompatibilität der InDesign-Datei ist auf unterschiedlichen Plattformen wie Mac oder Windows gewährleistet.

Meldungen über fehlende Verknüpfungen und Schriften

Platzierte Bilder und Inhalte müssen einen gültigen Pfad zur Originaldatei aufweisen. Am besten lässt man sich ein InDesign-Dokument verpackt senden (Menü Datei > Verpacken). Weitergehende Informationen dazu können Sie dem Blogbeitrag Bilderverknüpfungen in InDesign entnehmen.

Fehlt eine Schrift, so müssen Sie diese im richtigen Format erwerben und auf Ihrem Rechner installieren. Bedenken Sie, dass Schriften Nutzungsbestimmungen haben und Sie unter Umständen diese Schriftdatei nicht einfach vom Dokumentenersteller bekommen. Wenn Sie Schriften verwenden, so ist es von Vorteil, wenn diese im OpenType-Format vorliegen. Diese sind für Mac und für Windows kompatibel. Arbeiten Sie mit InDesign CC und beim Öffnen der Datei erscheint die Meldung, dass eine oder mehrere Typekit-Schriften fehlen, so können Sie diese ganz einfach mit Ihrem gültigen Abo synchronisieren.

Alles Ansichtssache

Bedenken Sie, dass Sie ein Dokument in der Ansicht vorfinden, wie es der Ersteller speichert und schliesst. Dies betrifft diverse Ansichtsbefehle. Unter Umständen arbeiten Sie auch an einem grösseren Monitor. Sie erkennen das sehr gut, wenn das Dokumentfenster nicht die Monitorgrösse füllt. In einen solchen Fall sollten Sie zuerst das Dokumentfenster an die Monitorgrösse anpassen. Verwenden Sie danach den Befehl aus dem Menü Ansicht > Seite in Fenster einpassen. Bei einem doppelseitigen Dokumentaufbau können Sie aus dem Menü Ansicht > Druckbogen in Fenster einpassen wählen.

Wählen Sie danach aus dem Menü Schrift > Verborgene Zeichen einblenden. Alternativ gelangen Sie auch über die Steuerung (das breite Bedienfeld unterhalb der Menüs) zu den wichtigsten Ansichtsbefehlen. Mit eingeblendeten verborgenen Zeichen verstehen Sie den Satzaufbau besser und es gelingt Ihnen leichter, im Dokument Korrekturen vorzunehmen. Falls Sie die verborgenen Zeichen trotz der Zuschaltung nicht sehen, so befinden Sie sich in der Vorschau. Wechseln Sie in die Normalansicht.

Achten Sie ferner darauf, dass Rahmenkanten, Hilfslinien und Grundlinienraster eingeblendet sind.

Grundlinienraster prüfen

Der Grundlinienraster gewährleistet die Bündigkeit der Grundlinie von Grundschriftzeilen über verschiedene Spalten hinweg. Doch nicht alle Dokumente benötigen ein Grundlinienraster. In einem fremden Dokument ist es bei Korrekturen und Anpassungen wichtig zu wissen, ob mit Grundlinienraster gearbeitet wird oder nicht.

Sollten Sie den Grundlinienraster trotz Einschaltung nicht sehen, so müssen Sie eine Voreinstellung ändern. Wählen Sie dazu im Menü Bearbeiten > Voreinstellungen > Raster und ändern Sie im Bereich Grundlinienraster den Anzeigeschwellwert auf 50%. Die Voreinstellungen in InDesign auf Mac befinden sich im Menü InDesign. Überprüfen Sie danach, ob die Grundlinien der Grundtexte jeweils auf die Grundlinienrastereinstellungen passen.

Textverkettungen einblenden

Überprüfen Sie, wie Spaltentexte aufgebaut wurden. Dazu gibt es grundsätzlich zwei Wege. Man kann einen Textrahmen in verschiedene Spalten unterteilen. Dies wird im Menü Objekt > Textrahmenoptionen vorgenommen. Oder aber man kann einzelne verkettete Textrahmen vorfinden. Auf jeden Fall sollten Sie im Menü Ansicht > Extras > Textverkettungen einblenden wählen, um so den Aufbau des Textflusses besser zu verstehen. Die Methoden, wie Spaltentexte aufgebaut sind, erkennen Sie, wenn Sie mit dem Auswahlwerkzeug (schwarzer Pfeil) die Rahmen auswählen).

Bedienfelder beachten

Alle Bedienfelder finden Sie in InDesign im Menü Fenster. Das Bedienfeld Seiten gibt Auskunft über die Anzahl der Seiten, den Dokumentaufbau und die angelegten und verwendeten Musterseiten.

Im Bedienfeld Ebenen erkennen Sie, ob ein Dokument in Schichten unterteilt ist. Dies ist eine beliebte Methode, um gewisse Objekte zu schützen oder gar auszublenden. Unter Umständen befinden sich Bilder auf einer separaten Ebene, die gesperrt ist, und dies kann dann auch der Grund sein, weshalb Sie diese Bilder nicht auswählen können. Ebenen kann man ausblenden und sperren. Ein weiterer Grund kann sein, dass Objekte über das Menü Objekt gesperrt sind. Verwenden Sie dann ebenfalls im Menü Objekt > Alles auf Druckbogen entsperren, um so die Objekte auszuwählen. Geht auch das nicht, so wurden die Objekte auf der Musterseite angelegt. Dies erkennen Sie an einem gepunkteten Rahmen, sofern Sie die Rahmenkanten eingeblendet haben. Am besten ändern Sie in dieser Situation ein Objekt direkt auf der entsprechenden Musterseite.

Weiter ist zu prüfen, ob das Dokument mit Formaten aufgebaut wurde. Ein strukturierter Aufbau sollte Absatz- und Zeichenformate vorweisen. Angenommen, Sie sehen diverse Einträge in den Bedienfeldern Absatz- und Zeichenformate, so können Sie mit dem Textwerkzeug auf einer Seite in die Texte klicken und dann sehen, auf welches Format der Text reagiert.