Effizient und elegant arbeiten mit Word 2013

Die Unterschiede zwischen Word 2010 und 2013 mögen auf den ersten Blick nur optischer Natur sein. Doch die jüngste Version von Microsofts Textverarbeitung kommt nicht nur äusserlich poliert daher, sie bringt auch einige Neuerungen mit, die sich als echte Zeitsparer bei der täglichen Arbeit entpuppen. Dieser Tipp liefert einen Überblick über die wichtigen kleinen, aber feinen Verbesserungen.

Zu PDF und zurück
Eine auffällige Neuerung in Word 2013 betrifft den Umgang mit PDF-Dateien. Wie beim Vorgänger ist es möglich, Dokumente direkt als PDF zu exportieren – diese Möglichkeiten blieben unverändert. In der aktuellen Ausgabe funktioniert aber auch der umgekehrte Weg, also das Öffnen und Konvertieren eines PDFs in ein Word-Dokument. Hierzu öffnen Sie die Datei über den «Öffnen»-Dialog von Word und bestätigen im Dialogfeld, dass Sie das Dokument umwandeln möchten. Erwarten Sie aber keine Wunder von dieser Importfunktion. Wie nahe das resultierende Word-Dokument ans Original herankommt, hängt wesentlich von der Komplexität der Vorlage ab. Bei aufwändig gestalteten PDFs stellt Word die Inhalte in Textrahmen. Das lässt zwar das Layout ähnlich wie das Original erscheinen, ist aber für die Nachbearbeitung und Umformatierung unpraktisch. Das beste Ergebnis erzielen Sie von der Formatierung her, wenn das PDF ursprünglich in Word erstellt wurde. Der Import eignet sich vor allem, wenn Sie die Inhalte eines PDFs – Text und Bilder – weiterverwenden möchten und den Aufwand zur Neuformatierung nicht scheuen. Wenn es sich nur um den Text dreht, können Sie alternativ den Inhalt auch direkt im Adobe Reader als Text speichern.

Elegante Effizienzsteigerung

Reibungslos funktionieren dagegen die kleinen Verbesserungen, welche sich beim Schreiben und Korrigieren als effiziente Alltagshilfe erweisen. Um konzentriert und ungestört zu schreiben, blenden Sie alle unnötigen Elemente aus. Dazu lassen Sie das aktuelle Dokument erst einmal im Vollbildmodus anzeigen (WINDOWS-PFEIL NACH OBEN) und blenden über das entsprechende Symbol für die Menüband-Anzeigeoptionen rechts oben in der Menüleiste das Menüband aus. Der aufgeräumte Bildschirm hilft Ihnen, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Über das Drei-Punkte-Symbol zeigen Sie bei Bedarf das Menüband vorübergehend an, während obiges Anzeigeoptionen-Symbol ihnen wieder zu einem dauerhaften Band verhilft.

Wenn nach langer Arbeit ein langer Text steht, werden Sie (oder jemand anders) das Werk nochmals überarbeiten wollen. Bei mehrseitigen Dokumenten kommt die «Lesezeichen»-Funktion ins Spiel. Öffnen Sie die Datei erneut, bietet Word an, direkt zu der Stelle zu springen, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Das erspart langwieriges Suchen.

Textblöcke, die Sie bereits als gut befunden haben und nicht weiter bearbeiten möchten, können Sie ausblenden. Ein Klick auf das kleine Dreieck links neben eines Titels verbirgt den Bereich bis zum nächsten Titel. Voraussetzung dafür ist, dass der Titel einer Gliederungsebene zugewiesen ist. Dies können Sie beispielsweise bei der Definition von Absatzformaten festlegen. Über das kleine Dreieck blendet Word alle folgenden darunterliegenden Ebenen sowie den Lauftext auf der «Textkörper»-Ebene aus – ungemein praktisch für einen schnellen Überblick über den Aufbau eines langen Dokuments.

Achten Sie aber darauf, dass Sie vor dem Drucken wieder alle Textblöcke eingeblendet haben, da nur gedruckt wird, was auch angezeigt wird. Dies erreichen Sie über einen Klick mit der rechten Maustaste auf einen dieser Titel und der Auswahl «Erweitern/Reduzieren», «Alle Überschriften erweitern».

Korrigieren leicht gemacht

Wenn Sie einen Text korrigieren, so hilft Ihnen der Änderungsmodus dabei, die Verbesserungen anzuzeigen und gegebenenfalls mit anderen zu diskutieren. Zwei Neuerungen in Word 2013 erleichtern auch hier die Arbeit. Aktivieren Sie auf der Registerkarte «Überprüfen» die Schaltfläche «Änderungen nachverfolgen». Wie gehabt zeichnet Word nun alle Korrekturen auf. Mit dem standardmässig eingeschalteten Modus «Einfaches Markup» werden die Änderungen aber nicht direkt im Text angezeigt, sondern nur als dezenter roter Strich am linken Rand angedeutet. Das hilft, die Übersicht zu bewahren, wenn Sie viele Änderungen vornehmen. Zur klassischen Ansicht schalten Sie, indem Sie in der Registerkarte «Überprüfen» in der Gruppe «Nachverfolgung» aus der Auswahlliste «Markup: alle» wählen.

Am Ende der Korrekturarbeiten können Sie wie gehabt einzelne Änderungen annehmen oder verwerfen. Klicken Sie auf die Auswahl «Annehmen» in der Gruppe «Änderungen» und wählen Sie «Alle Änderungen annehmen und Nachverfolgung beenden». So erledigen Sie in einem Streich, was in früheren Word-Versionen zwei Schritte benötigt hatte. Und damit ist die Zeit gekommen, die hier beschriebenen, ebenso effizienten wie eleganten Neuerungen von Word 2013 in der Praxis anzuwenden!