Excel-Tabellen aussagekräftig gestalten

Excel beherrscht den Umgang mit Zahlen meisterhaft – besser als die meisten Menschen. Als visuelle Wesen fällt es uns schwer, Zusammenhänge zwischen Zahlen aufgrund reiner Zifferfolgen herauszulesen. Da kommen die Visualisierungswerkzeuge von Excel 2010 gerade recht. Sparklines – Einzellen-Diagramme – und die bedingte Formatierung stellen Zusammenhänge zwischen Werten grafisch dar. Dieser Tipp zeigt, wie Sie Tabellen mit Unterstützung dieser Werkzeuge aussagekräftig gestalten.

Mit Farben rechnen

In der einfachsten Form hebt die bedingte Formatierung Zellwerte grafisch hervor. So können Sie beispielsweise negative Werte in einem ausgewählten Bereich rot kennzeichnen, wenn Sie über die Registerkarte «Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen» negative Zahlen mit einer roten Zellfüllung hinterlegen oder die Schriftfarbe entsprechend ändern. Hierbei stehen Ihnen alle Werkzeuge zur Formatierung von Zellen zur Verfügung.

Sie können einen Zellbereich mit mehreren Formatierungsregeln versehen. Dazu definieren Sie für den ausgewählten Bereich die entsprechenden Anweisungen, um beispielsweise die zehn höchsten Zahlen grün und negative Werte rot hervorzuheben. Um eine Regel anzupassen oder einfach den Überblick über die existierenden Anweisungen zurückzugewinnen, wählen Sie «Bedingte Formatierung > Regeln verwalten» aus der Registerkarte «Start». Im Dialogfenster des «Managers» können Sie sich nur die Anweisungen der aktuellen Zellauswahl anzeigen lassen oder alle Regeln der aktuellen Tabelle. Falls Sie überschneidende Formatierungsanweisungen definiert haben, so gilt jeweils die obere in der Liste im «Manager»-Dialogfenster.

Ihre eigentliche Stärke spielt die bedingte Formatierung aus, wenn Sie Zellwerte mit Symbolen und Balken visualisieren. Diese Varianten sind meist aussagekräftiger als Farbskalen. Mit «Datenbalken» stellen Sie die Grössenverhältnisse von Werten in einem ausgewählten Bereich Diagramm-artig dar. Optional können Sie die Werte unterdrücken. Hierzu bearbeiten Sie eine Datenbalken-Regel über «Regeln verwalten» und den Knopf «Regel bearbeiten» im «Manager»-Dialogfenster. Aktivieren Sie die Option «Nur Balken anzeigen».

Analog gehen Sie mit den Symbolsätzen um. Hier sind insbesondere die Pfeildarstellungen interessant, mit denen Sie Trends anzeigen. Wenn Sie eine solche Regel über den oben beschriebenen Weg bearbeiten, können Sie zudem festlegen, unter welcher Bedingung welcher Pfeil angezeigt wird. Statt Werten in Prozent können Sie absolute Beträge oder sogar Formeln verwenden. Damit sind Anweisungen anhand von Schwellwerten möglich wie «zeige einen Aufwärtspfeil, wenn der Wert grösser ist als der Wert in einem bestimmten anderen Feld». So liesse sich etwa grafisch darstellen, wenn ein Verkäufer das festgelegte Umsatzziel über- oder unterschritten hat.

1-Zell-Diagramme

Mit Excel 2010 kamen Sparkline-Funktionen zur Visualisierung von Werten neu dazu. Diese Minidiagramme stellen Zahlenwerte grafisch dar und belegen hierzu bloss eine einzige Zelle. Sparklines finden Sie in der Registerkarte «Einfügen». Klicken Sie auf die Zelle, die das Diagramm enthalten soll, und wählen Sie den gewünschten Grafiktypen. Anschliessend können Sie im Dialogfenster den Datenbereich markieren, der grafisch dargestellt werden soll. Wenn Sie auf eine Zelle klicken, die eine Sparkline enthält, können Sie diese über die Kontextregisterkarte«Sparklinetools» bearbeiten.

Excel kennt drei Typen von Sparklines: «Linien» und «Säulen» stellen Werte auf einer Skala proportional dar, während «Gewinn/Verlust» nur zwischen positiven und negativen Werten unterscheidet. Über die Kontextregisterkarte können Sie die Grafiken formatieren, indem Sie beispielsweise Höchst- und Tiefwerte grafisch hervorheben oder die horizontale Achse einblenden.

Sparklines erheben keinen Exklusivanspruch auf eine Zelle. Sie dienen quasi als Hintergrundbild. Das bedeutet, dass Sie ein Minidiagramm hinter einen Zellinhalt legen oder den Hintergrund farbig gestalten können. Meist ist dies aber der Lesbarkeit wenig zuträglich – im Unterschied zu den Ergebnissen der Visualisierungswerkzeuge von Excel.