Excel-Tabellen aussagekräftig gestalten
Excel-beherrscht den Umgang mit Zahlen meisterhaft, besser als die meisten Menschen. Als visuelle Wesen fällt es uns schwer, Zusammenhänge zwischen Zahlen aufgrund reiner Zifferfolgen herauszulesen. Da kommen die Visualisierungswerkzeuge von Excel 2010 gerade recht. Dieser Tipp zeigt, wie du Tabellen mit Unterstützung dieser Werkzeuge aussagekräftig gestalten kannst.
Excel beherrscht den Umgang mit Zahlen meisterhaft – besser als die meisten Menschen. Als visuelle Wesen fällt es uns schwer, Zusammenhänge zwischen Zahlen aufgrund reiner Zifferfolgen herauszulesen. Da kommen die Visualisierungswerkzeuge von Excel 2010 gerade recht. Sparklines – Einzellen-Diagramme – und die bedingte Formatierung stellen Zusammenhänge zwischen Werten grafisch dar. Dieser Tipp zeigt, wie du Tabellen mit Unterstützung dieser Werkzeuge aussagekräftig gestaltest.
Mit Farben rechnen
In der einfachsten Form hebt die bedingte Formatierung Zellwerte grafisch hervor. So kannst du beispielsweise negative Werte in einem ausgewählten Bereich rot kennzeichnen, wenn du über die Registerkarte «Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen» negative Zahlen mit einer roten Zellfüllung hinterlegst oder die Schriftfarbe entsprechend änderst. Hierbei stehen dir alle Werkzeuge zur Formatierung von Zellen zur Verfügung.
Du kannst einen Zellbereich mit mehreren Formatierungsregeln versehen. Dazu definierst du für den ausgewählten Bereich die entsprechenden Anweisungen, um beispielsweise die zehn höchsten Zahlen grün und negative Werte rot hervorzuheben. Um eine Regel anzupassen oder einfach den Überblick über die existierenden Anweisungen zurückzugewinnen, wählst du «Bedingte Formatierung > Regeln verwalten» aus der Registerkarte «Start». Im Dialogfenster des «Managers» kannst du dir nur die Anweisungen der aktuellen Zellauswahl anzeigen lassen oder alle Regeln der aktuellen Tabelle. Falls du überschneidende Formatierungsanweisungen definiert hast, gilt jeweils die obere in der Liste im «Manager»-Dialogfenster.
Ihre eigentliche Stärke spielt die bedingte Formatierung aus, wenn du Zellwerte mit Symbolen und Balken visualisierst. Diese Varianten sind meist aussagekräftiger als Farbskalen. Mit «Datenbalken» stellst du die Grössenverhältnisse von Werten in einem ausgewählten Bereich Diagramm-artig dar. Optional kannst du die Werte unterdrücken. Hierzu bearbeitest du eine Datenbalken-Regel über «Regeln verwalten» und den Knopf «Regel bearbeiten» im «Manager»-Dialogfenster. Aktiviere die Option «Nur Balken anzeigen».
Analog gehst du mit den Symbolsätzen um. Hier sind insbesondere die Pfeildarstellungen interessant, mit denen du Trends anzeigst. Wenn du eine solche Regel über den oben beschriebenen Weg bearbeitest, kannst du zudem festlegen, unter welcher Bedingung welcher Pfeil angezeigt wird. Statt Werten in Prozent kannst du absolute Beträge oder sogar Formeln verwenden. Damit sind Anweisungen anhand von Schwellwerten möglich wie «zeige einen Aufwärtspfeil, wenn der Wert grösser ist als der Wert in einem bestimmten anderen Feld». So liesse sich etwa grafisch darstellen, wenn eine Verkäuferin oder ein Verkäufer das festgelegte Umsatzziel über- oder unterschritten hat.
1-Zell-Diagramme
Mit Excel 2010 kamen Sparkline-Funktionen zur Visualisierung von Werten neu dazu. Diese Minidiagramme stellen Zahlenwerte grafisch dar und belegen hierzu bloss eine einzige Zelle. Sparklines findest du in der Registerkarte «Einfügen». Klicke auf die Zelle, die das Diagramm enthalten soll, und wähle den gewünschten Grafiktypen. Anschliessend kannst du im Dialogfenster den Datenbereich markieren, der grafisch dargestellt werden soll. Wenn du auf eine Zelle klickst, die eine Sparkline enthält, kannst du diese über die Kontextregisterkarte«Sparklinetools» bearbeiten.
Excel kennt drei Typen von Sparklines: «Linien» und «Säulen» stellen Werte auf einer Skala proportional dar, während «Gewinn/Verlust» nur zwischen positiven und negativen Werten unterscheidet. Über die Kontextregisterkarte kannst du die Grafiken formatieren, indem du beispielsweise Höchst- und Tiefwerte grafisch hervorhebst oder die horizontale Achse einblendest.
Sparklines erheben keinen Exklusivanspruch auf eine Zelle. Sie dienen quasi als Hintergrundbild. Das bedeutet, dass du ein Minidiagramm hinter einen Zellinhalt legen oder den Hintergrund farbig gestalten kannst. Meist ist dies aber der Lesbarkeit wenig zuträglich – im Unterschied zu den Ergebnissen der Visualisierungswerkzeuge von Excel.
Kostenloser Download «Tipps und Tricks: Aussagekräftige Excel-Tabellen» (PDF) |